Educa62 Alta masiva

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Importante: La activación de esta funcionalidad requiere su previa petición mediante el envío de un correo electrónico desde la cuenta institucional o la cuenta "tic" del centro a cau@educa.madrid.org. Los permisos para realizar el alta masiva de los alumnos se otorgarán siempre a la cuenta "tic" del centro interesado.


La funcionalidad de alta masiva nos permite importar un fichero con datos de los alumnos a EducaMadrid de forma automática. Para ello bastará con subir un fichero "csv" a EducaMadrid que previamente habremos generado. La generación de este fichero podremos realizarla de dos posibles formas:

1.- Creando un fichero de forma manual utilizando para ello un programa como por ejemplo el bloc de notas y añadiendo uno por uno cada uno de los registros.
2.- Generar el fichero en SICE y utilizar el conversor SICE-EducaMadrid para conseguir que el fichero ".dbf" obtenido de SICE cumpla con los requisitos de importación exigidos por EducaMadrid.


Algunas consideraciones previas

1.- El fichero que hemos generado bien de forma manual o bien utilizando SICE y que vamos a subir a EducaMadrid ha de cumplir los siguientes requisitos:

¡OJO!. No será posible subir ficheros que no cumplan con cada uno de estos requisitos.
  • Cada uno de los registros constará de 4 campos separados por comas (código de centro, nombre, apellidos, NIA).
  • No debe haber ningún campo en blanco.
  • Se codificará en UTF-8.
  • El fichero deberá tener formato texto y extensión “csv”.


Se recomienda subir un máximo de 50 registros por fichero con el fin de no ralentizar excesivamente este proceso.

2.- La herramienta realizará un validación del fichero antes de que podamos generar el alta masiva de los alumnos importados. Este proceso puede prolongarse en función del número de registros que contenga el fichero.


3.- Como resultado de esta validación se mostrará un resumen con cada una de estas posibles casuísticas:

  • Alumnos correctamente validados
  • Alumnos ya existentes en EducaMadrid
  • Alumnos con algún error en la validación (falta algún campo, NIA repetido, NIA o código de centro incorrecto...)


4.- Los alumnos correctamente validados estarán listos para generar el alta.

Una vez realizadas las altas se podrán visualizar e imprimir las fichas con los Datos de Usuario de cada uno de los alumnos dados de alta en la sesión.


5.- Los alumnos ya existentes en EducaMadrid no podrán ser dados de alta nuevamente.


6.- Los errores detectados mostrarán un texto en color rojo indicativo del error y podremos corregirlos sobre la misma pantalla.


7.- Si queremos subir un nuevo fichero tendremos que cerrar la sesión y volver a autenticarnos en el portal educativo.


Generación del fichero de forma manual

La generación del fichero de forma manual deberá tener un aspecto similar al que se muestra en la imagen:


Ficheromanual1.png


Y al guardar el fichero deberemos hacerlo con codificación UTF-8 y en formato "csv".


Ficheromanual2.png


Generación del fichero en SICE

Para generar el fichero en SICE accederemos al menú "Alumnos", opción "Utilidades" > "Exportación de datos". Podremos generar un único fichero con todos los alumnos del centro o bien generar un fichero para cada uno de los grupos (opción recomendada).


Primaria

Altamasiva primaria1.png


Secundaria

Altamasiva secundaria1.png


¿Cómo consigo que el fichero generado en SICE cumpla los requisitos de EducaMadrid?

1.- Accede a la siguiente URL: http://conversorusuarios.educa.madrid.org y entra con el usuario y la contraseña de la cuenta "tic" de tu centro.


Conversorsice11.png


2.- Pulsa sobre el botón "Seleccione fichero" para seleccionar de tu ordenador el fichero que previamente habrás generado en SICE.


Conversorsice13.png


3.- El proceso de conversión se iniciará de forma automática.


Conversorsice14.png


4.- Como resultado del proceso de conversión obtendremos uno o varios ficheros con un máximo de 50 alumnos en cada uno de ellos. Si por ejemplo subimos un fichero que contiene 300 alumnos la herramienta nos devolverá 6 ficheros cada uno de los cuales tendrá 50 registros.


Conversorsice15.png


5.- Por último, sólo tendremos que descargar y guardar en nuestro ordenador cada uno de los ficheros generados. Para ello bastará con pulsar sobre cada uno de los ficheros con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción "Guardar enlace como...".

OJO: En ningún caso deberemos abrir el fichero. Sólo tendremos que guardarlo en nuestro equipo.
Conversorsice16.png


Validación del fichero en EducaMadrid

1.- Entramos en el portal educativo (www.educa.madrid.org) con los datos de usuario y contraseña de la cuenta "tic" de nuestro centro.


Altamasiva1.png


2.- Desde el menú "Administración" accedemos al "Panel de Control" y pulsamos sobre el "Gestor de Usuarios".


Altamasiva2.png


3.- Pestaña "Alta alumno".


Altamasiva3.png


4.- Pulsamos sobre el botón "Alta masiva" (lateral derecho).


Altamasiva4.png


5.- A través del botón "Examinar" seleccionamos el archivo que convertimos a extensión "csv" para que cumpliera con los requisitos de EducaMadrid y que tenemos guardado en nuestro ordenador.


Altamasiva5.png


6.- El proceso de validación comenzará de forma automática.


Altamasiva6.png


Generar alta de alumnos en EducaMadrid

Alumnos correctamente validados

7.- Si la validación ha sido exitosa se mostrará un mensaje indicativo del número de alumnos correctamente validados. Avanzamos en el proceso pulsando sobre el botón "Visualizar".


Altamasiva7.png


8.- Para generar su alta definitiva pulsamos en el botón "Generar alta". La herramienta nos recordará la obligación de cumplimentación previa del formulario de "Solicitud de usuario de EducaMadrid". Si el formulario ha sido debidamente cumplimentado y firmado pulsaremos "Aceptar" para continuar con el alta de estos alumnos.


Altamasiva8.png


9.- Comenzará entonces el proceso de alta de cada uno de los alumnos. Recuerda que la duración de este proceso dependerá del número de alumnos que vayamos a dar de alta simultáneamente. Hemos de ser pacientes y esperar a que aparezca en pantalla el resumen del alta con las fichas de usuarios.


Altamasiva9.png


OJO: Un aviso nos recomendará imprimir las fichas justo en este momento antes de salir y cerrar la sesión de trabajo. En caso contrario, las contraseñas quedarán encriptadas y posteriormente será necesario cambiarlas una por una de forma manual.


Altamasiva91.png


10.- Una vez finalizado el proceso la herramienta nos mostrará un resumen del alta masiva. También podremos ver e imprimir las fichas de cada uno de los alumnos dados de alta en esa sesión.


RECUERDA: Se recomienda imprimir o guardar las fichas en el momento del alta antes de salir y cerrar la sesión de trabajo.
Altamasiva101.png


Alumnos ya existentes en EducaMadrid

También pudiera darse el caso de que entre los alumnos que queremos dar de alta haya alguno que ya tuviera usuario de EducaMadrid. En el resumen con el resultado de la validación del fichero se indicará esta casuística. En este caso podremos ver de qué alumno se trata pero en ningún caso podremos volver a generar su alta.


Altamasiva yaexistentes.png


En estos casos, a través del propio Gestor de Usuarios podemos realizar una búsqueda por NIA del alumno marcando la opción "Buscar en cualquier centro". En la columna "Acciones" veremos una flecha de color azul y al pulsar sobre ella podremos asignar el alumno a nuestro centro. Un mensaje nos pedirá confirmación de la acción que vamos a realizar.


Altamasiva yaexistentes1.png


Alumnos con errores

Como resultado de la validación del fichero importado de SICE es posible que se detecten algunos campos con errores. La herramienta nos informará con detalle de la causa del error con el fin de poder subsanarlo.


Altamasiva conerrores1.png


Tendremos entonces la posibilidad de corregir "sobre la marcha" los datos de estos alumnos. Una vez corregidos los errores podremos volver a validar estos alumnos y si el resultado es satisfactorio pasarán a estar "validados correctamente" y listos para generar su alta en EducaMadrid.


Altamasiva conerrores2.png