Educa62 Biblioteca de documentos

De EducaMadrid Ayuda
Saltar a: navegación, buscar

Vídeo tutorial: Biblioteca de Documentos



La Biblioteca de Documentos nos permite almacenar archivos en la nube organizados según una estructura de carpetas y subcarpetas establecida en función de nuestras necesidades e intereses. Este recurso se puede utilizar para almacenar archivos de cualquier tipo o formato.

Cada espacio o sitio web tiene su propia Biblioteca de Documentos y a su vez, cada una de las páginas que componen un sitio web puede tener su propio "Visor de la Biblioteca de Documentos", posibilitando la elección de determinadas carpetas y documentos para su visualización en una página concreta.

Para trabajar con la Biblioteca de Documentos una vez hayamos accedido al espacio web, tendremos que pulsar sobre Administración que aparece en la parte superior derecha y en el menú que veremos a continuación seleccionar Recursos.


Educa62 biblioteca.jpg


En la siguiente pantallpincharemos sobre la opción Biblioteca de Documentos. La herramienta se mostrará en la derecha de la pantalla y estará lista para comenzar a trabajar y organizar nuestros archivos y carpetas.


Educa62 biblioteca2.jpg


Añadir Documento

Para subir un documento a la Biblioteca seguiremos los siguientes pasos:

1.- Pulsaremos sobre la opción "Añadir" y en el menú que se despliega seleccionaremos "Documento básico":


Educa62 biblioteca3.jpg


2.- La herramienta nos presenta un formulario en el que tendremos que cumplimentar los siguientes campos:

  • Archivo: aquí tendremos que indicar el fichero que queremos subir.
  • Incorporar un título y descripción del documento.
  • Por último, pulsaremos sobre 'Publicar'.
Educa62 biblioteca4.jpg

3.- El fichero comenzará a subirse y en la parte inferior podremos ver una barra de progreso:

Educa62 biblioteca5a.jpg


4.- Una vez finalizado el proceso de subida se mostrará un mensaje de éxito y podremos comprobar que nuestro archivo está ya almacenado en la biblioteca.


Educa62 biblioteca5.jpg


Opciones de Documento

Una vez subido un documento a la Biblioteca podemos realizar algunas acciones sobre él:

  • Descargar: nos permite visualizar el documento.
  • Editar: permite subir nuevamente el archivo, modificar su título, descripción, o añadir etiquetas, categorías o contenidos relacionados.
  • Mover: permite elegir una nueva ubicación para almacenar el documento dentro de la estructura creada.
  • Checkout: "bloquea" el documento evitando que otros usuarios con permisos puedan modificarlo mientras se está trabajando en él.
  • Permisos: permite configurar permisos específicos para el documento tales como ver, modificar, añadir comentarios, etc.
  • Enviar a la papelera: permite eliminar el documento de la Biblioteca de documentos.


Educa62 biblioteca6.jpg


Además, pulsando sobre el enlace del documento podremos ver algunos detalles del mismo: título, tipo de documento, fecha de creación y modificación, versión, historial de versiones, estado, nombre del usuario que lo subió, algunos metadatos.

Educa62 biblioteca7.jpg

Si los comentarios están activados, también podemos ver los comentarios, añadir o suscribirnos a los comentarios sobre los documentos. Por defecto, los comentarios aparecen activados.


Educa62 biblioteca8.jpg

Añadir Carpeta

Supongamos ahora que queremos tener organizados nuestros archivos en carpetas y subcarpetas con el fin de tener una gestión más eficaz de los mismos. Para crear una carpeta seguiremos los siguientes pasos:

1.- Pulsaremos sobre la opción "Añadir" y en el menú que se despliega seleccionaremos "Carpeta":


Educa62 biblioteca9.jpg


2.- A continuación cumplimentamos los datos que nos piden para la correcta creación de la carpeta y guardamos:


Educa62 biblioteca10.jpg


3.- La herramienta nos mostrará un mensaje de éxito y comprobaremos que la carpeta ha sido creada.


Educa62 biblioteca11.jpg


Opciones de carpetas

  • Editar: permite modificar el nombre y descripción de la carpeta así como añadir etiquetas, categorías o contenidos relacionados.
  • Mover: permite elegir una nueva ubicación para la carpeta dentro de la estructura creada.
  • Permisos: permite configurar permisos específicos para la carpeta tales como acceder, añadir un documento, añadir una subcarpeta, etc.
  • Enviar a la papelera: permite eliminar la carpeta creada.
  • Añadir subcarpeta: proporciona la posibilidad de crear una carpeta hija así como configurar los permisos de visualización que tendrá.
  • Acceder desde el escritorio: nos proporciona la URL de WebDAV que tiene la carpeta en el servidor de EducaMadrid.


Educa62 biblioteca12.jpg