Educa62 Directorio de Ficheros

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¿Qué es el directorio de ficheros?

El directorio de ficheros es un espacio donde los usuarios registrados de Educamadrid pueden almacenar archivos de todo tipo (imagen, vídeo, audio, ejecutables, flash y texto) y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Directorio fichero 1 2015.png


Esta herramienta presenta grandes ventajas:

  • Es una solución para todos aquellos usuarios que no quieren arriesgarse a perder datos, teniéndolos disponibles en cualquier parte y momento a través de Internet, con la misma facilidad que si estuvieran almacenados en su PC.
  • Facilita la reutilización de ficheros ya subidos a Educamadrid en la creación de sucesivos contenidos.
  • Permite independizar los archivos de los contenidos donde son utilizados y viceversa.
  • Asigna a cada archivo almacenado una URL propia.


¿Cuántos directorios de ficheros existen?

Cada usuario dispone un directorio de ficheros en su ámbito personal.

En lo que a comunidades virtuales se refiere, el ámbito de contenidos de cada una contará con su propio directorio de ficheros diferente al directorio de ficheros del ámbito personal.


¿Qué capacidad de almacenamiento tiene el directorio de ficheros?

Si superamos el tamaño máximo permitido, nos aparecerá un mensaje de error al tratar de subir los ficheros.

La capacidad de almacenamiento predeterminada es de 5 GB.

Esta cuota de almacenamiento incluye:

  • Los ficheros subidos al propio Directorio de Ficheros.
  • Los contenidos creados mediante el Administrador de contenidos.
  • Los ficheros adjuntos a los contenidos elaborados con el Administrador de contenidos (imagenes, multimedia...).


Por tanto, es necesario tener en cuenta que el tamaño de los ficheros subidos al Directorio de Ficheros se irá restando de los 5 GB iniciales que tiene asignado cada ámbito (personal o de comunidad).

  • En cuanto al tamaño de cada archivo debemos contemplar dos posibilidades:
Consulta la tabla con las características y requisitos de los distintos tipos de ficheros admitidos en EducaMadrid.
- Opción "Añadir Fichero": El tamaño del archivo a subir no puede exceder los 10 MB.
- Opción "Añadir ficheros de un zip": El tamaño del archivo a subir no puede exceder los 20 MB. Esta opción descomprime los ficheros que forman parte del paquete zip.


¿Cómo accedo al directorio de ficheros?

Independientemente del modo en que accedamos al directorio de ficheros, siempre estaremos en el mismo espacio.

El acceso al directorio de ficheros se puede realizar de dos maneras:

  • 1. Desde el Menú Principal "Administración": podremos acceder a él en cualquier momento y desde cualquier página o sección en la que nos encontremos. Para ello, desplegaremos el menú y pulsaremos sobre Directorio de ficheros.


Educa62 accesodirectorio1.jpg


Hecho esto, accederemos al Directorio de ficheros. Para salir del directorio pulsaremos sobre cualquier menú:


Directorio fichero 3 2015.png


  • 2. Como un recurso insertado en una página: Insertándolo previamente en una de las secciones de nuestra página web situándolo bien en la parte pública o privada . Para ello pulsaremos sobre "Añadir". Se mostrará en el laterál derecha un nuevo menú con los diferentes recursos que podremos añadir a nuestro sitio web. Pulsamos sobre la categoría "Herramientas" y seleccionaremos "Directorio de ficheros" pulsando sobre añadir.

Hecho esto, el recurso quedará insertado en nuestra página web:


Directorio fichero 4 2015.png



Vídeo tutorial: Cómo acceder al Directorio de ficheros

¿Cómo usar el directorio de ficheros de un ámbito?

Desde el directorio de ficheros podremos realizar diferentes acciones que nos van a permitir desde subir ficheros, eliminarlos y moverlos de carpeta a poder acceder a ellos desde cualquier ordenador en cualquier momento y por otro lado la posibilidad de mantener organizado nuestro directorio de ficheros a través de la creación de carpetas.


Consideraciones sobre las características de los archivos a incorporar

Consulta la tabla con las características y requisitos de los distintos tipos de ficheros admitidos en EducaMadrid.


  • El nombre de los ficheros no debe contener la letra "ñ", acentos u otros caracteres no internacionales.
  • Debemos evitar nombrar archivos con varias palabras. Si queremos hacerlo, podemos unirlas con guiones bajos (ej. actividades_extraescolares.jpg)
  • El directorio de ficheros no admitirá ficheros con un tamaño superior a 10 Mb. Este límite es aplicable a cualquier otro tipo de fichero (.pdf, .doc, .gif, .jpg, .wmv, .ppt …).
  • Los ficheros .zip no podrán superar el tamaño de 20 Mb.
  • No podrán existir en el directorio de ficheros dos ficheros con el mismo nombre. Cuando intentemos subir un fichero con idéntico nombre a otro ya almacenado, aparecerá el siguiente mensaje de error:


Directorio fichero 5 2015.png


Ficheros

Añadir fichero

Para incorporar un nuevo fichero podremos hacerlo bien cuando la herramienta del directorio de ficheros esté visible en una sección o bien accediendo a ella mediante el menú superior.


Directorio fichero 6 2015.png


En cualquiera de los dos casos el aspecto que presenta el directorio de ficheros cuando lo usamos es similar al siguiente. Al llegar a esta pantalla pulsaremos en Añadir fichero:


Directorio fichero 7 2015.png


Debemos pulsar el botón "Añadir fichero".


Directorio fichero 8 2015.png


En la siguiente ventana tendremos que realizar los siguientes pasos:

1. Pulsamos la pestaña "Fichero local".

2. Pulsamos en Examinar y nos aparecerá el asistente para seleccionar el fichero en nuestro equipo.

3. Tendremos la opción de poner un Título y una Descripción al fichero.

4. Pulsamos en Subir archivo.

5. Veremos la barra indicadora del proceso de inicio y fin.


Directorio fichero 8.1 2015.png


Al pulsar sobre Listado veremos que nos aparece el fichero que acabamos de subir.


Subirficheros5.jpg
Vídeo tutorial: Cómo subir archivos al Directorio de ficheros
Añadir ficheros de un zip

Esta opción nos permite almacenar de forma simultánea varios archivos comprimidos en una carpeta zip. Para poder subir ficheros de un zip tendremos que seguir los siguientes pasos:

1. En primer lugar tendremos que activar las funciones avanzadas del Directorio de Ficheros. Para activarlas tendremos que pulsar en la parte superior sobre el símbolo "+ que aparece al lado de "Avanzado"".

Educa62 avanzadodirectorio.jpg


Hecho esto nos aparecerá la opción de subir ficheros de un .zip.


Educa62 avanzadodirectorio2.jpg

2. Una vez en el directorio de ficheros, tendremos que pulsar sobre "Añadir ficheros de un zip"

3. Pulsamos en Examinar y nos aparecerá el asistente para seleccionar el fichero en nuestro equipo.

4. Pulsamos en Subir archivo.


Directorio fichero 9 2015.png


5. Al pulsar sobre subir fichero empezará el proceso de subida, éste finalizará cuando la barra de color naranja pasa a color verde y ya nos ponga el 100% de subida.

Lo que hace la herramienta al subir un fichero zip, es descomprimirlo. Si pulsamos sobre Listado y volvemos al Directorio de ficheros vemos que se han añadido los 3 ficheros que había comprimidos en el fichero zip como 3 ficheros independientes.

Subirficheros7.jpg


Eliminar fichero

Para eliminar un fichero subido al directorio de ficheros, en primer lugar tendremos que seleccionarlo y posteriormente pulsar sobre Borrar. Al hacer esto, nos aparecerá un mensaje pidiéndonos confirmación para eliminar el fichero. Pulsamos en aceptar.

Borrarfichero V5.png
Directorio fichero 9.1 2015.png

Una vez finalizado el proceso, veremos que el fichero ha desaparecido y nos aparecerá un mensaje informando que el fichero ha sido eliminado con éxito.

3borrarfichero V5.png


Vídeo tutorial: Añadir ficheros desde un zip, mover y borrar ficheros


Mover a otra carpeta

Podemos mover ficheros de una carpeta a otra. Para ello previamente tendremos que haber activado las funcionalidades avanzadas del Directorio de Ficheros.

Seleccionamos los ficheros a mover y posteriormente pulsaremos en "Mover a carpeta..." En la ventana emergente tendremos que seleccionar la carpeta donde queremos mover los ficheros


Directorio fichero 10 2015.png


Una vez finalizado el proceso, veremos que los ficheros han cambiado de ubicación:


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Carpetas

Desde el directorio de ficheros vamos a poder crear carpetas, renombrarlas y eliminarlas. Para ello lo primero que tendremos que hacer será pulsar sobre "Carpetas".


Directorio fichero 12 2015.png


Hecho esto veremos las diferentes opciones.

Directorio fichero 13 2015.png


Crear carpeta

Para crear una carpeta nueva pulsaremos sobre Nueva Carpeta:

Directorio fichero 13.1 2015.png

Hecho esto, introduciremos el nombre de la carpeta y el lugar del cual queremos que cuelgue. Después pulsaremos en Enviar.


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Una vez se ha creado la carpeta, accederemos directamente en la carpeta para poder incorporar todos los contenidos que deseemos:

Directorio fichero 15 2015.png


Renombrar carpetas

Para renombrar una carpeta tendremos que acceder a la carpeta que queramos renombrar y posteriormente pulsar sobre Renombrar carpeta:

Directorio fichero 16 2015.png


A continuación introducimos el nuevo nombre y pulsamos en Renombrar.

Directorio fichero 17 2015.png

En la siguiente pantalla vemos como el nombre de la carpeta ha sido modificado:

Directorio fichero 18 2015.png


Eliminar carpetas

Si lo que queremos es eliminar una carpeta, accederemos a la carpeta concreta que queramos eliminar y pulsamos en Eliminar carpeta. Al hacer esto nos aparecerá un cuadro de diálogo el cual nos indicará que vamos a proceder a eliminar los ficheros y carpetas incluidos:


Directorio fichero 19 2015.png


En el listado de carpetas veremos que la carpeta eliminada ya no aparece:

Directorio fichero 20 2015.png


Vídeo tutorial: Administración de carpetas del Directorio de ficheros


¿Cómo puedo usar un fichero ya almacenado en el directorio de ficheros?

Una vez tengamos el fichero en el directorio de ficheros, podremos acceder al archivo y visualizarlo, realizando los siguientes pasos:

1. Pulsamos sobre el nombre del fichero


Directorio fichero 21 2015.png


2. El contenido se abrirá en una nueva ventana


Directorio fichero 23 2015.png


Asistente de permisos

El Directorio de Ficheros incorpora un "Asistente de Permisos" que nos va a permitir mejorar la usabilidad y la confianza a la hora de gestionar documentos y carpetas. Este Asistente nos permite definir permisos de acceso para limitar las acciones que otros usuarios de EducaMadrid pueden hacer sobre nuestros documentos.

De esta forma vamos a determinar quién va a poder ver los ficheros del Directorio y quién va a poder modificarlos, es decir, añadir, actualizar o eliminar documentos y carpetas.

Dentro del Directorio de Ficheros sólo podemos definir permisos a nivel de carpeta completa. En función de los permisos que tenga un usuario sobre nuestras carpetas, verá más o menos opciones y podrá hacer más o menos cosas.

Antes de seguir avanzando, es muy importante tener en cuenta 3 ideas o conceptos fundamentales:

1.- Si tenemos nuestro Directorio de Ficheros visible en una página pública, de forma predeterminada cualquier persona puede acceder a los ficheros que tengamos en él almacenados.

2.- Si no queremos que determinadas carpetas y sus ficheros sean visibles hemos de cambiar sus permisos y restringirlos.

3.- En una página pública tenemos ubicado un enlace a un fichero almacenado en nuestro Directorio de Ficheros: si cuando quitemos el enlace de la página queremos que dicho fichero ya no sea accesible desde Internet, deberemos restringir sus permisos de acceso.


¿A quién podemos asignar permisos?

Los permisos se asignan a Grupos de Usuarios:

  • A los guest (sólo permisos de visualización)
  • A los usuarios autenticados
  • A los miembros
  • A los administradores
  • A uno o varios usuarios que tienen asignado el rol "Grupo 1".
  • A uno o varios usuarios que tienen asignado el rol "Grupo 2".
Recuerda que los permisos se establecen siempre a nivel de Carpeta por lo que debemos tener en cuenta que su asignación afectará a TODOS y cada uno de los archivos almacenados en la carpeta de referencia.

¿Qué permisos se pueden asignar?

  • Ver los archivos contenidos en una carpeta y sus carpetas hijas:
Se podrá ver la carpeta con todos sus ficheros (propios y de otros). No se podrán subir, mover o borrar ficheros.
  • Añadir archivos en una carpeta:
Cada usuario podrá subir, mover y borrar sólo sus propios ficheros.
  • Gestionar una carpeta y sus carpetas hijas:
Se podrá gestionar y administrar la carpeta de forma completa: crear subcarpetas y subir ficheros, así como mover y borrar los ficheros propios y de otros.


¿Cómo se asignan los permisos?

Para acceder a la definición de permisos de una determinada carpeta, debemos posicionarnos sobre dicha carpeta y pulsar sobre la opción "Asistente de Permisos".


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Accedemos a una pantalla donde podemos asignar permisos a distintos grupos de usuario:

Cada uno de los combos de la izquierda identifica a un grupo de usuarios y a la derecha de cada uno de ellos se muestran los distintos permisos que podemos asignar. Al pulsar sobre el botón "Ayuda" podremos conocer las acciones que permite efectuar cada uno de los permisos.

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Por defecto, cualquier internauta tiene permisos para visualizar nuestros documentos pero no puede modificarlos. Sólo los administradores tienen permisos para añadir archivos o gestionar una carpeta.


Ejemplos

EJEMPLO 1

Un profesor ha creado en el Directorio de Ficheros del espacio web de su Clase una carpeta denominada "Sistema Solar" en la que ha ido almacenando diversa documentación con el fin de que solo los usuarios ristrados puedan acceder fácilmente a dicha documentación.

Para restringir el acceso a solo usuarios registrados:

El procedimiento a seguir es el siguiente:

  • 1.- Situado en la carpeta.
  • 2.- Pulsar sobre la opción "Asistente de permisos"
  • 3.- Seleccionar del primer combo la opción "Los usuarios autenticados pueden" que acompaña al permiso "VER los archivos contenidos en esta carpeta y sus carpetas hijas".
  • 4.- Pulsar sobre el botón "Guardar".


Directorio fichero 28 2015.png


La herramienta le devolverá un mensaje de confirmación: Permisos cambiados.png. Para salir de la pantalla de permisos y volver al Directorio de Ficheros pulsará sobre el enlace <<Volver.

La carpeta sobre la que se ha efectuado la modificación de permisos aparece ahora resaltada en el árbol con un color ROJO que la diferencia del resto de carpetas.


Directorio fichero 27 2015.png

A partir de este momento sólo los usuarios registrados podrán ver los documentos contenidos en la carpeta "Sistema Solar" y sólo el profesor podrá gestionarla (subir, mover y borrar sus archivos).


EJEMPLO 2

Supongamos ahora que un profesor tiene en su propio Directorio de Ficheros una carpeta con archivos de índole privada a los que no quiere que cualquier persona tenga acceso para añadir archivos.

Deberá, por tanto, cambiar y restringir los permisos de esta carpeta.

  • 1.- Situado en la carpeta.
  • 2.- Pulsar sobre la opción "Asistente de permisos"
  • 3.- Seleccionar del segundo combo la opción "Sólo los administradores pueden". De esta forma, sólo él como administrador y propietario podrá añadir archivos a dicha carpeta.
  • 4.- Una vez modificados los permisos deberá pulsar sobre el botón "Guardar".


Directorio fichero 30 2015.png


La herramienta le devolverá un mensaje de confirmación: Permisos cambiados.png. Para salir de la pantalla de permisos y volver al Directorio de Ficheros pulsará sobre el enlace <<Volver.


Como en el caso anterior, tras la modificación de permisos, la carpeta "Sistema Solar" se muestra de color Rojo. La carpeta ha quedado protegida.


Directorio fichero 27 2015.png


Vídeo tutorial: Asistente de permisos del Directorio de ficheros