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Vídeo tutorial: Biblioteca de Documentos



La Biblioteca de Documentos nos permite almacenar archivos en la nube organizados según una estructura de carpetas y subcarpetas establecida en función de nuestras necesidades e intereses. Este recurso se puede utilizar para almacenar archivos de cualquier tipo o formato.

Cada espacio o sitio web tiene su propia Biblioteca de Documentos y a su vez, cada una de las páginas que componen un sitio web puede tener su propio "Visor de la Biblioteca de Documentos", posibilitando la elección de determinadas carpetas y documentos para su visualización en una página concreta.

Para trabajar con la Biblioteca de Documentos accederemos al Panel de Control a través del menú desplegable "Ir a..." que se muestra en la parte superior derecha de nuestro sitio web.


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En el panel de control pincharemos sobre la opción Biblioteca de Documentos. La herramienta se mostrará a la derecha de la pantalla y estará lista para comenzar a trabajar y organizar nuestros archivos y carpetas.


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Añadir Documento

Para subir un documento a la Biblioteca seguiremos los siguientes pasos:

1.- Pulsaremos sobre la opción "Añadir" y en el menú que se despliega seleccionaremos "Basic Document":


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2.- La herramienta nos presenta un formulario que debemos cumplimentar:


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3.- Una vez finalizado el proceso de subida se mostrará un mensaje de éxito y podremos comprobar que nuestro archivo está ya almacenado en la biblioteca.


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Opciones de Documento

Una vez subido un documento a la Biblioteca podemos realizar algunas acciones sobre él:

  • Descargar: nos permite visualizar el documento.
  • Editar: permite subir nuevamente el archivo, modificar su título, descripción, o añadir etiquetas, categorías o contenidos relacionados.
  • Mover: permite elegir una nueva ubicación para almacenar el documento dentro de la estructura creada.
  • Comprar: "bloquea" el documento evitando que otros usuarios con permisos puedan modificarlo mientras se está trabajando en él.
  • Permisos: permite configurar permisos específicos para el documento tales como ver, modificar, añadir comentarios, etc.
  • Eliminar: permite eliminar el documento de la Biblioteca de documentos.


Biblioteca documento opciones.png


Además, pulsando sobre el enlace del documento podremos ver algunos detalles del mismo: título, tipo de documento, fecha de creación y modificación, versión, historial de versiones, estado, nombre del usuario que lo subió, algunos metadatos.

Si los comentarios están activados, también podemos ver los comentarios, añadir o suscribirnos a los comentarios sobre los documentos. Por defecto, los comentarios aparecen activados.


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Añadir Carpeta

Supongamos ahora que queremos tener organizados nuestros archivos en carpetas y subcarpetas con el fin de tener una gestión más eficaz de los mismos. Para crear una carpeta seguiremos los siguientes pasos:

1.- Pulsaremos sobre la opción "Añadir" y en el menú que se despliega seleccionaremos "Carpeta":


Biblioteca carpeta1.png


2.- A continuación cumplimentamos los datos que nos piden para la correcta creación de la carpeta y guardamos:


Biblioteca carpeta2.png


3.- La herramienta nos mostrará un mensaje de éxito y comprobaremos que la carpeta ha sido creada.


Biblioteca carpeta3.png


Opciones de carpetas

  • Editar: permite modificar el nombre y descripción de la carpeta así como añadir etiquetas, categorías o contenidos relacionados.
  • Mover: permite elegir una nueva ubicación para la carpeta dentro de la estructura creada.
  • Permisos: permite configurar permisos específicos para la carpeta tales como acceder, añadir un documento, añadir una subcarpeta, etc.
  • Eliminar: permite eliminar la carpeta creada.
  • Añadir subcarpeta: proporciona la posibilidad de crear una carpeta hija así como configurar los permisos de visualización que tendrá.
  • Acceder desde el escritorio: nos proporciona la URL de WebDAV que tiene la carpeta en el servidor de EducaMadrid.


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