Educa6 Directorio de Ficheros

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¿Qué es el directorio de ficheros?

El directorio de ficheros es un espacio donde los usuarios registrados de Educamadrid pueden almacenar archivos de todo tipo (imagen, vídeo, audio, ejecutables, flash y texto) y acceder a ellos desde cualquier lugar.

Directoriodeficheros1.png


Esta herramienta presenta grandes ventajas:

  • Es una solución para todos aquellos usuarios que no quieren arriesgarse a perder datos, teniéndolos disponibles en cualquier parte y momento a través de Internet, con la misma facilidad que si estuvieran almacenados en su PC.
  • Facilita la reutilización de ficheros ya subidos a Educamadrid en la creación de sucesivos contenidos.
  • Permite independizar los archivos de los contenidos donde son utilizados y viceversa.
  • Asigna a cada archivo almacenado una URL propia.


¿Cuántos directorios de ficheros existen?

Cada usuario dispone un directorio de ficheros en su ámbito personal.

En lo que a comunidades virtuales se refiere, el ámbito de contenidos de cada una contará con su propio directorio de ficheros diferente al directorio de ficheros del ámbito personal.


¿Qué capacidad de almacenamiento tiene el directorio de ficheros?

Si superamos el tamaño máximo permitido, nos aparecerá un mensaje de error al tratar de subir los ficheros.

La capacidad de almacenamiento predeterminada es de 5 GB.

Esta cuota de almacenamiento incluye:

  • Los ficheros subidos al propio Directorio de Ficheros.
  • Los contenidos creados mediante el Administrador de contenidos.
  • Los ficheros adjuntos a los contenidos elaborados con el Administrador de contenidos (imagenes, multimedia...).


Por tanto, es necesario tener en cuenta que el tamaño de los ficheros subidos al Directorio de Ficheros se irá restando de los 5 GB iniciales que tiene asignado cada ámbito (personal o de comunidad).

  • En cuanto al tamaño de cada archivo debemos contemplar dos posibilidades:
Consulta la tabla con las características y requisitos de los distintos tipos de ficheros admitidos en EducaMadrid.
- Opción "Añadir Fichero": El tamaño del archivo a subir no puede exceder los 10 MB.
- Opción "Añadir ficheros de un zip": El tamaño del archivo a subir no puede exceder los 20 MB. Esta opción descomprime los ficheros que forman parte del paquete zip.


¿Cómo accedo al directorio de ficheros?

Independientemente del modo en que accedamos al directorio de ficheros, siempre estaremos en el mismo espacio.

El acceso al directorio de ficheros se puede realizar de dos maneras:

  • 1. Desde el Menú Principal "Administrar": podremos acceder a él en cualquier momento y desde cualquier página o sección en la que nos encontremos. Para ello, desplegaremos el menú y pulsaremos sobre Directorio de ficheros.
Directoriodeficheros2.png

Hecho esto, accederemos al Directorio de ficheros. Para salir del directorio pulsaremos sobre "Salir":

Directoriodeficheros3.png
  • 2. Como un recurso insertado en una página: Insertándolo previamente en una de las secciones de nuestra página web situándolo bien en la parte pública o privada . Para ello accederemos al menú desplegable "Ir a" y pulsaremos sobre la opción "Más..":
Tras esto, desplegaremos el menú "Herramientas" y seleccionaremos "Directorio de ficheros":
Directoriodeficheros4.png

Hecho esto, el recurso quedará insertado en nuestra página web:

Directoriodeficheros5.png

Vídeo tutorial: Cómo acceder al Directorio de ficheros

¿Cómo usar el directorio de ficheros de un ámbito?

Desde el directorio de ficheros podremos realizar diferentes acciones que nos van a permitir desde subir ficheros, eliminarlos y moverlos de carpeta a poder acceder a ellos desde cualquier ordenador en cualquier momento y por otro lado la posibilidad de mantener organizado nuestro directorio de ficheros a través de la creación de carpetas.


Consideraciones sobre las características de los archivos a incorporar

Consulta la tabla con las características y requisitos de los distintos tipos de ficheros admitidos en EducaMadrid.


  • El nombre de los ficheros no debe contener la letra "ñ", acentos u otros caracteres no internacionales.
  • Debemos evitar nombrar archivos con varias palabras. Si queremos hacerlo, podemos unirlas con guiones bajos (ej. actividades_extraescolares.jpg)
  • El directorio de ficheros no admitirá ficheros con un tamaño superior a 10 Mb. Este límite es aplicable a cualquier otro tipo de fichero (.pdf, .doc, .gif, .jpg, .wmv, .ppt …).
  • Los ficheros .zip no podrán superar el tamaño de 20 Mb.
  • No podrán existir en el directorio de ficheros dos ficheros con el mismo nombre. Cuando intentemos subir un fichero con idéntico nombre a otro ya almacenado, aparecerá el siguiente mensaje de error:


Directoriodeficheros6.png


Ficheros

Añadir fichero

Para incorporar un nuevo fichero podremos hacerlo bien cuando la herramienta del directorio de ficheros esté visible en una sección o bien accediendo a ella mediante el menú superior.

Subirficheros1.jpg

En cualquiera de los dos casos el aspecto que presenta el directorio de ficheros cuando lo usamos es similar al siguiente. Al llegar a esta pantalla pulsaremos en Añadir fichero:

Subirficheros2bis.jpg


En la siguiente ventana tendremos que realizar los siguientes pasos:

1. Pulsamos en Examinar y nos aparecerá el asistente para seleccionar el fichero en nuestro equipo.

2. Tendremos la opción de poner un Título y una Descripción al fichero.

3. Pulsamos en Subir archivo.


Subirficheros3.jpg


4. Al pulsar sobre subir fichero empezará el proceso de subida, éste finalizará cuando la barra de color naranja pasa a color verde y ya nos ponga el 100% de subida.

Subirficheros4.jpg


Al pulsar sobre Listado veremos que nos aparece el fichero que acabamos de subir.


Subirficheros5.jpg
Añadir ficheros de un zip

Esta opción nos permite almacenar de forma simultánea varios archivos comprimidos en una carpeta zip.

1. Una vez en el directorio de ficheros, tendremos que pulsar sobre "Anadir ficheros de un zip"

2. Pulsamos en Examinar y nos aparecerá el asistente para seleccionar el fichero en nuestro equipo.

3. Pulsamos en Subir archivo.


Subirficheros6.jpg


4. Al pulsar sobre subir fichero empezará el proceso de subida, éste finalizará cuando la barra de color naranja pasa a color verde y ya nos ponga el 100% de subida.

Lo que hace la herramienta al subir un fichero zip, es descomprimirlo. Si pulsamos sobre Listado y volvemos al Directorio de ficheros vemos que se han añadido los 3 ficheros que había comprimidos en el fichero zip como 3 ficheros independientes.

Subirficheros7.jpg
Vídeo tutorial: Cómo subir archivos al Directorio de ficheros
Eliminar fichero

Para eliminar un fichero subido al directorio de ficheros, en primer lugar tendremos que seleccionarlo y posteriormente pulsar sobre Borrar. Al hacer esto, nos aparecerá un mensaje pidiéndonos confirmación para eliminar el fichero. Pulsamos en aceptar:

Borrarfichero V5.png

Hecho esto nos aparecerá la siguiente pantalla que nos indica que el proceso se está realizando:

4borrarfichero V5.png

Una vez finalizado el proceso, veremos que el fichero ha desaparecido y nos aparecerá un mensaje informando que el fichero ha sido eliminado con éxito.

3borrarfichero V5.png
Mover a otra carpeta

Podemos mover ficheros de una carpeta a otra. Para ello lo primero que haremos será seleccionar los ficheros a mover y posteriormente pulsaremos en Mover a carpeta... En la ventana emergente tendremos que seleccionar la carpeta donde queremos mover los ficheros

Moverficheros V5.png

A continuación nos aparecerá una página similar a esta que nos indicará que el proceso se está realizando:


4moverficheros V5.png

Una vez finalizado el proceso, veremos que los ficheros han cambiado de ubicación:

5moverficheros V5.png
Vídeo tutorial: Añadir ficheros desde un zip, mover y borrar ficheros


Carpetas

Desde el directorio de ficheros vamos a poder crear carpetas, renombrarlas y eliminarlas. Para ello lo primero que tendremos que hacer será pulsar sobre Mostrar/Ocultar carpetas:

Crearcarpetas V5.png

Hecho esto veremos las diferentes opciones:

2crearcarpetas V5.png


Crear carpeta

Para crear una carpeta nueva pulsaremos sobre Nueva Carpeta:

5crearcarpetas V5.png

Hecho esto, introduciremos el nombre de la carpeta y el lugar del cual queremos que cuelgue. Después pulsaremos en Enviar.

3crearcarpetas V5.png

Una vez se ha creado la carpeta, accederemos directamente en la carpeta para poder incorporar todos los contenidos que deseemos:

4crearcarpetas V5.png


Renombrar carpetas

Para renombrar una carpeta tendremos que acceder a la carpeta que queramos renombrar y posteriormente pulsar sobre Renombrar carpeta:

Renombrarcarpeta V5.png


A continuación introducimos el nuevo nombre y pulsamos en Renombrar.

2renombrarcarpeta V5.png

En la siguiente pantalla vemos como el nombre de la carpeta ha sido modificado:

3renombrarcarpeta V5.png


Eliminar carpetas

Si lo que queremos es eliminar una carpeta, accederemos a la carpeta concreta que queramos eliminar y pulsamos en Eliminar carpeta. Al hacer esto nos aparecerá un cuadro de diálogo el cual nos indicará que vamos a proceder a eliminar los ficheros y carpetas incluidos:

Elimnarcarpeta.png

A continuación mientras la operación se realiza veremos la siguiente pantalla:

2elimnarcarpeta.png

En el listado de carpetas veremos que la carpeta eliminada ya no aparece:

3elimnarcarpeta.png
Vídeo tutorial: Administración de carpetas del Directorio de ficheros


¿Cómo puedo usar un fichero ya almacenado en el directorio de ficheros?

Una vez tengamos el fichero en el directorio de ficheros, podremos acceder al archivo y visualizarlo, realizando los siguientes pasos:

1. Pulsamos sobre el nombre del fichero

2. El contenido se abrirá en una nueva ventana

Consultarfichero V5.png


Asistente de permisos

El Directorio de Ficheros incorpora un "Asistente de Permisos" que nos va a permitir mejorar la usabilidad y la confianza a la hora de gestionar documentos y carpetas. Este Asistente nos permite definir permisos de acceso para limitar las acciones que otros usuarios de EducaMadrid pueden hacer sobre nuestros documentos.

De esta forma vamos a determinar quién va a poder ver los ficheros del Directorio y quién va a poder modificarlos, es decir, añadir, actualizar o eliminar documentos y carpetas.

Dentro del Directorio de Ficheros sólo podemos definir permisos a nivel de carpeta completa. En función de los permisos que tenga un usuario sobre nuestras carpetas, verá más o menos opciones y podrá hacer más o menos cosas.

Antes de seguir avanzando, es muy importante tener en cuenta 3 ideas o conceptos fundamentales:

1.- Si tenemos nuestro Directorio de Ficheros visible en una página pública, de forma predeterminada cualquier persona puede acceder a los ficheros que tengamos en él almacenados.

2.- Si no queremos que determinadas carpetas y sus ficheros sean visibles hemos de cambiar sus permisos y restringirlos.

3.- En una página pública tenemos ubicado un enlace a un fichero almacenado en nuestro Directorio de Ficheros: si cuando quitemos el enlace de la página queremos que dicho fichero ya no sea accesible desde Internet, deberemos restringir sus permisos de acceso.


¿A quién podemos asignar permisos?

Los permisos se asignan a Grupos de Usuarios:

  • A los guest (sólo permisos de visualización)
  • A los usuarios autenticados
  • A los miembros
  • A los administradores
  • A uno o varios usuarios que tienen asignado el rol "Grupo 1".
  • A uno o varios usuarios que tienen asignado el rol "Grupo 2".
Recuerda que los permisos se establecen siempre a nivel de Carpeta por lo que debemos tener en cuenta que su asignación afectará a TODOS y cada uno de los archivos almacenados en la carpeta de referencia.

¿Qué permisos se pueden asignar?

  • Ver los archivos contenidos en una carpeta y sus carpetas hijas:
Se podrá ver la carpeta con todos sus ficheros (propios y de otros). No se podrán subir, mover o borrar ficheros.
  • Añadir archivos en una carpeta:
Cada usuario podrá subir, mover y borrar sólo sus propios ficheros.
  • Gestionar una carpeta y sus carpetas hijas:
Se podrá gestionar y administrar la carpeta de forma completa: crear subcarpetas y subir ficheros, así como mover y borrar los ficheros propios y de otros.


¿Cómo se asignan los permisos?

Para acceder a la definición de permisos de una determinada carpeta, debemos posicionarnos sobre dicha carpeta y pulsar sobre la opción "Asistente de Permisos".

Directorio2.png

Accedemos a una pantalla donde podemos asignar permisos a distintos grupos de usuario:

Directorio3.png

Cada uno de los combos de la izquierda identifica a un grupo de usuarios y a la derecha de cada uno de ellos se muestran los distintos permisos que podemos asignar. Para conocer las acciones que permite efectuar cada uno de los permisos bastará con pulsar sobre el botón "Ayuda" situado a la izquierda de cada uno de ellos.

Permisos boton ayuda.png

Por defecto, cualquier internauta tiene permisos para visualizar nuestros documentos pero no puede modificarlos. Sólo los administradores tienen permisos para añadir archivos o gestionar una carpeta.


Ejemplos

EJEMPLO 1

Un profesor ha creado en el Directorio de Ficheros del espacio web de su Clase una carpeta denominada "Matemáticas" en la que ha ido almacenando diversa documentación (exámenes, ejercicios, lecciones...) con el fin de que los alumnos de su clase puedan acceder fácilmente a dicha documentación.

Para que sólo sus alumnos puedan acceder a esta carpeta deberá restringir sus permisos.

El procedimiento a seguir es el siguiente: Situado en la carpeta, deberá pulsar sobre la opción "Asistente de permisos" y seleccionar del combo que acompaña al permiso "Ver los archivos contenidos en esta carpeta y sus carpetas hijas." la opción "Sólo los miembros de esta comunidad pueden". A continuación deberá pulsar sobre el botón "Guardar" de la zona inferior.


Directorio clase1b.png


La herramienta le devolverá un mensaje de confirmación: Permisos cambiados.png. Para salir de la pantalla de permisos y volver al Directorio de Ficheros pulsará sobre el enlace <<Volver.

La carpeta sobre la que se ha efectuado la modificación de permisos aparece ahora resaltada en el árbol con un color gris que la diferencia del resto de carpetas.


Carpeta protegida clase.png


A partir de este momento sólo los alumnos de su clase podrán ver los documentos contenidos en la carpeta "Matemáticas" y sólo el profesor podrá gestionarla (subir, mover y borrar sus archivos).


EJEMPLO 2

Supongamos ahora que un profesor tiene en su propio Directorio de Ficheros una carpeta "Personal" con archivos de índole privada a los que no quiere que cualquier persona tenga acceso.


Directorio personal1.png


Deberá, por tanto, cambiar y restringir los permisos de esta carpeta. Para ello, tendrá que seleccionar del combo que acompaña al permiso "Ver los archivos contenidos en esta carpeta y sus carpetas hijas." la opción "Sólo los administradores pueden". De esta forma, sólo él como administrador y propietario podrá ver, añadir y gestionar dicha carpeta. Una vez modificados los permisos deberá pulsar sobre el botón "Guardar" de la zona inferior.


Directorio personal2.png


Como en el caso anterior, tras la modificación de permisos efectuada, la carpeta "Personal" se muestra de color gris. La carpeta ha quedado protegida.


Directorio personal3.png


EJEMPLO 3

En una Comunidad Virtual sobre Tecnología Educativa están colaborando un grupo de profesores junto con un grupo de alumnos.

En el Directorio de Ficheros de la Comunidad se ha creado una carpeta denominada "Proyectos de investigación" con la idea de que los profesores puedan subir documentación para que los alumnos puedan acceder a ella y descargársela.

El primer paso a realizar es establecer dos grupos de trabajo diferenciados:

  • Los profesores tendrán asignado el rol "Grupo 1" y
  • Los alumnos tendrán asignado el rol "Grupo 2"

Ahora veremos cómo restringir los permisos de la carpeta para cada uno de los grupos.

1.- Situados en la carpeta "Proyectos de investigación" vamos al Asistente de Permisos:


Directorio comunidad1.png


2.- Del combo que acompaña al permiso "Ver los archivos contenidos en esta carpeta y sus carpetas hijas." seleccionamos "Sólo los usuarios con el rol Grupo 2 pueden...".

3.- Del combo que acompaña al permiso "Añadir archivos en esta carpeta" seleccionamos "Sólo los usuarios con el rol Grupo 1 pueden..."


Directorio comunidad2-3.png


4.- Una vez efectuada la definición de permisos para cada Grupo, no debemos olvidar "Guardar" las modificaciones realizadas.


Directorio comunidad4.png


5.- Al volver, "Proyectos de investigación" se muestra en color gris. De este modo, los alumnos que tengan asignado el rol "Grupo 2" podrán acceder, visualizar y descargar los documentos que los profesores con rol "Grupo 1" hayan subido en esta carpeta.


Directorio comunidad5.png


Vídeo tutorial: Asistente de permisos del Directorio de ficheros