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Los Formularios Web básicamente son un medio de comunicación entre usuarios. Podemos rellenar estos formularios web de igual modo que hacemos con los formularios de papel, utilizando casillas de selección, botones de opción, o campos de texto.

Los formularios son importantes porque permiten a los usuarios interactuar con la página, ya sea para enviar comentarios al usuario propietario de la página, buscar información, etc. y cuánto más limpio y atractivo sea su diseño mejor comunicación se establecerá entre nosotros.




Vídeo tutorial: Cómo agregar un Formulario Web


Agregar Formulario Web

Una vez estemos situado en la página en la cual queramos incorporar un Formulario web, tendremos que situarnos con el cursor del ratón sobre Añadir. Del menú desplegable pulsamos sobre Más.... A continuación, desplegamos Herramientas y seleccionamos Web form.


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A continuación vemos como el recurso queda incorporado en nuestro sitio web:


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Para configurar el formulario, se debe ir al botón Opciones y en el menú que se despliega seleccionar la opción Configuración. Se abrirá una nueva ventana donde podremos configurar el formulario,


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El formulario está dividido en tres partes fundamentales que debemos cumplimentar según nuestras necesidades:

Información del Formulario

Título y Descripción

Veamos el proceso con un ejemplo:


Título: Escribiremos una palabra o frase con el nombre o asunto del formulario que vamos a crear. Por ejemplo: "Formulario de inscripción curso EducaMadrid V.5.0"


Descripción: Este campo nos permite dar una idea general de las distintas partes o propiedades del formulario. También podemos utilizarlo para realizar puntualizaciones o aclaraciones acerca del cuestionario: "Para la aceptación de la solicitud es necesario rellenar todos los campos del siguiente formulario".

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Requerir CAPTCHA

Captcha es el acrónimo de Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart (Prueba de Turing pública y automática para diferenciar a máquinas y humanos).


Captcha.png


La típica prueba consiste en que el usuario introduzca un conjunto de caracteres que se muestran en una imagen distorsionada que aparece en pantalla. Se supone que una máquina no es capaz de comprender e introducir la secuencia de forma correcta por lo que solamente el humano podría hacerlo.

Utilizaremos un captcha si queremos evitar que algún "intruso" pueda acceder a nuestro formulario. Para ello, bastará con marcar la opción "Requerir CAPTCHA":


Requerir captcha.png


Redirigir al usuario a una URL tras el envío del formulario

En este campo insertaremos una dirección de internet a la que el usuario será redirigido tras haber efectuado el envío del formulario.


URL envio.png

Acciones con los datos del Formulario

Las acciones de formulario son los comportamientos que se llevan a cabo cuando se devuelve un formulario al servidor para que lo procese.



Correo electrónico

Si deseamos que al pulsar el botón de envío del formulario se manden los datos por email, deberemos tener marcada la opción "Enviar por correo electrónico" indicando el asunto del correo así como la dirección de correo electrónico en la cual queremos recibir los datos del formulario.

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Base de datos

Si deseamos que al pulsar el botón de envío del formulario se guarde la información en una base de datos, deberemos tener marcada la opción "Base de datos".

Es importante saber que se puede tener seleccionada una o las dos posibles opciones de envío de formulario.



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En el caso del envío a base de datos, podremos exportar los datos y almacenarlos en un fichero en formato "csv" que será generado por la propia aplicación:



Base datos csv.png



Cómo exportar la Base de datos

Como vimos anteriormente, podemos almacenar los datos de un formulario en un archivo de excel. Si queremos visualizar los datos almacenados en este documento tenemos que seguir los siguientes pasos:

1.Desplegamos el menú "Opciones" del formulario creado.
2.Seleccionamos la opción de "Configuración" y se abre una nueva ventana.
3.Desplegamos "Campos del formulario" (aquí es donde incorporaríamos los diferentes campos que queramos incorporar al formulario)



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luego que se despliega "Campos del formulario" se debe seleccionar la pestaña "Exportar datos" , se abrirá una ventana mas pequeña donde seleccionaremos si se quiere guardar los datos o se abrirá directamente en una hoja de excel y finalmente pulsar el botón guardar como se muestra en la imagen,



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Archivo

Este tipo de acción con los datos de un formulario no está actualmente disponible para los usuarios de EducaMadrid. La URL utilizada para guardar el archivo es una ruta del servidor a la que los usuarios no pueden tener acceso en ningún caso.

Por ello, recomendamos utilizar el envío del formulario por correo electrónico o en base de datos.


Campos del Formulario

Tipos

Es conveniente indicar al usuario qué campos son obligatorios. El método más utilizado consiste en insertar el típico asterisco al lado de la etiqueta o campo.


Los distintos tipos de campos de un formulario son los cuadros y botones individuales con los que escribirá información y rellenará el formulario propuesto cualquier usuario o visitante de nuestro sitio web.

Por defecto, el recurso muestra tres campos: Name, Rating y Comments. Cada uno de estos campos podremos modificarlo, eliminarlos o bien incorporar nuevos campos. En la siguiente imagen podemos ver cómo realizar estas acciones:



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A continuación describiremos cada una de las opciones que tenemos disponibles en el recurso Formulario Web de EducaMadrid:


Texto

Utilizaremos este tipo de campo cuando queramos permitir cualquier tipo de respuesta a una pregunta del formulario, proporcionando para ello sólo una línea en la que se debe escribir la información requerida.

  • Si se requiere que el campo sea obligatorio entonces "NO" se debe marcar la casilla de "Opcional".
  • Si requiere agregar o eliminar campos sólo deberemos pulsar los símbolos (+,-).


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Opciones

Los combo se utilizan para restringir la respuesta de una pregunta a unas determinadas opciones de respuesta, de las cuales sólo es posible escoger una. Para incluir las diferentes opciones de respuesta, debemos escribir todas en la misma línea separadas por una coma (,). Así mismo, las respuestas de los combo estarán ocultas para ocupar menos espacio en el formulario.

Se diferencian de los Botones de elección en que las respuestas de los combo están ocultas para ocupar menos espacio en el formulario.


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Caja de texto

Utilizaremos este tipo de campo cuando queramos permitir cualquier tipo de respuesta a una pregunta del formulario, proporcionando para ello varias líneas en las que escribir información.


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Botones de elección

Utilizaremos esta opción para restringir la respuesta a una pregunta a unas determinadas opciones de respuesta, de las cuales sólo es posible escoger una. Lo haremos en los casos en que realmente sólo es posible una respuesta, por ejemplo, "sexo: hombre o mujer". También podremos utilizarla para hacer al usuario decantarse por la opción preferida o más cercana.


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Párrafo

Utilizaremos esta opción cuando queramos introducir un texto informativo o descriptivo para su lectura por parte del usuario. Observamos que este tipo de campo, lógicamente, no muestra la casilla "Opcional".


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Casilla de selección

Las "Casilla de selección" podremos utilizarlos en dos casos:

1.- Para presentar una única opción que no es obligatoria. Por ejemplo, para confirmar la lectura de algún dato, optar por recibir un correo electrónico, etc. Para ello, será necesario tener marcada en todos los casos la casilla "opcional".


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2.- Otra opción más avanzada consiste en restringir la respuesta de una pregunta a unas determinadas opciones de las cuales es posible escoger varias. Por ejemplo, para recoger información de los usuarios acerca de preferencias, gustos o cualquier otro tipo de pregunta que requiera una respuesta múltiple y variada.

Para ello será necesario crear tantos campos de tipo Casilla de selección como opciones de respuesta queramos ofrecer, marcando todos y cada uno de ellos como opcionales. Podremos, además, introducir el enunciado de la pregunta mediante la previa creación de un campo tipo párrafo tal como se muestra en la imagen:


Checkbox ejemplo1.png



Mover campos

Para reorganizar el orden de los campos solo tendremos que posicionar el cursor sobre el nombre del campo a mover y arrastrar sin soltar hasta llevarlo a la posición que se requiera. Los desplazamientos pueden efectuarse tanto hacia arriba como hacia abajo dependiendo de la posición a la que queramos llevar el campo correspondiente, como se muestra en la imagen,


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luego de arrastrar hacia abajo soltamos el campo en la posición requerida,


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Añadir/Eliminar campos

Para Agregar o Eliminar campos dentro de los formularios solo debe pulsar en los botones que se encuentran al final de cada uno de ellos, tal y como se muestra a continuación:


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Guardar (publicar) Formulario

Guardar el formulario equivale a publicarlo para que los usuarios lo rellenen y lo envíen pero esta acción no implica que el formulario haya quedado archivado de forma permanente. Cuando quitemos el recurso de nuestra página web, el formulario desaparecerá y no tendremos forma de recuperar el mismo salvo que hayamos "archivado su configuración".

Para publicar el formulario bastará con pulsar sobre el botón "Guardar" que se encuentra al final del formulario:


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Archivar la configuración del Formulario

Cuando archivamos la configuración de un formulario, en realidad estamos guardando una copia de su plantilla, igual que cuando se guarda un archivo en un equipo.

Esta copia del formulario que guardamos podrá ser modificada y, a continuación, volver a publicarse en cualquier otro sitio o espacio web. De este modo, podremos reutilizar el formulario tantas veces como queramos y tener guardadas y disponibles distintas variaciones del mismo.

Dentro de las opciones de configuración del recurso, iremos al botón "Archivar/restaurar la configuración" y escribiremos un nombre con el que archivar la configuración actual.


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Tras guardar el "archivo" la herramienta nos devuelve el mensaje de confirmación: Configuracion actualizada.png.

Observamos además que ahora podremos realizar algunas acciones con la copia guardada:

  • Restaurar: Utilizaremos esta funcionalidad cuando queramos recuperar la copia guardada para publicar el formulario en cualquier otro recurso visible en un espacio web.
  • Eliminar: Borra la copia guardada. La herramienta nos pedirá confirmación antes de eliminar definitivamente la copia del formulario.


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