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¿Qué es el directorio de ficheros o disco duro virtual?
El disco duro virtual (desde ahora DDV) es un espacio donde los usuarios registrados de Educamadrid pueden almacenar archivos de todo tipo (imagen, vídeo, audio, ejecutables, flash y texto) y acceder a ellos desde cualquier lugar.
Esta novedosa herramienta presenta grandes ventajas:
- Es una solución para todos aquellos usuarios que no quieren arriesgarse a perder datos, teniéndolos disponibles en cualquier parte y momento a través de Internet, con la misma facilidad que si estuvieran almacenados en su PC.
- Facilita la reutilización de ficheros ya subidos a Educamadrid en la creación de sucesivos contenidos.
- Permite independizar los archivos de los contenidos donde son utilizados y viceversa.
- Asigna a cada archivo almacenado una URL propia.
¿Qué capacidad de almacenamiento tiene el disco duro virtual?
Su capacidad de almacenamiento está en función del espacio disponible en el ámbito de contenidos donde se encuentre. El tamaño de los ficheros se irá restando de la cuota de contenidos asignada al ámbito (predeterminado: 5.120MB).
En lo que al tamaño de cada archivo se refiere debemos cuidar que no exceda los 10 MB. Si intentamos subir uno de mayor peso el proceso no se efectuará.
¿Cuántos discos virtuales existen?
Todos los usuarios cuentan con un DDV general dentro de cada ámbito administrado. Si hablamos del ámbito personal, el DDV de ese mundo podrá situarse en el escritorio, en su página web personal o en ambos sitios a la vez. En este último caso es importante tener presente que se tratará siempre de la misma herramienta (cada ámbito de contenidos dispone de un único DDV general).
Para situarlo en el escritorio, pulsará sobre Administrar > Escritorio > Secciones, del menú superior.
Para situarlo en su página personal pulsará sobre Administrar > Mi web > Gestionar ventanas.
En cualquier caso, no será necesario que la herramienta DDV esté visible para poder usar los ficheros en ella almacenados. Sólo precisaremos seleccionarla para que se muestre en una página cuando queramos incorporar / eliminar archivos en ella, aunque estas acciones podrán hacerse también durante el proceso de creación de un contenido, como veremos más adelante.
En lo que a comunidades virtuales se refiere, el ámbito de contenidos de cada una contará con su propio DDV, diferente del DDV del ámbito personal. Así, si somos administradores de una Comunidad podremos situar en ella la herramienta de Disco Duro Virtual propia de la Comunidad y subir a ésta ficheros que podrán emplearse en los contenidos que se elaboren en ese ámbito. El proceso para situar la herramienta DDV en una comunidad es el mismo que el seguido para colocarla en una sección de la página personal.
Por último cada contenido existente en un ámbito contará con un disco virtual propio. Se generará automáticamente a la par que se crea el contenido y los ficheros que se suban a él estarán ligados a ese registro. Los archivos existentes en el disco virtual propio de un contenido:
- No podrán ser utilizados en la creación de otros contenidos. Habremos de subirlos otra vez, incorporándolos al disco duro general, o al disco duro individual de cada nuevo contenido.
- Desaparecerán o cambiarán si eliminamos o modificamos el contenido al cual están ligados.
No obstante, cuando un usuario crea un contenido y procede a incorporar en él algún fichero, tiene la posibilidad de subirlo ligado al disco duro del contenido o al DDV del ámbito. El asistente permite además almacenarlo al disco duro del ámbito y hacer una copia al del contenido.
¿Cómo se incorpora un archivo al disco duro virtual de un ámbito?
Como ya hemos adelantado, un fichero puede almacenarse en el disco duro virtual de un ámbito de dos formas:
- Directamente, cuando la herramienta DDV esté situada en alguna sección del espacio asociado al ámbito en el que nos encontremos.
- Indirectamente, incorporándolo durante el proceso de creación de un contenido.
En cualquiera de los dos casos el aspecto que presenta el DDV cuando lo usamos por primera vez es similar al de la imagen.
Para almacenar un nuevo archivo pulsaremos sobre la opción "Añadir fichero" . Activaremos a continuación el botón "Seleccionar" para localizar y escoger el archivo de nuestro PC.
Será posible además almacenar de forma simultanea varios archivos comprimidos en una carpeta zip. Lo haremos a través de la opción "Añadir ficheros de un zip". Tras pulsar sobre ella, activaremos el botón "Seleccionar" para localizar y escoger el zip de nuestro PC.
Se descomprimirán entonces todos los ficheros y carpetas que incluya el zip, sobre el directorio en que nos encontremos, sobreescribiendo, en su caso, los ficheros con el mismo nombre.
Para mantener organizado nuestro DDV y sobre todo, para aquellos casos en que esta herramienta es usada por diferentes administradores de un ámbito, es muy recomendable la creación de carpetas. Pulsaremos sobre la opción "Añadir carpeta" para, a continuación, asignarla un nombre.
Si queremos que un contenido aparezca dentro de una carpeta, primero tenemos que generarla y ya dentro de ella iniciar el proceso de creación del contenido.
Las carpetas siempre aparecerán antes que los ficheros en el listado de elementos disponibles del DDV.
Cuando incorporemos un archivo al disco duro virtual durante el proceso de creación de un contenido, nos encontramos con una ventana desde la que podremos elegir el lugar donde quedará almacenado: en el disco duro virtual del ámbito o en el disco duro propio del contenido. Veámoslo con un ejemplo:
Un usuario está elaborando un contenido de tipo "Cuento" titulado Blancanieves. Quiere incorporar un dibujo en el campo Resumen, pulsando para ello el icono "Insertar Imagen". Al hacerlo se abre una ventana con dos pestañas, una referida al disco duro del contenido (por defecto) y otra que al disco duro general del ámbito.
Podrá:
1. Incorporar la imagen al disco duro del contenido, pulsando sobre la opción "Añadir fichero" de la pestaña que se abre por defecto.
2. O añadir la imagen al disco duro del ámbito, pulsando sobre la pestaña "Disco Duro virtual" y desde ella en la opción "Añadir fichero". Para que la imagen aparezca en el contenido que acabamos de crear es necesario seleccionarla (marcando la casilla de verificación que le acompaña) y pulsar sobre el botón "Copiar al disco del contenido".
 Imagen incorporada al disco duro virtual del contenido
 Imagen incorporada al disco duro virtual del ámbito, donde existen más imágenes incorporadas en otros procesos. Si activamos el botón "Copiar al disco del contenido" se hará automáticamente un duplicado
En el ejemplo el usuario se ha decantado por la segunda opción. De este modo, los demás administradores del ámbito han podido emplear el fichero para la creación de otros contenidos.
 Imagen incorporada en un contenido de tipo cuento  Imagen incorporada en un contenido de tipo evento  Imagen incorporada a un contenido de tipo noticia
Consideraciones sobre las características de los archivos a incorporar
Consulta la tabla con las características y requisitos de los distintos tipos de ficheros admitidos en EducaMadrid.
- El nombre de los ficheros no debe contener la letra "ñ", acentos u otros caracteres no internacionales.
- Debemos evitar nombrar archivos con varias palabras. Si queremos hacerlo, podemos unirlas con guiones bajos (ej. actividades_extraescolares.jpg)
- El DDV no admitirá ficheros con un tamaño superior a 10 Mb. Este límite es aplicable tanto a los zip como a cualquier otro tipo de fichero (.pdf, .doc, .gif, .jpg, .wmv, .ppt …).
- No podrán existir en el DDV dos ficheros con el mismo nombre. Cuando intentemos subir un fichero con idéntico nombre a otro ya almacenado, aparecerá el siguiente mensaje de error:
¿Cómo puedo usar un fichero ya almacenado en el disco duro virtual?
Si el archivo se encuentra en el DDV del ámbito, usarlo será tan sencillo como seleccionar la pestaña "Disco duro virtual" cuando procedamos a incorporarlo en el contenido que estamos creando.
También podremos aprovechar la URL que se genera de manera automática cuando el fichero se almacena en el DDV. Lo usaremos para enlazarlo desde otros contenidos o, por ejemplo, para crear secciones de tipo enlace. El proceso a seguir será:
1. Pulsar sobre el nombre del fichero.
2. Su contenido se abrirá entonces en una nueva ventana, con una url propia.
3. Seleccionaremos y copiaremos esa URL (Cntrl + C)
4. La pegaremos en el lugar de destino (en el ejemplo, en el campo habilitado para crear una sección de tipo enlace).
 Pulsamos sobre el fichero, seleccionamos y pegamos la URL que aparece en la nueva ventana  Creamos la subsección de tipo enlace con la URL copiada |
