Uso avanzado

Activar el Cloud a todos los alumnos

Los alumnos, como el resto de usuarios de EducaMadrid, están dados de alta de manera automática en este servicio. Además, los alumnos sólo podrán compartir documentos con usuarios de su centro. No podrán emplear enlaces públicos.

Todos los usuarios de EducaMadrid están dados de alta de manera automática en este servicio.

Sólo se podrá buscar a otros usuarios y compartir documentos cuando el usuario esté correctamente asignado a un grupo en Raíces.

Seguridad

Desde la página "Seguridad" del menú de "Ajustes" podemos consultar los accesos que hemos realizado a nuestro Cloud y los dispositivos, clientes de escritorio y aulas virtuales que tenemos conectados a nuestra cuenta. Revisando los datos podremos detectar si se ha realizado algún acceso sospechoso y gestionar las conexiones.

Acceso a los ajustes de seguridad de nuestro Cloud.

La información que obtenemos de la página "Seguridad" en los ajustes de nuestro Cloud es útil para detectar si ha habido algún acceso sospechoso. También nos permite tener control remoto sobre nuestra cuenta en distintos navegadores o clientes: usando las opciones "Anular" o "Borrar dispositivo" podemos desconectar cualquiera de los dispositivos de la lista o cerrar nuestra sesión en cualquiera de los navegadores.

En nuestro ejemplo podemos ver que se ha accedido a nuestro Cloud desde un navegador (1), desde dos clientes de escritorio (2 y 5), desde el aula virtual Documentación (3) y desde un dispositivo móvil (4).

Lista de navegadores, dispositivos, clientes de escritorio y aulas virtuales desde los cuales se ha realizado el acceso

Si queremos eliminar cualquiera de estas conexiones pulsamos sobre los tres puntos (1) que están a la derecha. En el desplegable aparecen una serie de opciones que nos permiten gestionar las conexiones:

  • "Permitir acceso al sistema de archivos": si quitamos la selección, como aparece en la imagen, nuestro cliente no podrá acceder a los recursos que tenemos en nuestro Cloud y la carpeta local estará vacía.
  • "Renombrar": podemos personalizar el nombre del acceso o del cliente.
  • "Anular": si elegimos esta opción para un cliente de escritorio, la cuenta permanecerá conectada pero no estará sincronizada. En este caso, los recursos permanecerán en la carpeta local, podremos abrir y modificar cualquier documento, aunque los cambios no se guardarán en nuestro Cloud.
  • "Borrar dispositivo": si usamos esta opción para clientes de escritorio, la cuenta se eliminará del cliente donde la teníamos configurada y, además, se borrará la carpeta local que se creó durante la configuración del cliente. 

En el caso de clientes para dispositivos móviles, no hay distinción entre las opciones "Anular" y "Borrar dispositivo". En ambos casos, se anula la sincronización y hay que eliminar la cuenta manualmente. 

Si usamos cualquiera de esas dos opciones para eliminar la conexión de nuestro Cloud con el aula virtual, comprobaremos que, aunque la carpeta permanece en el repositorio, está vacía, sin recursos. Tendremos que cerrar la sesión en el aula virtual para que el borrado se complete y la carpeta de nuestro Cloud desaparezca definitivamente del repositorio del aula virtual.

Si no hemos cerrado la sesión de nuestro Cloud en el navegador de alguno de los dispositivos de uso compartido, podemos hacerlo en remoto. Para ello, pulsaremos en los tres puntos a la derecha del navegador que hemos usado (1) y seleccionaremos "Anular" o "Borrar dispositivo". En nuestro ejemplo, hemos elegido la segunda opción:

Eliminamos dispositivo vinculado.

Confirmamos que queremos borrar nuestros datos de ese dispositivo.

Confirmamos el borrado.

Vemos que el dispositivo aún aparece en el listado y debajo del mismo aparece el mensaje: "(Marcado para borrado remoto)".

Dispositivo eliminado.

La información que obtenemos de la página "Seguridad" en los ajustes de nuestro Cloud es útil para detectar si ha habido algún acceso sospechoso. También nos permite tener control remoto sobre nuestra cuenta en distintos navegadores o clientes: usando las opciones "Anular" o "Borrar dispositivo" podemos desconectar cualquiera de los dispositivos de la lista o cerrar nuestra sesión en cualquiera de los navegadores.

Actividad

Si pulsamos sobre "Reciente" veremos un historial con las últimas acciones realizadas en todos los documentos de nuestro Cloud, ya sea modificaciones realizadas por nosotros mismos o por otros usuarios con los que estemos compartiendo el documento.Pulsamos sobre "Reciente".

Revisiones

En el apartado "Versiones"" podemos encontrar copias de seguridad de los documentos. Dichas copias se realizan cada vez que un usuario modifique el documento.

Para acceder a revisiones, pulsaremos en los "tres puntos" que aparecen en la parte derecha del documento (1). En el menú que se despliega pulsaremos en "Detalles" (2). Se desplegará un nuevo menú en la parte derecha de la pantalla, donde seleccionaremos la opción "Versiones" (3).

Acceso a Revisiones.

Aquí podemos visualizar las copias de seguridad. Si nos situamos encima de cualquiera de ellas podremos ver la fecha y hora de la modificación (1), el tamaño del archivo (2), así como la posibilidad de descargarnos la copia (3) y restaurarlo (4) . Detalles de la copia de seguridad.

Desde esta misma opción ("Detalles"), también podemos visualizar las etiquetas que se han marcado en el archivo (1), los comentarios (2) y los usuarios con los que se esta compartiendo el archivo (3).opciones detalles.

Seguimiento de cambios

Para que queden grabados los cambios que van haciendo los usuarios en la edición colaborativa, debemos activar esa funcionalidad mediante el menú "Editar" (1)->"Seguimiento de cambios" (2)->"Grabar" (3).Activamos la opción "Grabar" para realizar el seguimiento de cambios.

Si además activamos la opción "Mostrar", nos irán apareciendo los cambios en el documento.

Activamos la opción "Mostrar" del seguimiento de cambios.

Los cambios que realicen distintos usuarios se mostrarán con distintos colores. El color que tiene asignado cada usuario podremos verlo en la parte superior derecha de la pantalla.Ejemplo donde se puede ver los cambios realizados en un documento por un usuario.

Podemos obtener un informe de los cambios que se han realizado accedemos a "Editar" (1) -> "Seguimiento de cambios" (2) -> "Gestionar..." (3).