Uso básico

Antes de comenzar...

Este servicio está basado en la versión 10.0.7 de Owncloud y, además, se ha integrado con LibreOffice online. Por ello, tenemos la posibilidad de crear y editar textos, presentaciones y hojas de cálculo en línea. Además, podemos compartirlos con otros usuarios. Nos va a permitir utilizar el formato de archivos de LibreOffice y Microsoft Office.

Para que podamos acceder a Cloud será necesario que previamente el Coordinador TIC nos haya activado el acceso al Servicio de Cloud desde el Gestor de Usuarios.

Para acceder a Cloud podemos hacerlo desde la Plataforma de EducaMadrid "www.educa2.madrid.org > Cloud" o directamente Mediante la URL https://cloud.educa.madrid.org/.

La visión general de nuestro Cloud de EducaMadrid contiene los siguientes elementos y funciones:

Selector: Hacemos clic para abrir el desplegable y acceder a las distintas opciones disponibles. Por defecto aparece el organigrama de archivos y carpetas que contiene nuestro Cloud.
Filtros: Se mostrarán solamente los elementos con unas características concretas. Por ejemplo, los archivos favoritos, los compartidos o los que seleccionamos por categorías.
Niveles de carpetas: Los iremos construyendo a la vez que avancemos en la estructura de carpetas. Nos permite movernos por las carpetas de nuestra nube.
Nuevo: Con un signo de (+) nos permite crear nuevos documentos, nuevas carpetas o subir archivos.
Búsqueda de archivos: Hacemos clic en la lupa y escribimos el nombre del archivo que queremos buscar.
Configuración personal: Hacemos clic en el nombre del usuario de Cloud para abrir las opciones de usuario.

Configuración personal

Podemos visualizar y configurar nuestros datos personales desplegando el menú disponible, haciendo clic en el nombre de usuario y luego en la opción de "Ajustes".

En el apartado General nos muestra la información relacionada con los datos del perfil. Encontraremos información del espacio usado y disponible en la nube, (por defecto 5 GB) y nos da la posibilidad de elegir el idioma.

Debemos tener en cuenta que el espacio dedicado a la Papelera es almacenamiento ocupado. Si sobrepasamos el espacio asignado y hay archivos en la papelera, el sistema los eliminará definitivamente para aprovechar ese espacio.

Subir archivos

Podemos cargar o crear nuevos archivos o carpetas directamente desde el botón (+). También podemos subir el archivo arrastrándolo desde nuestro equipo a Cloud.

Debemos tener en cuenta que para subir una carpeta completa, hay que arrastrarla desde nuestro equipo hasta Cloud.

Una vez seleccionado el archivo, visualizaremos la barra del porcentaje de subida en la parte superior de la pantalla.

Cuando el proceso de subida haya terminado, podremos visualizar el archivo en la página principal.

Compartir archivos

Para compartir un archivo con usuarios de EducaMadrid, pulsamos sobre el icono "Compartir" del archivo. Escribiremos en la caja de la derecha el identificador completo (id) del usuario con el que vamos a compartir. Podemos añadir varios usuarios.

Escribimos en la caja de la derecha el identificador completo (id) del usuario con el que vamos a compartir y pulsamos la tecla intro. Cuando el sistema lo encuentre, nos lo mostrará en negrita.

El sistema encontrará al usuario solamente si ha accedido a Cloud anteriormente.

Al clicar sobre el usuario en negrita, se nos mostrará la opción de permitirle editar o no editar el documento. Si queremos quitarle el permiso de edición, debemos desmarcar esa casilla. Si la dejamos marcada, podrá editar el documento.

Podemos añadir varios usuarios y asignarles permisos diferentes a cada uno de ellos. Si marcamos la opción "notificar por correo electrónico", el sistema enviará un correo a los usuarios elegidos.

Para dejar de compartir, clicamos sobre el icono de la papelera que aparece a la derecha de cada usuario. El usuario desaparecerá de esa vista, lo que indica que ya no se está compartiendo el archivo con él.

Compartir carpetas

Para compartir una carpeta con otros usuarios de EducaMadrid, pulsamos sobre el icono "Compartir" de la carpeta.

Escribimos en la caja de la derecha el identificador completo (id) del usuario con el que vamos a compartir y pulsamos la tecla intro. Cuando el sistema lo encuentre, nos lo mostrará en negrita.

El sistema encontrará al usuario solamente si ha accedido a Cloud anteriormente.

Al clicar sobre el usuario en negrita, se nos mostrarán los distintos permisos que queremos dar al usuario sobre esta carpeta: editar, crear, cambio y eliminar. Si queremos quitarle alguno de esos permisos, debemos desmarcar la casilla correspondiente.

Crear enlace público

También podemos crear un enlace público: nos va a permitir compartir archivos o carpetas ubicados en la nube de EducaMadrid con usuarios que no tengan acceso a EducaMadrid.

Podemos darle un nombre al enlace o dejar el que nos propone y añadirle una contraseña para mayor seguridad.
Podemos enviar el enlace a un correo electrónico rellenando la opción "Enviar el enlace por correo electrónico".

Si queremos que el usuario pueda ver el documento pero no pueda modificarlo, marcaremos la opción "Sólo lectura".

Esto va a permitir, por ejemplo, subir información a una carpeta de forma anónima.

Para ello pulsaremos en Enlaces públicos -> Crear un Link público, donde se desplegaran las siguientes opciones:

Link Name: nos aparece un enlace por defecto que podemos modificar
Read only: Los usuarios podrán ver y descargar los contenidos.
Read & Write: Los usuarios podrán ver, descargar, editar y cargar contenidos.
Upload only (File Drop): Podrán subir contenido pero no ver dicho contenido.
Contraseña: sólo podrá acceder quién conozca esta contraseña.
Expira en: a partir de esta fecha ya no se podrán subir documentos.
Enviar el Link por email: podemos enviar este link por correo electrónico.

Copiamos el Link en el portapapeles para dárselo a cualquier persona.

Ese link lo insertaremos en el navegador para poder acceder la carpeta compartida.

Podemos subir información de forma anónima seleccionando o arrastrando el archivo.

En nuestra carpeta de Cloud ya aparecerán los archivos que han subido de forma anónima.

Podemos cambiar las opciones de compartición de la carpeta para que puedan leer y descargarse la información.

Seleccionamos "Compartido" de nuestra carpeta
Enlaces públicos
Editar
Marcamos "Read only" para que el usuario pueda leer y descargarse la información subida a la carpeta.

Si ponemos el Link de nuevo en nuestro navegador e insertamos la contraseña, aparecerá la carpeta con el contenido.

Y la persona que acceda podrá descargarse esta información.

El acceso al Cloud del usuario con el que vamos a compartir ha de estar activado.

El usuario tiene que haber accedido a Cloud al menos una vez.

Administrar archivos

Al hacer clic sobre los tres puntos que se muestra a la derecha de cada archivo, aparecen las siguientes opciones:

(1) Detalles: Desde esta vista podemos asignar etiquetas a los archivos, también podremos añadir y leer comentarios introducidos por otros usuarios con los que hayamos compartido el documento.
(2) Cambiar el nombre: Pulsando sobre esta opción podemos cambiar el nombre del archivo.
(3) Descargar: Utilizamos esta opción para descargar el archivo en nuestro equipo.
(4) Eliminar: Nos permite borrar un archivo subido a Cloud. El archivo eliminado pasará a la papelera de reciclaje.

Editor en línea

Cloud contiene una oficina que nos va a permitir crear y editar documentos sin necesidad de abrir ningún programa externo.
Su paquete está formado por un editor de texto, una hoja de cálculo y un creador de presentaciones. Admite formato .odt, .doc, y .docx, es decir, LibreOffice y Microsoft Office.

Desde la opción Oficina, podemos crear directamente documentos de texto, hojas de cálculo, y documentos de presentación.
Si subimos los archivos desde un equipo, su formato ha de ser compatible con los ya indicados.

El Editor en línea nos va a permitir editar un documento sin necesidad de tener el archivo en local. También nos permite la edición de un documento en línea en modo colaborativo, con otros compañeros, de forma que lo podrán editar todos los usuarios que tengan el archivo compartido.

En la imagen podemos observar cómo se van mostrando los cambios cuando varios usuarios están editando un documento compartido al mismo tiempo.

Cerrar sesión

Es importante cerrar la sesión de nuestro Cloud una vez hemos finalizado el trabajo, de esta manera garantizamos que nadie pueda acceder a nuestros archivos sin autorización. Para ello pulsaremos en la esquina superior derecha (en el nombre de usuario) y seleccionaremos Salir