Uso avanzado del correo electrónico

Grupos, importación y exportación. Identidades. Cifrado. Plantillas de respuestas. Envíos programados. Clientes de correo.

Grupos de contactos

Grupos

Podemos crear una lista de distribución para simplificar el envío de los mensajes. Por ejemplo, para enviar mensajes de manera simultánea a todos los miembros de un departamento o a todos los alumnos de nuestra clase.

Crear grupos

Para crear grupos seguimos estos pasos:

1. Accedemos a Contactos y pulsamos sobre Grupos → crear grupo.

Añadir grupo

2. En la siguiente ventana ponemos un nombre al grupo y pulsamos en Guardar.

Poner nombre al grupo

3. Un mensaje nos indicará que el grupo se ha creado:

mensaje-grupo-creado-ok.png

4. El grupo quedará creado:

Grupo creado

Ver grupos

Los grupos que vayamos creando quedarán almacenados en la libreta Direcciones personales. Para verlos, una vez hemos accedido a Contactos, tendremos que pulsar en el símbolo '>' que aparece a la izquierda de Direcciones personales y se desplegarán todos los grupos creados:

Ver grupos

Al pulsar sobre el nombre de un grupo, veremos todos los contactos que se han asociado a ese grupo:

Ver miembros grupo

Añadir contactos a un grupo

Para añadir contactos de nuestra libreta de direcciones a un grupo podemos hacerlo tres formas:

Arrastrando los contactos

Seleccionamos los contactos que queramos añadir al grupo, pulsamos el botón izquierdo del ratón y sin soltar, arrastramos los contactos al grupo. Un mensaje nos indicará que hemos movido los contactos al grupo.

mover-contactos-grupo-edit.png

Editando el contacto

Pulsamos en un contacto (1) veremos que en la información del contacto aparece una pestaña Grupos (2). Al acceder a esa pestaña veremos todos los grupos que tenemos. Desde ahí podremos marcar a qué grupo o grupos queremos que pertenezca el contacto (3). Un mensaje nos indicará que el contacto se ha añadido (4).

Asignar contactos a grupos

Con la opción ...Más

Una vez hemos seleccionado los Contactos (1), pulsamos el botón derecho del ratón y situamos el cursor del ratón sobre Más (2). A continuación nos situamos sobre Asignar grupo (3) y por último seleccionamos el grupo (4).

asignar contactos a grupo

Redactar un correo a un grupo

Para enviar un correo a un grupo de contactos, podemos seguir dos procesos:

Desde la redacción del correo
  1. Pulsamos en la opción Redactar de la columna de la izquierda.
  2. En la parte derecha del apartado Destinatario pulsaremos en el icono de contacto  Añadir un contacto.
  3. Se abrirá una ventana emergente pulsamos sobre Direcciones personales.
  4. Seleccionamos el Grupo/os al que queramos enviar el correo.
  5. Pulsamos en Insertar.

Pasos para enviar un correo a un grupo

Desde el menú de contactos
  1. Accedemos a Contactos .
  2. Seleccionamos el grupo al que queramos enviar el correo.
  3. Pulsamos sobre Redactar.

Pasos para enviar un correo a un grupo

Con independencia del proceso seleccionado, veremos cómo en el campo destinatario se incorporan todos los contactos que estaban incluidos en el grupo:

enviar-correo-grupo2-edit.png

Importar contactos

Desde el correo de EducaMadrid podemos importar libretas de direcciones de otros clientes de correo (Thunderbird, Outlook...). También nos puede ser útil importar contactos que tengamos guardados en hojas de cálculo o documentos de texto.

Formato del fichero con los contactos que queramos importar

La relación de contactos que deseemos importar deberá estar guardada en un formato CSV. Con frecuencia los proveedores de correo la generarán automáticamente cuando iniciamos el proceso de exportación, pero si no es así, podremos crear el archivo CSV nosotros mismos.

Las características que debe cumplir este archivo son:

1º Los campos se separan por coma ',' y no por punto y coma ';'
2º La primera línea del CSV define los campos donde se va a importar la información y tienen que ser los siguientes literales (por ejemplo, no vale poner como título del campo Nombre, sino que habría que poner first_name):

Campos obligatorios (al menos uno de ellos) Campos opcionales
first_name
last_name
birthday
email
mobile_phone
home_phone
home_street
home_city
home_state
company
web_page
group

El campo "group" hay que cumplimentarlo si queremos que se incorporen automáticamente a un grupo de contactos. En este campo podemos:

A continuación podemos ver un ejemplo de cómo tiene que estar compuesto este fichero CSV. La primera línea hace referencia a los posibles campos que podemos incorporar de cada contacto. En la segunda línea aparecen los datos del primer contacto que queremos importar.

first_name,last_name,birthday,email,mobile_phone,home_phone,home_street,home_city,home_state,company,web_page,group
Profesor005,Documentacion,,profesor02.documentacion@educa.madrid.org,,900100172,,,,,http://www.educa.madrid.org,Prueba2
Importación de los contactos

Ya dentro de nuestra cuenta de correo, pulsaremos en la opción Contactos de la columna de la izquierda y a continuación sobre la opción "Importar" que aparece en la parte superior derecha.

Importar contactos

Ahora se mostrará una nueva ventana con los siguientes campos:

1. Importar desde archivo: desde aquí tendremos que seleccionar el fichero con los contactos que queremos importar. El tamaño máximo del fichero podrá ser de 20Mb.

2. Agregar contactos a: aquí seleccionaremos en qué libreta queremos incorporarlas: direcciones personales o direcciones contactadas.

3. Importar asignaciones de grupo: aquí tendemos disponibles varias opciones:

4. Reemplazar toda la lista de contactos: Importante: si activamos esta opción perderemos todos los contactos que ya tengamos incluidos.

5. Para realizar la importación pulsamos en Importar.

Vista ventana para importar contactos

Un mensaje nos indicará el número de contactos que se han realizado correctamente. Pulsamos sobre Finalizar.

Si algún contacto no se importara, la aplicación nos devolverá un mensaje indicando las entradas que han sido ignoradas.

Mensaje que informa que los contactos han sido importados

Podemos ver cómo los contactos y grupos han quedado incorporados a nuestra libreta de direcciones:

Vista de contactos importados

Exportar contactos

Desde el buzón de correo podremos exportar uno o varios contactos seleccionados o una libreta de direcciones completa.

Exportar uno o varios contactos:

1. Accedemos a Contactos y activamos la selección de contactos pulsando sobre Seleccionar que aparece en la parte superior y tendremos varias opciones:

Seleccionar contactos

2. Una vez seleccionados, pulsamos sobre la ‘flecha’ que aparece al lado de Exportar y a continuación sobre Exportar seleccionados.

Exportar libreta de contactos completa
3. Se abre una ventana emergente donde se nos pregunta si queremos abrir el archivo VCF o guardarlo. Elegimos Guardar archivo y pulsamos sobre "Aceptar".

Guardar exportación de contactos

Exportar la libreta de direcciones completa:
  1. Accedemos a Contactos.
  2. En la parte superior derecha pulsamos sobre Exportar.
  3. Se abre una ventana emergente donde se nos pregunta si queremos abrir el archivo VCF o guardarlo, elegimos Guardar archivo y pulsamos sobre Aceptar y el fichero quedará guardado en local.

exportar-contactos4-edit.png

Opciones de visualización

Si queremos modificar algunas de las características relacionadas con la visualización de la Agenda podemos hacerlo desde el apartado Configuración -> Preferencias -> Contactos:

Acceso a la configuración de la vista de los contactos

Desde aquí tenemos varias opciones:

Selección libreta por defecto

Identidades

Identidades asociadas a una cuenta

Una identidad es la manera en que nos presentamos y firmamos un envío de correo.

Las identidades están asociadas siempre a la misma dirección de correo electrónico y nos van a permitir realizar envíos de correos empleando diferentes identidades definidas.

La primera vez que accedemos al correo de EducaMadrid lo primero que tendremos que hacer es crear nuestra identidad. Veremos una ventana emergente donde podremos revisar o modificar los datos que tendrá nuestra identidad. Una vez revisados o modificados, pulsaremos en Guardar.

Esta ventana sólo será visible la primera vez que accedamos al correo. Si los datos que hemos guardado no son correctos o queremos modificarlo podremos hacerlo accediendo a Configuración -> Identidades

Identidad por defecto

Acceso a Identidades

Para acceder a las Identidades tendremos que hacer lo siguiente: Pulsamos en Configuración y a continuación sobre Identidades.

Acceso a Identidades

Desde aquí podemos:

Todas las identidades quedarán asociadas siempre a la misma dirección de correo electrónico y podremos elegir de entre todas, la que deseamos emplear en cada envío de correo.

Crear identidad

Para crear la nueva identidad pulsamos sobre Crear:

Crear nueva identidad

A continuación veremos un formulario con los siguientes campos:

Una vez cumplimentados los campos deseados, pulsaremos sobre Guardar:

Formulario para crear identidad

Un mensaje nos indicará que la identidad ha sido creada y quedará almacenada.

Identidad guardada

Modificar identidad

Para modificar una identidad, pulsaremos sobre la misma y en la parte derecha veremos la información asociada. Podremos realizar los cambios que deseamos (como Nombre de visualización, Colegio o Firma) y por último pulsaremos en Guardar.

modificar identidad
Eliminar identidad

Pulsamos sobre la identidad a eliminar y a continuación pulsamos en Eliminar. Un mensaje nos indicará que la identidad ha sido eliminada.

Borrar identidad

Redactar un correo con una nueva identidad

Una vez estamos redactando el correo, para seleccionar la identidad con la que queremos enviar un correo, tendremos que pulsar en las flechas que podremos ver el campo 'De' y a continuación seleccionar la identidad con la que queremos enviar el correo:

Enviar correo identidad

Una vez hemos seleccionado la identidad, se rellenará de manera automática los campos que hubiéramos incluido en la identidad. En nuestro ejemplo, habíamos configurado la firma para que se enviara el correo con copia oculta, que se respondiera a dos direcciones de correo e incorporamos una firma.

Campos identidad se autocompletan

Ahora rellenamos el campo de Remitente y asunto y pulsamos en Enviar:

Enviar correo con nueva Identidad

El destinatario del correo recibirá el correo de este modo:

Recepción de correo

En este caso cuando pulse en Responder, en el campo Destinatario le aparecerán las direcciones que nosotros configuramos en la firma:

Responder correo

Cifrado de correo

El correo electrónico de EducaMadrid dispone de un método sencillo de intercambio de claves PGP para la firma y cifrado de mensajes.

En el siguiente vídeo se explica el concepto de seguridad empleado. Resulta fundamental entender todo el proceso para poder utilizar esta medida de seguridad de manera eficaz:

Crear e intercambiar claves PGP

Para poder utilizarlo, debemos crear nuestras claves PGP. 

Creación de claves PGP

Desde el menú Configuración, seleccionando Claves PGP y haciendo clic en "+" Crear.

Crear Clave PGP

Se nos abrirá una ventana en la que introduciremos la contraseña que tendremos que usar cada vez que queramos firmar o descifrar un mensaje. También podemos elegir entre dos tipos de cifrado. Hacemos clic en Guardar cuando hayamos terminado.

Si olvidamos la contraseña de nuestra clave PGP, no tendremos ningún modo de ver nuestros mensajes.

Crear contraseña clave PGP

Tras unos breves instantes el sistema creará nuestra nueva clave. A partir de este momento podemos firmar digitalmente nuestros mensajes y enviar nuestra clave a otros usuarios. 

Adjuntar mi clave pública

Quienes tengan nuestra clave PGP podrán enviarnos mensajes encriptados. Para poder enviar mensajes cifrados a otro usuario, tendrá que habernos enviado previamente su clave PGP mediante la opción Adjuntar mi clave pública.

Adjuntar clave PGP y firmar

Importar clave de otro usuario

Cuando alguien nos envíe su clave pública, la podemos importar fácilmente haciendo clic en el botón Importar. Su clave quedará almacenada en nuestro fichero y no será necesario volver a importarla mientras no cambie de clave.

Importar clave PGP adjunta

Una vez tengamos la clave pública, podemos firmar y/o encriptar mensajes marcando las opciones correspondientes.

Usar claves PGP

Firmar con clave PGP

Esta fima digital del correo NO debe confundirse con la firma electrónica o DNI electrónico.

Firmar y encriptar correo

Cifrar mensaje con varios destinatarios

 

Plantillas de respuestas

Plantillas de respuestas

Las Plantillas de respuestas de correo tienen como finalidad enviar mensajes con información que no cambia. Puede redactar y guardar un mensaje como plantilla de respuesta y volver a usarlo cuando lo necesite.

¿Cómo puedo Crear una Plantilla de respuestas?

Para crear una plantilla de respuestas, tenemos que seleccionar la opción "Configuración", a continuación, seleccionar la opción "Respuestas" y por último hacer clic en la opción "Crear".

Plantilla de respuesta

Se mostrará en pantalla una nueva ventana.

En el campo "Nombre", indicaremos el nombre que le queremos dar a nuestra plantilla de respuesta.

En el campo "Texto de respuesta", añadiremos el texto del cuerpo del correo.

Por último, haremos clic en el botón "Guardar".

Crear plantilla

Se mostrará en la parte inferior de la pantalla, el siguiente mensaje: “Guardado Correctamente”.

Mensaje de guardado

Como se muestra a continuación, en la opción "Respuesta", se muestra la respuesta creada.

Respuesta creada

Cómo utilizar la plantilla de respuestas

Cuando seleccionamos la opción de "Responder" un correo, en la parte superior de la pantalla aparecerá la opción "Respuesta". Hacemos clic sobre ella.

Opción respuesta

Se desplegará un menú, seleccionamos en el bloque "Insertar una respuesta" la respuesta deseada; en nuestro caso “Actividad Correcta”.

Como se puede ver en la figura, desde el bloque "Gestionar respuesta" podemos crear una nueva respuesta o editar una respuesta ya creada.

Gestionar respuesta

Una vez seleccionada la respuesta deseada, se mostrará en el cuerpo del mensaje el texto de la misma.

En la parte inferior derecha de la pantalla se mostrará el siguiente mensaje: “Respuesta insertada correctamente”.

Para finalizar, hacemos clic en el botón "Enviar".

Enviar respuesta

Modificar o eliminar plantilla de respuestas

Para modificar la plantilla de respuesta, seleccionaremos la opción "Configuración". De las opciones que aparecen seleccionamos "Respuestas", y hacemos clic sobre la respuesta a modificar.

Podremos modificar tanto el nombre como el texto de respuesta.

Por último, haremos clic en el botón "Guardar".

Modificar o eliminar respuestas

En la parte inferior derecha de la pantalla se mostrará el siguiente mensaje: “Guardado correctamente”.

mensaje de guardado

Para eliminar la plantilla de respuesta, seguiremos los pasos anteriores hasta seleccionar la carpeta a eliminar.

Seleccionaremos la opción "Configuración". De las opciones que aparecen seleccionamos "Respuestas", y hacemos clic sobre la respuesta a eliminar.

A continuación, haremos clic en el botón "Eliminar".

Eliminar respuesta

Se mostrará una nueva ventana en la pantalla con el siguiente mensaje: "¿Realmente quiere eliminar este texto de respuesta?"

Hacemos clic en el botón "Eliminar" para confirmar la operación.

Mensaje Está seguro

Al finalizar, se mostrará en la parte inferior derecha de la pantalla el siguiente mensaje: “Eliminado correctamente”.

Mensaje de eliminado

Como se puede ver en la siguiente pantalla, ya no se muestra la respuesta "Actividad incorrecta".

Respuesta eliminada

Otra opción para poder editar o eliminar una respuesta es:

  1. Seleccionar la opción "Configuración"
  2. De las opciones que aparecen seleccionamos "Respuestas"
  3. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la respuesta a modificar o eliminar.
  4. Según la acción que queramos realizar, del menú que aparece seleccionaremos "Abrir", si vamos a modificar la respuesta o "Eliminar" si deseamos eliminar la misma.

Opciones para editar o eliminar respuesta

Programar envío de correo

Programar envío

Entre las opciones que tenemos a la derecha de la pantalla está la opción ¿Cuándo enviar el mensaje?

Cuándo enviar el mensaje

Si optamos por no enviarlo inmediatamente, estamos programando su envío para un momento posterior. El sistema nos sugiere algunos plazos predefinidos: en 5 minutos, en 10 minutos, en 15 minutos, en 30 minutos, en 1 hora, en 2 horas, en 6 horas o a una hora concreta.

Si elegimos la opción a una hora concreta, se nos mostrará un calendario en el que seleccionar día y hora.

Programando correo

Una vez seleccionado el momento del envío, estará listo para programar. En el botón azul observamos que en lugar de Enviar ahora aparece Envío programado.

Envío programado

Destinatarios de un correo programado

Los envíos programados de correo tienen un límite de destinatarios que no se mide en número de usuarios sino en número de caracteres introducidos en los campos "Destinatario", "Cc" o "Cco". Este límite comprende 2048 caracteres y si se sobrepasa, ocurrirá un error en el envío programado.

El límite de caracteres introducidos en los campos "Destinatario", "Cc" o "Cco" en el envío programado de correos no debe sobrepasar 2048 caracteres.

Editar o borrar un correo programado

Al clicar sobre Envío programado de un correo electrónico cuyo momento de envío no es inmediatamente, el correo quedará guardado para su envío. Mientras ese momento no haya llegado, se puede editar y borrar. Desde la opción ... Más del menú superior, clicamos en Envíos programados.

Ver envíos programados

Y se nos mostrarán los correos electrónicos programados pendientes de envío.

Editar o borrar envíos programados

Podemos editarlos con el botón Editar o borrarlos con el botón Eliminar.

 

Redireccionar los correos a otra cuenta

Mediante el reenvío automático podemos redireccionar todos los mensajes a otra cuenta de correo electrónico.

Solamente se permite redireccionar a cuentas de @ madrid.org o de @ educa.madrid.org .

Cuando se redirecciona a una cuenta no corporativa se está corriendo el riesgo de que la información contenida en los mensajes salga del ámbito corporativo y de la UE. Es frecuente la exposición o hackeo de cuentas de correo de servicios de terceros, por lo que la Delegación de Protección de Datos de la Consejería dice que no se redirijan los mensajes a cuentas no corporativas.

Para redireccionar los correos:

Seleccionaremos primero la opción "Configuración", las opciones que aparecen en la pantalla, seleccionaremos "Redirección".

Redireccionar correosSe mostrar una nueva pantalla. En el campo "Dirección destino" de la misma, escribimos la dirección de correo a donde queremos direccionar el correo.

Si deseamos conservar una copia de los correos en nuestra cuenta de EducaMadrid, dejaremos activa la casilla del campo “Mantener copia en local”, (recomendamos dejar esta casilla activada por cuestiones de seguridad).

Dirección donde se quiere redireccionar los mensajesPor último, haremos clic en el botón "Guardar", y se mostrará en la parte inferior derecha de la pantalla el siguiente mensaje: "Guardado correctamente".

Mensaje de guardado correctamentePara desactivar la redirección:

Para desactivar el direccionamiento de correos, seleccionaremos la opción “configuración”, ya continuación, elegiremos la opción “Redirección”. En la siguiente pantalla, haremos clic en el botón “Quitar redirección”.

redirección-3_bis.png

 Se muestra en la pantalla el siguiente mensaje: "¿Está seguro que desea eliminar la redirección?"

Mensaje de confirmación

Hacemos clic en el botón "Aceptar"

Como se puede ver en la siguiente captura de pantalla desaparece en el campo “Dirección destino” la dirección de correo introducida anteriormente, y en la parte inferior derecha de la pantalla se muestra el siguiente mensaje: “Guardado correctamente”.

Mensaje de guardado correctamente

Archivar correos

Para tener organizado nuestro buzón de correo podemos emplear la opción Archivo que organizará nuestros mensajes de manera automática en diferentes carpetas.

Para hacerlo, seleccionamos los correos que deseemos archivar. Podemos hacerlo de diferentes formas:

Una vez seleccionado/s, pulsamos el botón derecho del ratón sobre el/ los mensajes seleccionados, y del menú que vemos a continuación pulsamos sobre Archivo.

Archivar

Una vez hemos pulsado para archivar los correos, nos aparecerá un mensaje indicando que los mensajes se han archivado correctamente y que debemos recargar la página para poder visualizar las carpetas creadas automáticamente:Mensaje archivado correcto

Archivar múltiples mensajes

El propio buzón de correo nos permite realizar una selección más detallada y amplía de nuestros mensajes. Para ello pulsamos sobre Seleccionar y vemos varias opciones:

Seleccionar correos