Calendario del correo electrónico

El calendario del Correo web de EducaMadrid es una herramienta que incorpora las siguientes funcionalidades:

• Creación de eventos con fecha, hora, duración y descripción.
• Repetición de eventos como reuniones semanales (eventos recurrentes).
• Notificaciones de eventos por correo electrónico o popup.
• Invitaciones a otros usuarios para asistir a eventos programados.
• Sincronización con los calendarios del Aula Virtual a través de EMPieza.
• Integración con otros calendarios a través del protocolo CalDAV.
• Compartición de calendarios con usuarios y grupos (a través de EMPieza).
• Búsqueda avanzada de eventos.
• Diferentes opciones de visualización del calendario (día, semana, mes).
• Vista de la agenda en la barra lateral.

Accedemos al calendario desde el panel izquierdo de nuestro correo web.

Interfaz

Una vez hemos accedido al calendario vemos lo siguiente:

1. Vista mensual (1): el mes en curso. Pulsando en las fechas podremos mostrar el mes anterior (<) o el mes siguiente (>). En azul aparecerá marcado el día en el que nos encontramos.
2. Vista ampliada del calendario (2): por defecto el calendario nos mostrará la semana en la que nos encontramos. En amarillo aparecerá marcado el día actual y la línea roja en qué hora del día nos encontramos. En esta área también podremos visualizar los eventos de cada día.
   Si queremos que la vista por defecto sea otra (día, mes o agenda), tendremos que modificarla en la configuración del calendario. Si queremos cambiar la vista del calendario de manera puntual, lo haremos desde la barra superior (3).
3. Barra superior (3): desde aquí podremos añadir eventos, cambiar la vista del calendario, realizar búsquedas y acceder a las preferencias de configuración del calendario.
4. "Calendarios" (4): visualización de todos los calendarios del correo. Además desde aquí podremos crear nuevos calendarios, añadir un calendario CalDAV  y consultar y añadir un calendario compartido.
   

Opciones de la barra superior

• Nuevo evento: este botón nos permite incorporar nuevos eventos al calendario.
• Opciones para cambiar la vista del calendario:
  • "Dia": muestra el día actual junto con los eventos y la hora de inicio y fin de los eventos.
  • "Semana": muestra el calendario en vista semanal y la hora de inicio y fin de los eventos.
  • "Mes": muestra el mes en el que nos encontramos y la hora de fin de los eventos. 
  • "Agenda": muestra los eventos en formato agenda. Por defecto aparecerán solo los eventos que tengamos programados en la semana en curso. Podemos cambiar esta configuración desde las preferencias de configuración del calendario.
• "Buscar": desde aquí podremos localizar eventos. Introducimos la palabra clave (1) y pulsamos en "Buscar" (2). Si queremos hacer una búsqueda más específica, pulsamos sobre el engranaje de filtros (3) donde podremos seleccionar el intervalo de fechas o un periodo de tiempo (Este mes, Este año,...), incluso elegir el calendario donde queramos hacer la búsqueda.
  
  
  
• "Configuración": acceso a las preferencias de configuración de nuestro calendario.

 

 

Eventos

Creación de eventos

Existen dos maneras de crear un evento: pulsando en la parte superior sobre "Nuevo evento" o pulsando sobre el día concreto en cualquiera de las vistas del calendario.

Si tenemos la vista mensual activada, tendremos que desmarcar la opción "Todo el día" para poder configurar la hora de inicio y fin. Si queremos que un evento dure todo el día marcaremos la opción "Todo el día".

En ambos casos, veremos las mismas pestañas:

• "Resumen": introducimos los datos del evento (título, fecha inicio, fecha fin, ubicación, descripción, calendario, categoría, etc.).
  

  El campo "Descripción" está limitado a 200 caracteres.

• "Recurrencia": podemos configurar el evento para que tenga una recurrencia semanal. El número máximo de semanas es 43 (se corresponde con el número de semanas de un curso escolar). Si introducimos una cifra mayor, automáticamente el dato cambiará a 43.
  
  
  
• "Notificaciones": podemos configurar una o varias notificaciones de evento para que nos llegue por correo electrónico o bien por popup. También podemos definir en qué momento queremos recibir la notificación.
  En el caso de calendarios compartidos, las notificaciones de los eventos solo llegarán al propietario del calendario.
  Por ejemplo, si compartimos el calendario con un usuario y le otorgamos permisos de edición, dicho usuario podrá añadir un evento y añadir una o varias notificaciones que solo nos llegarán a nosotros como propietarios del calendario. Además si accede a editar un evento del calendario, le aparecerá un mensaje indicando "Tienes permisos de uso compartido de este calendario, pero no eres propietario". 
  
  
  
• "Asistentes": podemos añadir una relación de asistentes al evento. Para ello introduciremos la dirección de correo electrónico, el "papel" que tendrá en el mismo y si queremos que reciba una notificación, que le llegará por correo electrónico. Podremos consultar el estado de las confirmaciones de asistencia desde esta misma pestaña.
  
• "Adjuntos": podremos añadir un enlace.
  
  

Una vez configuradas todas las opciones necesarias, pulsamos sobre "Guardar" de la parte inferior. Podremos modificar las opciones guardadas editando el evento.

Editar

Para editar las opciones de configuración de un evento, pulsamos sobre el mismo (1) y clicamos sobre "Editar" (2). 

Consultar

Para consultar todos los detalles de un evento, pulsamos sobre el mismo y se mostrará toda la información.

Eliminar

Para eliminar un evento pulsamos sobre el mismo (1) y clicamos sobre "Eliminar" (2). El evento quedará eliminado.

Si nos hemos equivocado, en la parte superior derecha podremos pulsar en "Deshacer" para revertir el borrado y el evento volverá a mostrarse en el calendario:

 

Calendarios

Desde el apartado "Calendarios" podemos consultar todos los calendarios de nuestro correo (1).

Si pulsamos en el icono de tres líneas horizontales (2), accederemos a tres opciones:

• Crear un nuevo calendario y compartirlo.
• Importar un calendario CalDAV
• Consular los calendarios compartidos.

 

Crear

Para crear un calendario pulsamos sobre el icono de las tres líneas horizontales (1) y seleccionamos "Crear calendario" (2).

Cumplimentamos los campos de la pestaña "Resumen" y pulsamos sobre "Guardar":

• "Nombre": palabra o palabras con la que identificaremos el calendario. En nuestro caso, "Tutorías".
• "Descripción": lugar donde podremos incorporar más detalles del calendario, si lo deseamos.
• "Color de fondo": color con el que se publicarán los eventos de este calendario.
• "Color del texto": color de la fuente de los eventos.
• "Visibilidad de evento por defecto": definimos si los eventos del calendario serán públicos o privados por defecto. Si compartimos el calendario para que el resto de usuarios puedan ver los eventos debemos seleccionar visibilidad pública.

El calendario quedará creado.

Una vez creado el calendario, podremos modificarlo, compartirlo, publicarlo, sincronizarlo e importarlo y exportarlo. Para ello pulsamos en el icono de edición (lápiz) que aparece a la derecha del calendario de nuestro interés.

Compartir calendarios

Para compartir el calendario con otros usuarios, accederemos a su edición -> pestaña "Compartir calendario". Allí introduciremos la dirección de correo del usuario(1), seleccionar qué privilegios queremos otorgarle (2) y pulsaremos en "Compartir". Podemos compartir un calendario con varias personas y otorgar a cada una de ellas diferentes permisos de compartición. Una vez añadidos todos los usuarios, debemos pulsar en "Guardar" en la parte inferior de la pantalla para guardar los cambios. 

Para poder compartir un calendario, es necesario que el usuario o los usuarios con los que se vaya a compartir, hayan accedido al menos una vez al correoweb de EducaMadrid.
Si intentamos compartir un calendario con un usuario que nunca ha accedido al correo, nos aparecerá el siguiente error: "El calendario no puede ser compartido con los siguientes usuarios porque sus cuentas de correo son de servidores externos."

No es posible compartir un calendario con grupos de usuarios desde el correo web.
Para compartir nuestros calendarios con grupos, podemos acceder al apartado "Mis calendarios" de EMPieza.

La comunicación entre nuestros calendarios del correo web y EMPieza es bidireccional: en ambos sitios se mostrará la misma información. Los cambios realizados en un sitio quedarán reflejados en el otro. 

Un calendario se puede compartir con diferentes permisos:

• "Compartir calendario": si lo marcamos, el usuario a su vez podrá compartir el calendario con otros usuarios.
• "Publicar calendario": el usuario podrá publicar el calendario.
• "Editar eventos": si activamos esta opción, el usuario podrá crear, borrar y editar todos los eventos del calendario.
• "Ver detalles": al marcar esta opción los usuarios sólo podrán ver los detalles del evento.
• "Notificar": si marcamos esta opción, el usuario con el que compartamos el calendario recibirá una notificación por correo electrónico y podrá añadir el calendario compartido desde la notificación. 

Para dejar de compartir el calendario con un usuario, pulsamos en "Eliminar" que aparece en la parte derecha del mismo.

Publicar

Esta opción nos permite poner a disposición de otros usuarios un enlace a los eventos de nuestro calendario. Cada vez que se ejecute dicho enlace se mostrarán todos los eventos que se hayan incorporado. El formato generado es ICS. 

Sincronizar

CalDAV es un protocolo que nos permite acceder, administrar y compartir los datos de nuestro calendario en varios dispositivos. De este modo cualquier cambio que realizamos en el calendario como añadir, editar o eliminar eventos se actualizará automáticamente en todos los dispositivos que tengamos sincronizados. 

Para crear la sincronización, cumplimentamos los siguientes datos:

• "Nombre de visualización" (1): nombre que queramos darle a la conexión.
• "Contraseña" (2): la contraseña debe estar compuesta por al menos 10 caracteres. Es importante que recordemos la contraseña ya que si la olvidamos, no podremos recuperarla y tendremos que eliminar la conexión y volver a generar otra.
• "Solo lectura" (3): si solo queremos permitir leer los eventos pero no añadir nuevos marcaremos esta opción.

Por último pulsamos sobre "Crear conexión" (4).

Una vez creada la conexión vemos los datos de la misma. Estos serán los datos que tendremos que introducir en el aplicativo donde queramos compartirlo.

Importar/exportar

Con la opción "Importar" podemos subir una fichero ICS con eventos para mostrarlos en nuestro calendario.

La opción "Exportar" permite descargar nuestro calendario en formato ICS para importarlo a otro aplicativo. En este caso el fichero ICS generado solo contendrá la información que hubiera en el calendario en el momento de la exportación. 

Borrar

Para eliminar un calendario, accederemos a la edición pulsando sobre el icono del lápiz y clicaremos sobre "Borrar calendario".

Un mensaje nos solicitará que confirmemos que queremos eliminarlo.

Ocultar

Podemos ocultar uno o varios calendarios y por tanto todos los eventos del mismo. Para ello pulsaremos sobre el calendario que  queramos ocultar y veremos que el calendario aparecerá tachado. Los eventos de este calendario desaparecerán de la vista. En este ejemplo hemos ocultado todos los calendarios menos el de "Tutorías" por esa razón solo vemos los eventos de este calendario.

Si ocultamos el calendario del correo web sincronizado en EMPieza, también se ocultarán los eventos en EMPieza.

Añadir calendario CalDAV

Esta opción nos permite importar un calendario en formato CalDAV. Al importar un calendario empleando esta opción, cualquier cambio que se realice en el calendario fuente se irá actualizando de manera automática en los dispositivos donde los tengamos sincronizado.

Para importar el calendario, pulsamos sobre el icono de las tres líneas horizontales (1) y seleccionaremos "Añadir calendario CalDAV" (2).

Cumplimentamos los campos "URL de CAlDAV" (1), "Nombre de usuario" (2) y "Contraseña" (3). Estos datos debe proporcionarlos el propietario del calendario. Pulsamos sobre "Buscar calendarios" (4). Al hacerlo nos mostrará el calendario (5) y pulsamos sobre "Guardar" (6).

El calendario se mostrará en el apartado de nuestros calendarios. Si pulsamos sobre "Editar" del calendario podremos modificar el nombre del calendario y el aspecto de sus eventos, entre otros datos. Si queremos eliminarlo, bastará con pulsar sobre "Borrar calendario".

Calendarios compartidos

Desde este apartado podemos consultar los calendarios que nos han compartido. El "número" que aparece es el número de calendarios compartidos. En este ejemplo, el número 2 indica que otros usuarios nos han compartido dos calendarios.

 

Al pulsar sobre "Calendarios compartidos" vemos el nombre, el propietario de los calendarios y la fecha en la que nos  lo han compartido. Desde aquí podremos:

• Eliminar el calendario, pulsando sobre "Quitar" (1);
• incorporar el calendario a nuestros calendarios pulsando sobre "Añadir" (2);
• rechazar la compartición pulsando sobre "Dejar de compartir" (3).

En la lista de calendarios, reconoceremos los calendarios compartidos por la aclaración entre paréntesis: (compartido).

 

Videotutoriales

• Interfaz.
• Creación de eventos.
• Crear y compartir calendario.