Redactar un correo nuevo
Redactar un correo
Para redactar un nuevo correo, pulsamos en la opción “Redactar“de la columna de la izquierda. 
Se abrirá una nueva ventana, en la que se muestran los siguientes apartados:
- Destinatario: escribimos el destinatario o destinatarios a quién/es va dirigido el correo.
- Asunto: escribimos una breve descripción o título.
- Cuerpo del mensaje: escribimos el texto o contenido del correo.
- Opciones y archivos adjuntos: podemos establecer las opciones de envío de correo como, por ejemplo: firmar digitalmente el mensaje, establecer la prioridad, en qué carpeta guardamos el mensaje enviado y cómo enviar el mensaje, entre otras opciones. Además, podemos incorporar el archivo o archivos que queremos enviar junto al cuerpo del correo.
- Botón Enviar: una vez escrito el correo e indicado a quién va dirigido, haremos clic sobre él, para realizar el envío del correo.
Introducir destinatarios
Para indicar el o los destinatarios, situamos el cursor del ratón en el campo "Destinatario", donde debemos introducir la dirección de correo de la persona o personas a las que queremos enviar el correo electrónico.
Para indicar los destinatarios tenemos dos opciones:
- Escribir las direcciones de correo en los campos Destinatario, Cc o Cco.
- Seleccionar de la libreta de contactos las direcciones a las que queremos enviar el correo.
Escribir las direcciones directamente en los campos Destinatario, Cc o Bcc
- Campo Destinatario
Situamos el cursor del ratón en este campo y escribimos la dirección del destinatario de nuestro mensaje.
- Campo Cc
En este campo escribimos la dirección de la persona a la que queremos enviar copia de nuestro mensaje. Si queremos enviar el correo varias personas, tenemos que separar las direcciones por comas. Las copias se suelen enviar a destinatarios que precisen recibir el mensaje como información, generalmente por estar indirectamente interesados en el asunto del correo. Todos los destinatarios pueden ver la lista completa de los usuarios a los que va dirigido el mensaje.
- Campo Cco
Las copias ocultas se suelen enviar a destinatarios que puedan necesitar leer lo que se ha escrito sin que el resto de los destinatarios sepan que también han recibido el mensaje. Así, "oculta" significa que la identidad de estos destinatarios se les oculta al resto de los destinatarios del correo. Sólo el remitente y los destinatarios "Cco" sabrán que han recibido una copia.
Para introducir varios destinatarios en “Destinatarios:”, “Cc” o “Cco”., debemos separar las direcciones mediante comas o punto y coma.
Para tener acceso a los campos "Cc" y "Cco", tendremos que hacer clic en el signo “+” que aparece a la derecha del campo Destinatarios y seleccionar la opción deseada "Cc" o "Cco".
Una vez seleccionada la opción correspondiente, introducimos las direcciones en cada uno de esos campos.
En cualquiera de estos campos, según vayamos escribiendo caracteres de las direcciones a incluir, el sistema nos mostrará todas aquellas coincidencias que encuentre en la libreta de direcciones.
Seleccionar de la libreta de contactos las direcciones a las que queremos enviar el correo
Para seleccionar un contacto o contactos de la libreta de direcciones, tenemos que hacer clic en el icono “Añadir contacto” que aparece a la derecha del campo "Destinatarios" y luego haremos clic en la libreta de direcciones deseada.
También podremos emplear el buscador. En este caso deberemos introducir los tres primeros caracteres del usuario o grupo que queramos localizar y pulsar la tecla "intro" del teclado. Al hacerlo nos devolverá los resultados coincidentes con nuestra búsqueda y pulsaremos sobre el de nuestro interés.
En nuestro caso, haremos clic en la libreta de "Direcciones Personales". Si solamente queremos mandar el correo a un solo destinatario, haremos clic sobre él. Si lo que queremos es mandárselo a más de un destinatario, haremos primero clic sobre la casilla "Seleccionar" para que nos permita ir seleccionando cada uno de los destinatarios. Una vez seleccionados los destinatarios, pulsaremos en el botón "Insertar".
En el campo "Destinatarios", se mostrarán todos los destinatarios seleccionados en el paso anterior.
Asunto
En este campo introduciremos el tema o cuestión del correo.
Cuerpo del mensaje
Para escribir el texto del correo electrónico, nos situamos en el cuerpo, donde comenzaremos a escribir nuestro mensaje.
Podemos utilizar caracteres especiales, fuentes, colores y formatos distintos, así como incluir imágenes, tablas o enlaces. Utilizaremos la "Barra de herramientas" para seleccionar la función de formato que queremos emplear.
Al copiar y pegar la información procedente de otras fuentes, como puede ser un documento de texto, una página web, un PDF, etc., podemos trasladar a nuestro mensaje errores de formato que afectan a la accesibilidad (color, numeración y viñetas, hiperenlaces, etc.). Para evitar que esto ocurra, el texto en el cuerpo del mensaje se pega por defecto como texto plano. A continuación, tendremos que darle el formato deseado usando las opciones del editor del correo.
Si queremos mantener el formato original, tendremos que pulsar sobre el icono "Pegar como texto plano" antes de pegar la información.
El servicio no permite incrustar vídeos dentro del cuerpo del correo. Aunque el remitente sí pueda verlo al receptor no le aparecerá en el mensaje que reciba. Como alternativa recomendamos incluir la URL o un hiperenlace en el cuerpo del mensaje.
Asistente de IA en el correo web
El asistente de inteligencia artificial (IA) ha sido integrado en el Correo web de EducaMadrid con el propósito de facilitar la redacción de nuevos correos electrónicos y ayudarnos a generar borradores más rápidos, claros y adaptados al contexto.
Ofrece sugerencias de texto en varios idiomas con diferentes adaptaciones de estilo y propuestas de redacción según nuestras indicaciones en cuanto a la longitud y la creatividad.
Este asistente no debe sustituir nuestro criterio personal: se trata una herramienta de apoyo que podría agilizar el proceso de escritura y mejorar la calidad de nuestros mensajes.
El asistente de IA no está disponible para cuentas de alumnos.
Actualmente, sólo disponible en pruebas para centros EMLab 1000+ y 500+. Su activación se hará de manera progresiva en los demás centros.
Advertencias sobre los textos generados por el asistente de IA
- Antes de utilizar el asistente, debemos informarnos sobre las responsabilidades de su uso.
- Se trata de un asistente adaptado al entorno educativo.
- Los textos generados son propuestas automáticas. Es importante que los leamos, verifiquemos y adaptemos antes de enviarlos.
- El asistente no siempre interpreta correctamente matices (contexto cultural, social o profesional), por lo que conviene revisemos y ajustemos el tono al destinatario.
- La IA puede ofrecernos información desactualizada, imprecisa o equivocada.
- Nosotros somos los responsables finales del contenido del mensaje enviado.
Instrucciones de uso
Al redactar un nuevo mensaje (botón "Redactar"), encontraremos en el menú superior el botón "Redactar un mensaje con IA".
Se nos abrirá una ventana emergente: "Asistente de IA". Podremos definir los siguientes elementos:
- Nombre del destinatario.
- Nombre del remitente. Es el nombre de visualización que tenemos guardado en nuestra identidad del correo electrónico guardada como predeterminada.
- Estilo: "Asertivo", "Informal", "Entusiasta", "Divertido", "Informativo", "Profesional", "Urgente", "Ingenioso".
- Longitud: "Corto", "Medio", "Largo".
- Creatividad: "Bajo", "Medio", "Alto".
- Idioma: podemos elegir entre veintidós lenguas.
- Instrucciones: espacio en el que introduciremos las instrucciones (prompt) para que el asistente genere un mensaje. La calidad del prompt influirá en la calidad de la respuesta. Cuanto más claro y específico sea, más ajustado será el resultado.
- Ejemplos de instrucciones: algunos ejemplos de prompts. Podemos usar un ejemplo como punto de partida y editarlo añadiendo información más ajustada a nuestro contexto.
Una vez escrita la instrucción, pulsaremos en "Generar correo electrónico" para que el asistente nos ofrezca un borrador. Podremos editar el texto del borrador manualmente. También podemos modificar la configuración del prompt (estilo, longitud y creatividad) y/o el texto de la instrucción para conseguir un óptimo resultado.
Cuando hayamos terminado de trabajar con el asistente, pulsaremos en el botón "Insertar correo electrónico":
Se nos abrirá la ventana del mensaje con el texto generado.
Es importante que revisemos el texto antes de enviarlo y ajustemos tanto el formato (listas, negritas, hiperenlaces, etc.) como el contenido.
Al final del mensaje se incluye el texto "Generado por IA (Built with Llama)" o "Generado por IA (modelo Mistral)", según qué modelo haya sido empleado en ese momento.
Opciones y archivos adjuntos
Adjuntar archivos
El tamaño máximo de ficheros que pueden adjuntarse en un correo no puede exceder los 10 MB.
Podemos adjuntar un archivo o archivos, de dos maneras diferentes:
Desde el botón Adjuntar un archivo:
- Haremos clic sobre el botón “Adjuntar un archivo”.
- Localizaremos en nuestro equipo el fichero o ficheros a incluir y pulsaremos sobre el botón “Abrir”. Podemos realizar está operación varias veces para incluir varios ficheros siempre que la suma de las capacidades de todos ellos no supere los 10MB.
Se mostrarán en el apartado correspondiente los ficheros adjuntos.
Arrastrar y soltar fichero (Drag and drop)
- Una vez redactado el correo, abriremos el explorador de ficheros de nuestro equipo y seleccionaremos los ficheros que deseamos adjuntar.
- Una vez seleccionados y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastraremos los ficheros hasta el apartado “Adjuntar un archivo”.
Otras opciones de envío
Confirmación de recibido: Activaremos esta opción si queremos que nos llegue un mensaje confirmando que el correo ha sido recibido por los destinatarios cuando lo abran.
Prioridad: podemos establecer la prioridad. Del desplegable que aparece podemos seleccionar distintos tipos de prioridades: La más baja, Baja, Normal, Alta y La más alta. Por defecto está marcada Normal.
Guardar mensaje enviado en: Podemos establecer dónde queremos guardar el correo enviado en nuestra estructura de carpetas. Por defecto aparece seleccionada la carpeta Enviados.
¿Cuándo enviar el mensaje?: Podemos establecer el periodo de tiempo que ha transcurrido desde que redactamos el correo hasta que es enviado. Puede seleccionarse del desplegable desde en 5 minutos a una hora concreta. Por defecto aparece Inmediatamente. Podemos modificar esa opción para escribir un correo programado.
Enviar correo
Tras redactar nuestro correo, seleccionar los destinatarios y elegir las opciones oportunas, haremos clic en el botón “Enviar”.
Nos aparecerá un mensaje en la pantalla durante unos segundos, que nos permitirá terminar el envío o cancelarlo. Una vez trascurrido el tiempo establecido, si no hemos realizado ninguna de las acciones, el correo será enviado.
Se mostrará en la parte inferior derecha de la pantalla el siguiente mensaje: “Mensaje enviado correctamente”.
¿Cómo guardo un correo inacabado como borrador?
El botón "Guardar" que aparece en la parte superior cuando estamos redactando un correo, coloca un mensaje inacabado en una carpeta llamada "Borradores".
Es importante añadir un destinatario y/o un asunto al mensaje antes de guardarlo como borrador de forma que podamos identificarlo fácilmente dentro de la carpeta de Borradores.
En todo momento podemos reanudar la redacción de un mensaje guardado como borrador. Para ello, pulsamos sobre la carpeta Borradores del menú lateral izquierdo (1) y seleccionamos el correo a reanudar (2). Por último, pulsamos sobre Editar (3):
Una vez pulsemos en Editar, finalizaremos la redacción del email y pulsaremos sobre “Enviar”. Desaparecerá entonces de “Borradores”, almacenándose una copia en la carpeta de Enviados.
