Cuenta TIC e institucional

Tanto la cuenta TIC como la cuenta institucional del centro tienen los mismos permisos de gestión en EMPieza, aunque no tienen acceso a las mismas aplicaciones que un usuario con perfil de profesor.

Aplicaciones

Gestión de EMPieza desde las cuentas institucionales

Los perfiles de la Cuenta institucional y de la Cuenta TIC están configurados para gestionar en EMPieza distintos permisos y realizar acciones que no forman parte de las funciones de un profesor. Ambas cuentas tienen los mismos permisos de gestión.

En cuanto a la gestión de diferentes servicios integrados en EMPieza, tanto la Cuenta institucional como la Cuenta TIC tienen algunas peculiaridades con respecto al rol de "Profesor":

Gestión de grupos públicos

Solo la cuenta institucional y la cuenta TIC pueden eliminar del listado de grupos públicos los que han sido creados por otros usuarios. Para ello, desde la cuenta TIC o institucional, accederemos a "Aplicaciones" - "Gestión de grupos" (1) y pulsaremos en el botón "Grupos públicos" (2):

Acceder a "Aplicaciones" - "Gestión de grupos" - "Grupos públicos".

Para eliminar un grupo público creado por otro usuario, pulsaremos en el icono de la papelera (3).

La eliminación de los grupos públicos de la lista de "disponibles" no afecta ni al creador ni a los docentes del centro que ya los hayan usado. Es decir, los seguirán teniendo en su listado de grupos.

Gestión de grupos

Tanto la cuenta institucional como la cuenta TIC pueden realizar la gestión de grupos de la misma manera como lo hace un usuario con perfil de profesor. Para más información, consulta la documentación de ayuda sobre el uso de la aplicación Gestión de grupos desde la cuenta de profesor.

Es recomendable utilizar esta aplicación desde las cuentas administrativas solo para crear grupos de docentes, como, por ejemplo, equipos docentes, departamentos, etc., o grupos de usuarios externos (EOEP, DAT, DG, SDG, etc.) que posteriormente podrán ser utilizados para la compartición de recursos a través de Cloud y para la creación de grupos de contacto en el correo web.

La gestión de grupos desde la cuenta TIC o la cuenta institucional del centro es igual que la que se realiza desde perfil de profesor. Consulta toda la información sobre el uso de la aplicación Gestión de grupos desde la cuenta de profesor.

Es recomendable utilizar la aplicación Gestión de grupos desde las cuentas administrativas solo para la creación de grupos de usuarios internos (equipos docentes, departamentos, etc.)  y/o externos al centro (DAT, EOEP, DG, SDG, etc.) para las tareas propias del equipo directivo: compartición de documentación de centro, programaciones, adaptaciones curriculares, gestión de claustro, etc. La creación y la gestión de grupos de docencia directa es más recomendable desde las cuentas personales de cada profesor.

Al igual que en la gestión de grupos realizada desde la cuenta del profesor, una vez creado el grupo, tendremos que sincronizarlo con los servicios integrados. En este caso, solo podremos sincronizar con el correo web y Cloud:

Gestión de grupo con la cuenta institucional.

La gestión de un grupo nos permitirá:

    1. Sincronizar con el Correo significa que en el correo web de esa cuenta se cree el grupo de contacto con el mismo nombre y los mismos integrantes.
    2. Sincronizar con Cloud implica que se cree este grupo en Cloud para que los usuarios que lo integran puedan compartir archivos entre sí.

      Hay que recordar que cada vez que modifiquemos la composición del grupo (añadamos o quitemos usuarios), tenemos que volver a sincronizar para que la composición de los grupos se actualiza tanto en el Correo como en Cloud.


      Además, podemos realizar otras gestiones con el grupo:
    3. Crear un evento en directo (videoconferencia Jitsi o streaming) con este grupo de usuarios. El evento aparecerá en los calendarios de EMPieza y del correo web de todos los integrantes del grupo.
    4. Enviar un mensaje desde EMPieza a todo el grupo de usuarios.
    5. Crear un evento de grupo que aparecerá en los calendarios de EMPieza y del correo web de todos los integrantes del grupo.
    6. Matricular a los usuarios de ese grupo en un curso del Aula Virtual.
Directos

Tanto la Cuenta institucional como la Cuenta TIC pueden gestionar los eventos en directo de la misma manera como lo hace un usuario con perfil de profesor

Para más información, consulta la documentación de ayuda sobre la gestión de Directos con la cuenta de profesor.

La gestión de Directos desde la cuenta TIC o la cuenta institucional del centro es igual que la que se realiza desde perfil de profesor. Consulta toda la información sobre la gestión de Directos con la cuenta de profesor.

 
Comparti2

Desde los perfiles de la Cuenta institucional y de la Cuenta TIC no podremos otorgar autorizaciones a los alumnos para el uso de Comparti2, por lo que tampoco tendremos acceso al "Histórico" como en el caso de las cuentas del profesor.

El uso de Comparti2 para subir archivos de hasta 15GB es el mismo que en el caso de las demás cuentas. Consulta la documentación de ayuda sobre la subida y compartición de archivos mediante esta herramienta.

 
Aula Virtual

El proceso de creación de nuevos cursos y la matriculación de grupos de alumnos en ellos desde la Cuenta institucional y la Cuenta TIC es el mismo que desde la cuenta del profesor.

Consulta la documentación de ayuda sobre la gestión del Aula Virtual desde EMPieza.

Cloud

Desde EMPieza podemos "sincronizar con Cloud" un grupo, lo que implica crear ese grupo en Cloud para que los usuarios que lo integran puedan compartir archivos entre sí.

Consulta la documentación de ayuda para conocer cómo funciona la compartición con grupos en Cloud.

 

Opciones TIC

Gestión de Aula Virtual

Esta aplicación permite a los coordinadores TIC administrar permisos para que los profesores del centro puedan crear cursos en las categorías del Aula Virtual de su centro desde EMPieza.

El permiso otorgado a un profesor o grupo de profesores para crear cursos en el Aula Virtual sólo se aplica para hacerlo desde EMPieza. Los profesores no podrán crear cursos desde el entorno del Aula Virtual. El rol de "Creador de cursos" se gestiona desde el Aula Virtual. 

Panel de control de la aplicación "Gestión de Aula virtual". 

Antes de empezar a gestionar los permisos de creadores de cursos en EMPieza, el coordinador TIC debe crear las categorías y subcategorías en el Aula Virtual de su centro (Administración del sitio - Cursos - Administrar cursos y categorías).

El procedimiento para otorgar permisos de creadores de cursos a los docentes del centro es el siguiente:

  1. En primer lugar, tenemos que seleccionar la categoría en la que queremos otorgar permiso de creador de cursos.
  2. Categoría: en este apartado podemos obtener información acerca de qué usuarios tienen los permisos otorgados ("Todos", "Ninguno" o lista de usuarios específicos).
  3. Usuarios permitidos. Podemos elegir entre varias opciones:
    • Todos: todos los docentes del centro obtendrán permisos de creadores de cursos en la categoría seleccionada.
    • Específicos: solo los usuarios seleccionados en el apartado 4 obtendrán permisos de creadores de cursos en la categoría seleccionada.
    • Ninguno: se retirará el permiso de creadores de curso a todos los usuarios que lo tenían en la categoría seleccionada.
  4. Usuarios: este apartado se activa solo cuando seleccionamos "Específicos" en el apartado 3, "Usuarios permitidos". Podemos utilizar el buscador para localizar a usuarios concretos dar permisos de creadores de cursos a un grupo de usuarios.

Para dar permisos de creadores de cursos a grupos de profesores, debemos crearlos primero en la aplicación "Gestión de grupos". Así, por ejemplo, el coordinador TIC puede crear grupos de departamentos, de equipos docentes, de proyectos, etc. para posteriormente dar permisos de creadores de cursos a los profesores de un departamento, equipo docente, etc.

Gestión de backups AV

Desde esta página el coordinador TIC podrá restaurar las últimas copias de seguridad automáticas correspondientes al curso académico pasado. 

Recordemos que las copias de seguridad automáticas son las copias de respaldo (backup) de la plataforma. Son las únicas que contienen datos de usuarios y en circunstancias habituales solamente pueden ser restauradas por técnicos de EducaMadrid. 

Para facilitar el acceso a la información en el caso de alguna reclamación abierta y cumplir con las instrucciones de inicio de curso, que recomiendan reiniciar los cursos una vez finalizado el año académico, se ha habilitado esta opción para que el Equipo directivo del centro pueda acceder a las últimas copias automáticas si es necesario presentar las evidencias ante el Servicio de Inspección.

La restauración de una copia de seguridad automática se debe realizar solo si existe una necesidad muy justificada como, por ejemplo, la presentación de evidencias ante el Servicio de Inspección en el caso de una reclamación.

Restaurar copia de seguridad de un curso en el AV.

El procedimiento de restauración de la copia de seguridad automática es el siguiente:

  1. Podemos buscar la copia de seguridad por la ID del curso o por el nombre corto utilizando el filtro.
  2. A continuación, seleccionaremos la copia de seguridad en la columna "Seleccionar".
  3. Elegiremos la categoría donde queremos llevar a cabo la restauración.
  4. Pulsaremos en "Restaurar".

Aparecerá un mensaje de confirmación que nos advierte: "Se está realizando el proceso de restauración, puede tomar un tiempo."

Mensaje de confirmación de la restauración en curso.

Si accedemos al Aula Virtual, veremos que el curso se está restaurando en la categoría que hemos seleccionado.

Reinicio de cursos

Una vez finalizado el curso académico, todos los cursos de las Aulas Virtuales serán reiniciados de manera automática por EducaMadrid en los meses estivales (julio y agosto) a partir del curso escolar 2023 -2024.

El reinicio automático de cursos se realiza para garantizar la protección de datos personales en cumplimiento de las instrucciones de inicio de curso y de las recomendaciones de la Delegación de Protección de Datos.

En este proceso se ha tenido en cuenta que existen circunstancias en las que los centros educativos necesitan disponer de los cursos con datos de usuarios del curso anterior. Por ese motivo se ha habilitado la posibilidad de marcar en EMPieza aquellos cursos que por motivos excepcionales un centro necesita conservar. Esto sólo podrá ser realizado por el coordinador TIC del centro o por la cuenta institucional del centro.

Consideraciones previas

Para garantizar la protección de datos personales, las copias automáticas NO deben ser utilizadas para trabajar con los cursos de forma habitual al año siguiente ya que conservan los datos de todos los alumnos.

Acceso

Una vez en EMPieza podemos acceder a "Reinicio de cursos" desde dos sitios:

Esta opción sólo estará disponible para la cuenta TIC y para la cuenta institucional del centro.

  1. Pulsando en la "flecha" que aparece la derecha de "Opciones TIC" (1) y a continuación seleccionando "Reinicio de cursos" (2).Desplegamos el menú "Gestión TIC" y pulsamos sobre "Reiniciar curso".
  2. Pulsando sobre "Opciones TIC" (1) y en la pantalla que vemos a continuación seleccionando "Reinicio de curso" (2).
    Pulsamos sobre Opciones TIC y a continuación sobre Reinicio de cursos.

Con independencia de la opción elegida vemos la siguiente información:

  1. Fechas en las que está habilitada la opción de marcar cursos para que no se reinicien de manera automática: del 1 de abril al 30 de junio inclusive.
  2. Enlace que nos llevará a esta misma documentación de ayuda para el reinicio de cursos del Aula Virtual
  3. Mensaje de advertencia en el que se indica que el borrado de datos de alumnos se realizará en todos los cursos y en caso de marcar algún curso para que no sea reiniciado, dicho curso sólo podrá ser marcado durante dos años seguidos.
  4. Zona de cursos: aquí veremos el listado de todos los cursos de nuestra Aula Virtual, tanto los visibles como los ocultos. Desde este listado marcaremos aquellos cursos que necesitamos que no sean reiniciados

Pantalla principal de Reinicio de curso.

Funcionamiento

El marcado de cursos que no deben reiniciarse automáticamente solo podrá realizarse del 1 de abril al 30 de junio inclusive. 

Una vez hemos accedido a "Reinicio de cursos" vemos el listado de cursos de nuestro Aula Virtual con la siguiente información:

Para facilitar la búsqueda de cursos resulta muy útil emplear la función "Filtrar". Aquí introducimos el texto o id del curso que queremos localizar (1) y automáticamente se listarán únicamente los cursos coincidentes (2).Introducimos texto y automáticamente vemos los cursos coincidentes.

 

Marcar un curso para no reiniciar automáticamente

El marcado de cursos que no deben reiniciarse automáticamente solo podrá realizarse del 1 de abril al 30 de junio inclusive. 

Una vez localizado el curso en la columna de la derecha pulsamos sobre el icono del "lápiz" que aparece en la columna "Modificar".Pulsamos sobe el "lápiz".

Vemos un mensaje donde aparecen los motivos por los cuales podemos justificar que no se borren los datos personales del curso (1). Estos motivos son: