EMPieza, aplicación de gestión de grupos

¿Qué es EMPieza?

¿Qué es EMPieza?

EMPieza es una aplicación de gestión de servicios y herramientas de EducaMadrid para grupos de usuarios. Representa un "centro de control" que permite creación de grupos de usuarios y gestión de diferentes herramientas de EducaMadrid para esos grupos.

EMPieza reúne en un mismo espacio los siguientes servicios y herramientas:

Para simplificar el acceso a todos estos servicios, EMPieza dispone de SSO (siglas del inglés Single Sign On), un procedimiento de autenticación que facilita el acceso mediante una única identificación en la aplicación evitando el ingreso repetitivo de usuario y contraseña en los demás servicios conectados. La implantación de SSO en todos los servicios se irá realizando de manera progresiva.

La implantación de SSO en los servicios interconectados en EMPieza se irá realizando de manera progresiva.

Perfiles de usuarios

Perfiles de usuarios

Podemos identificar cinco perfiles para el uso de la aplicación. Cada uno de ellos tiene permisos de gestión y acceso definidos:

Permisos de perfiles de usuarios en EMPieza.

Los perfiles de usuarios de EMPieza no son jerárquicos. Es decir, un usuario con el perfil Cuenta institucional o Cuenta TIC no tiene más permisos de gestión que un profesor, sino que sus permisos son diferentes.

Aspectos comunes a todos los perfiles

Acceso a la aplicación

Accedemos a la aplicación EMPieza a través de la url https://empieza.educa.madrid.org/ autenticándonos con nuestro usuario sin @educa.madrid.org  y contraseña:

Ventana de acceso a EMPieza

Se nos abrirá la pantalla de inicio que contiene una serie de bloques que nos dan información y acceso a distintas herramientas o servicios de EducaMadrid.

Además, desde cualquier página de la aplicación visualizaremos el menú superior que contiene:

  1. icono de EMPieza en la esquina superior izquierda enlazado a la url de la pantalla de inicio;
  2. botones de la esquina superior derecha: acceso al correo electrónico con el número de mensajes no leídos, acceso a datos del usuario y botón del cierre de sesión;
  3. en función de nuestro perfil, acceso a "Aplicaciones" y "Opciones TIC".

Menú superior de EMPieza.

Pantalla de inicio

La pantalla de inicio es lo primero que vamos a ver después de la autenticación, por lo que será útil hacerla funcional y cómoda.

Podemos personalizar la pantalla de inicio a nuestro gusto dejándola más despejada o solo con aquellas aplicaciones que realmente utilizamos a menudo. Para acceder a la edición, pulsaremos el botón "Editar pantalla de inicio" en la esquina superior derecha:

Acceso a la edición de la pantalla de inicio de EMPieza.

Se activan las opciones de edición que permiten:

1. Seleccionar qué bloques queremos que aparezcan en nuestra pantalla de inicio. Para eliminar un bloque, pulsaremos sobre el aspa situada en la esquina superior derecha. Para añadir un bloque nuevo, pulsaremos sobre el botón "Editar bloques" y clicaremos en el símbolo "+" para agregarlo a nuestra pantalla de inicio.

La ventana de edición de bloques para añadirlos o quitarlos de la pantalla de inicio.

Solo el bloque "Calendario" permite elegir uno de los dos tipos:

2. Personalizar el orden de los bloques.

El criterio programado en la aplicación permite ordenar los bloques según el orden alfabético pulsando el botón "Reorganizar". Si queremos personalizar más el aspecto de nuestra pantalla de inicio, podemos mover los bloques pulsando el botón izquierdo del ratón y arrastrándolos a la posición deseada (1). Una vez terminado el ajuste, es importante guardar los cambios clicando en "Terminar edición" (2).

Mover bloques para reubicarlos en la pantalla de inicio.

Utilidades de los bloques de la página de inicio (perfiles Cuenta TIC, Cuenta institucional, Profesor):

Utilidades de los bloques de la página de inicio (perfil Alumno):

3. Eliminar el bloque de la pantalla de inicio.

Para eliminar un bloque de la pantalla de inicio, debemos pulsar el botón "Editar pantalla de inicio" para activar la edición y seleccionar el aspa en la esquina superior derecha del bloque que no queremos que aparezca.

Eliminar un bloque de la pantalla de inicio de EMPieza.

Para finalizar la edición de la pantalla de inicio, clicaremos en "Terminar edición".

Para volver a la pantalla de inicio desde cualquier página de la aplicación, pulsaremos en el icono de la aplicación en la esquina superior izquierda.

Acceso al correo

El icono de correo electrónico, situado en la esquina superior derecha, al lado del desplegable de nuestro nombre, da acceso al correo web institucional e indica el número de mensajes no leídos que tenemos en nuestra bandeja de entrada.

Acceso al correo no leído a través del icono de la esquina superior derecha.

Si en la bandeja de entrada de nuestro correo no hay mensajes nuevos, el icono de correo electrónico no se mostrará en la esquina superior derecha. En este caso, para acceder a nuestro correo web usaremos el acceso del bloque CorreoWeb de la pantalla de inicio:

Acceso al correo web a través del bloque CorreoWeb.

Si en la bandeja de entrada de nuestro correo no hay mensajes nuevos, el icono de correo electrónico no se mostrará en la esquina superior derecha.

 

Mis datos

Acceso a "Mis datos" desde el icono de la esquina superior derecha.

En este apartado se incluye la  información relevante sobre nuestro perfil: nuestra información personal, nuestras aulas virtuales y un buscador de Aulas Virtuales.

Cuando accedemos a la aplicación EMPieza por primera vez, tenemos que dirigirnos al bloque "Información personal" para introducir nuestra contraseña de EducaMadrid para que se sincronicen los datos del correo . Cada vez que modifiquemos nuestra contraseña en el Portal educativo de EducaMadrid, tenemos que acceder a "Mis datos" para guardar la nueva contraseña. De esta forma, tendremos sincronizados los datos de nuestro correo con la aplicación (por ejemplo, el número de correos no leídos).

Guardar la contraseña en el bloque "Información personal".

Cuando accedemos a la aplicación EMPieza por primera vez o cuando modificamos nuestra contraseña en el Portal Educativo de EducaMadrid, tenemos que dirigirnos al bloque "Información personal" para guardar nuestra contraseña para que se sincronicen los datos del correo .

Uso del calendario

Sincronización del calendario

Actualmente, el calendario de EMPieza está sincronizado con el del correo web de EducaMadrid, aunque próximamente, está prevista la posibilidad de sincronizarlo con los calendarios de nuestras Aulas Virtuales también.

Cuando accedamos a EMPieza por primera vez, el calendario de la herramienta estará sincronizado por defecto con "Mi Calendario" del correo institucional. Pero si tenemos creados varios calendarios en nuestro correo web, podremos cambiar la sincronización en cualquier momento teniendo en cuenta que solo podremos sincronizar un calendario del correo web con el calendario de EMPieza.

Solo podemos sincronizar un calendario de nuestro correo web con el calendario de EMPieza. Si ocultamos el calendario del correo web sincronizado, también se ocultarán los eventos en EMPieza.

En el bloque "Calendario" de la pantalla de inicio y en el calendario de nuestro correo web veremos reflejados tanto los eventos creados en EMPieza (directos y eventos de calendario) como los eventos creados en el correo web. Es decir, los calendarios se sincronizarán y mostrarán los mismos eventos. Sin embargo, si queremos editar esos eventos, tendremos que acudir al sitio de su creación: no podremos editar o borrar en EMPieza un evento creado en correo web y viceversa.

Para comprobar con qué calendario está sincronizado el de EMPieza y/o cambiar la sincronización, debemos acceder a la página "Mis calendarios" del menú "Aplicaciones":

Acceso a "Mis calendarios" para configurar la sincronización.

 

Al acceder a la página, veremos un bloque con las instrucciones (1) que contiene el mensaje sobre si la sincronización se realiza correctamente:

Vista de la pantalla Mi calendario de EMPieza.

El bloque "CalDAV - Datos compartidos" (2) contiene la información (usuario, contraseña y url) necesaria para mantener la conexión con el calendario seleccionado del correo web. Podemos utilizar esa información para la configuración de clientes de correo, como, por ejemplo, Thunderbird.

El bloque "Calendario"  (3) contiene la lista de calendarios que tenemos creados en nuestro correo web. Veremos marcado con el tic azul el que tenemos sincronizado con EMPieza. Desde este bloque podremos:

Funcionamiento del calendario

Cada vez que un profesor crea un evento en directo en EMPieza, aparecerá tanto en el calendario del administrador del evento como en el de los usuarios específicos invitados. 

Solo los usuarios con el perfil "Profesor", "Cuenta TIC" y "Cuenta institucional" pueden crear eventos de calendario para grupos de usuarios.

Todos los perfiles podrán crear eventos personales y editarlos en el calendario del correo web. Estos eventos aparecerán en los dos calendarios y serán eventos de usuario personales solo visibles para el creador.

Si queremos editar o borrar un evento, tenemos que ir al lugar de su creación: no podremos editar o borrar en EMPieza un evento creado en nuestro correo web y viceversa.

Podremos editar o borrar un evento solo desde el sitio donde fue creado. Si un evento fue creado en el correo web, no podremos editarlo o borrarlo en EMPieza y viceversa.

Para visualizar los detalles de un evento, debemos clicar en ese evento, en la parte sombreada en azul:

Visualizar los detalles de un evento.

Si se trata de un evento en directo, podemos abrir, además, la ventana de acceso al evento clicando en el día, pero fuera de la zona sombreada en azul. Si el evento está ya disponible, podremos acceder a él clicando en "ACCEDER". Si se trata de un evento próximo, cuya fecha de inicio todavía no ha llegado, solo veremos la información del evento.

Acceder al evento en directo en curso a través del calendario.

Si en el mismo día hay más de dos eventos programados, veremos el resumen de accesos, como, por ejemplo "+2 más". Si clicamos en el resumen, se desplegarán los títulos de todos los eventos de ese día. Pulsando en cada título sombreado en azul, veremos la descripción y los detalles de cada evento:

Vista del resumen de varios eventos en el mismo día del calendario.

En el caso de los eventos en directo, tanto si se trata de una videoconferencia JITSI como si es una retransmisión, en el calendario de la pantalla de inicio figurará la hora de comienzo con 20 minutos de antelación a la hora guardada en la configuración. Así, en este ejemplo, la hora de inicio del evento programado de 10:00 h. a 11:00 h. aparece en el calendario a las 09:40 horas. A pesar de que el acceso también se activa con esa antelación, los usuarios invitados al evento no podrán acceder hasta que el administrador lo inicie.

Vista de un evento en directo en el calendario: con 20 minutos de antelación.

Cerrar sesión

Es muy importante cerrar sesión cuando hayamos terminado de trabajar en EMPieza, sobre todo cuando esté totalmente implantado SSO, el procedimiento de autenticación centralizada que posibilitará acceso directo a las aplicaciones integradas en la herramienta.

Icono de "Cerrar sesión" en la esquina superior derecha.