Aspectos comunes a todos los perfiles

Acceso a la aplicación

Accedemos a la aplicación EMPieza a través de la url https://empieza.educa.madrid.org/ autenticándonos con nuestro usuario sin @educa.madrid.org  y contraseña:

Cuando accedamos a EMPieza por primera vez y cada vez que modifiquemos la contraseña en el Portal Educativo de EducaMadrid, se nos abrirá por defecto la página "Mis datos" para que introduzcamos la nueva contraseña. Es muy importante para que se sincronicen los datos de nuestro correo.

Si no tenemos guardada o actualizada nuestra contraseña de EducaMadrid en "Mis datos" de EMPieza, veremos el aviso en el bloque "Correo" de la página de inicio de nuestra sesión:

En este caso, no veremos el icono del correo en la esquina superior derecha y tampoco podremos enviar correos o notificaciones de creación de directos a nuestros alumnos.

Pantalla de inicio

Podremos acceder a la pantalla de inicio desde cualquier página clicando en el logo de la herramienta en la esquina superior izquierda (1).

El menú superior de EMPieza contiene varios elementos y accesos:

1. Icono de EMPieza en la esquina superior izquierda enlazado a la url de la pantalla de inicio.
2. Botones de la esquina superior derecha: acceso a la documentación de ayuda, acceso al correo electrónico con el número de mensajes no leídos, acceso a datos del usuario, botón del cierre de sesión y menú de acceso a los principales servicios de EducaMadrid.
3. En función de nuestro perfil, acceso a Aplicaciones y Opciones TIC (cuenta institucional o cuenta TIC) o accesos a las siguientes aplicaciones:
   • Gestión de grupos
   • Directos
   • Comparti2
   • Aula Virtual
   • Mediateca
   • Mis calendarios
   • Registros

La pantalla de inicio es lo primero que vamos a ver después de la autenticación. En ella aparecen los bloques de los principales servicios integrados en EMPieza. Podremos acceder a cada uno de ellos desde esta aplicación a través de SSO cuando se produzca su implantación en todos los servicios.

Podemos personalizar los bloques que aparecen en la página de inicio a nuestro gusto. Para ello, pulsaremos en el botón "Menú de disposición de tarjetas" (el icono superior izquierda).

Veremos un listado con todos los bloques disponibles. Si pulsamos sobre el icono "+"(1) el bloque se añadirá a la página y si pulsamos sobre el icono "-" (2) el bloque se eliminará de nuestra página de inicio, aunque se conservará la información que contiene (notas, url favoritas, eventos de calendario, etc.).

Podemos personalizar la colocación de los bloques a nuestro gusto. Para ello, nos situamos encima del bloque deseado, pulsamos el botón izquierdo del ratón y lo arrastramos a otra posición.

Utilidades de los bloques de la página de inicio (perfiles Cuenta TIC, Cuentas institucionales, Profesor):

• Aula Virtual: da acceso al aula virtual seleccionada.
• Calendario: muestra los eventos del calendario de nuestro correo y de los calendarios de las aulas virtuales sincronizadas con él. Permite crear eventos personales.
• Cloud: ofrece detalles del espacio de almacenamiento utilizado y total disponible. Da acceso al servicio.
• Comparti2 : da acceso a la aplicación Comparti2, muestra los permisos asignados (solo Profesor) y muestra nuevos archivos compartidos por el propio usuario o por sus alumnos autorizados. Una vez visualizados los nuevos compartidos, desaparecerán de la información de la pantalla de inicio y podrán consultarse en Histórico de Comparti2.
• Correo web: muestra los mensajes no leídos así como un resumen de nuestra cuenta de correo y da acceso al servicio.
• Directos: da acceso a la página de Directos y muestra el acceso a una videoconferencia en curso tanto si somos administradores como si somos invitados.
• Enlaces favoritos: permite añadir accesos directos a sitios favoritos (Raíces, Recursos TIC, la web del centro, etc.).
• Gestión de grupos: abre la pantalla de Gestión de grupos.
• Mediateca: da acceso a Mediateca, muestra los vídeos subidos por el usuario y muestra los permisos asignados a los alumnos (solo Profesor).
• Notas: permite crear anotaciones en formato de texto plano.

Utilidades de los bloques de la página de inicio (perfil Alumno):

• Aula Virtual: da acceso al aula virtual seleccionada.
• Calendario: muestra los eventos del calendario de nuestro correo y de los calendarios e las aulas virtuales sincronizadas con él.
• Cloud: ofrece el resumen del espacio de almacenamiento utilizado y disponible y da acceso al servicio.
• Comparti2: da acceso a la aplicación Comparti2.
• Correo web: muestra un resumen de nuestra cuenta de correo y da acceso al correo institucional.
• Directos: redirige a la página de salas disponibles y próximas. También muestra el acceso a la sala de una videoconferencia en curso.
• Enlaces favoritos: permite añadir accesos directos a sitios favoritos (diccionarios, páginas de consultas, web del centro, etc.).
• Mediateca: da acceso a Mediateca, previsualiza los archivos subidos por el alumno y muestra las autorizaciones otorgadas por los profesores.
• Notas: permite crear anotaciones en formato de texto plano.

Para volver a la pantalla de inicio desde cualquier página de la aplicación, pulsaremos en el icono de la aplicación en la esquina superior izquierda.

Acceso al correo

El icono de correo electrónico, situado en la esquina superior derecha, al lado del desplegable de nuestro nombre, da acceso al correo web corporativo e indica el número de mensajes no leídos que tenemos en nuestra bandeja de entrada.

En el bloque "Correo web" podremos ver el porcentaje de ocupación de nuestro buzón y el número de mensajes nuevos. Pulsando sobre el "numero de mensajes nuevos" accederemos al correo web institucional.

Si en la bandeja de entrada de nuestro correo no hay mensajes nuevos, solo podremos acceder a nuestro buzón de correo desde el icono de correo electrónico situado en la esquina superior derecha.

Si no tenemos guardada o actualizada nuestra contraseña en "Mis datos", no veremos el icono del correo en la esquina superior derecha.

Mis datos

En este apartado se incluye la  información relevante sobre nuestro perfil: nuestra información personal, nuestras aulas virtuales y un buscador de Aulas Virtuales.

Cuando accedamos a EMPieza por primera vez y cada vez que modifiquemos la contraseña en el Portal Educativo de EducaMadrid, se nos abrirá por defecto la página "Mis datos" para que introduzcamos la nueva contraseña. Es muy importante para que se sincronicen los datos de nuestro correo.

Si no tenemos guardada o actualizada nuestra contraseña en "Mis datos", no veremos el icono del correo en la esquina superior derecha y tampoco podremos enviar correos o notificaciones de creación de directos a nuestros alumnos.

En el bloque "Aula Virtual" veremos accesos directos a nuestras aulas virtuales (1). Si echamos en falta alguna, podemos localizarla en el buscador (2) y acceder (3) con nuestro usuario y contraseña para que aparezca en este bloque. 

Uso del calendario

Sincronización del calendario

EMPieza no tiene calendario propio. Usa el calendario de nuestro correo institucional que seleccionemos en la página "Mis calendarios" de EMPieza.

Para acceder a la gestión del calendario, seleccionaremos "Mis calendarios" en el menú principal.

Cuando accedamos a EMPieza por primera vez, el calendario de la herramienta estará sincronizado por defecto con "Mi Calendario" de nuestro correo corporativo. Pero si tenemos creados varios calendarios en nuestro correo web, a excepción de los calendarios compartidos que no son visibles en EMPieza, podremos cambiar la sincronización en cualquier momento teniendo en cuenta que solo podremos sincronizar un calendario del correo web con el calendario de EMPieza. 

Solo podemos sincronizar un calendario de nuestro correo web con el calendario de EMPieza. Si ocultamos el calendario del correo web sincronizado, también se ocultarán los eventos en EMPieza.

En el bloque "Calendario" de la pantalla de inicio y en el calendario de nuestro correo web veremos reflejados tanto los eventos creados en EMPieza (directos, eventos de grupo y eventos de usuario) como los eventos de usuario creados en el correo web y en las aulas virtuales que sincronicemos. Es decir, los calendarios se sincronizarán y mostrarán los mismos eventos. Sin embargo, si queremos editar esos eventos, tendremos que acudir al sitio de su creación: no podremos editar o borrar en EMPieza un evento creado en correo web o en nuestra aula virtual y viceversa.

Actualmente, solo los eventos de usuario del Aula Virtual se sincronizan con el calendario del Correo web y de EMPieza. Los eventos de grupo de EMPieza y los directos se reflejan en el calendario del Aula Virtual como eventos de usuario también.

Para comprobar con qué calendario está sincronizado el de EMPieza y/o cambiar la sincronización, debemos acceder a la página "Mis calendarios" del menú principal.

Al acceder a la página, veremos un bloque azul con el aviso de que en esta página se muestran nuestros calendarios del correo web corporativo y las aulas virtuales a las que hemos accedido en el último mes.  Si echamos en falta algún aula virtual en la lista, tan solo tenemos que realizar el acceso a ella con nuestras credenciales para que aparezca en EMPieza.

Además, veremos los siguientes apartados:

1. Calendario de mi correo. Si clicamos en el signo de la interrogación, veremos la información "Datos CALDAV" (usuario, contraseña y url) de la conexión con el calendario seleccionado del correo web. Podemos utilizar esa información para la configuración de clientes de correo, como, por ejemplo, Thunderbird.
2. Empieza usará este calendario: veremos los calendarios de nuestro correo web de EducaMadrid.  EMPieza solo puede trabajar con un calendario del correo web y es obligatorio elegirlo. Por defecto, estará seleccionado "Mi Calendario".
3. Mis aulas virtuales: en este apartado podemos elegir qué calendario(s) de nuestra(s) aula(s) virtual(es) queremos sincronizar con el calendario de nuestro correo web. 

Seleccionaremos un calendario de nuestro correo web y ninguno, uno o varios calendarios de las aulas virtuales y guardaremos los cambios.

Una vez realizada la sincronización, en el bloque "Calendario" de la página de inicio veremos los eventos del calendario de nuestro correo web y del calendario del aula virtual (uno o varios) que hayamos sincronizado.

Funcionamiento del calendario

Existen tres tipos de eventos en EMPieza:

• Eventos personales de usuario: son eventos creados desde el icono "+" del calendario de EMPieza. Solo visibles para el usuario que los ha creado.
• Eventos de grupo: son eventos creados en "Gestión de grupos" de EMPieza para un grupo de usuarios. Se trata de eventos públicos visibles para todos los integrantes del grupo.
• Eventos en directo: son videoconferencias Jitsi o retransmisiones en directo programadas en "Directos". Son eventos públicos visibles para todos los invitados.
• Además, visualizaremos en el calendario de EMPieza los eventos procedentes de:
  • nuestro correo web que tenemos sincronizado en EMPieza, 
  • el aula virtual o de las aulas virtuales sincronizadas en "Mis calendarios".

Cada vez que un profesor cree un evento de grupo o un directo en EMPieza, aparecerá tanto en el calendario del administrador del evento como en el de los usuarios específicos invitados. 

Solo los usuarios con el perfil "Profesor", "Cuenta TIC" y cuentas institucionales pueden crear eventos de calendario para grupos de usuarios.

Todos los perfiles podrán crear eventos personales y editarlos en el calendario del correo web, en el bloque "Calendario" de EMPieza y en los calendarios de las aulas virtuales sincronizadas. Estos eventos aparecerán en todos los calendarios sincronizados y serán eventos de usuario personales solo visibles para el creador.

Si queremos editar o borrar un evento, tenemos que ir al lugar de su creación: no podremos editar o borrar en EMPieza un evento creado en nuestro correo web o en el calendario del Aula Virtual y viceversa.

Podremos editar o borrar un evento solo desde el sitio donde fue creado. Si un evento fue creado en el correo web o en el calendario del Aula Virtual, no podremos editarlo o borrarlo en EMPieza y viceversa.

Para visualizar los detalles de un evento, debemos clicar en ese evento:

Si se trata de un evento en directo, podemos abrir, además, la ventana de acceso al evento clicando en el día, pero fuera de la zona sombreada en azul. Si el evento está ya disponible, podremos acceder a él clicando en "ACCEDER". Si se trata de un evento próximo, cuya fecha de inicio todavía no ha llegado, solo veremos la información del evento.

Si en el mismo día hay más de dos eventos programados, veremos el resumen de accesos, como, por ejemplo "+2 más". Si clicamos en el resumen, se desplegarán los títulos de todos los eventos de ese día. Pulsando en cada título sombreado en azul, veremos la descripción y los detalles de cada evento.

También podremos ver el resumen de todos los eventos pulsando en la zona blanca.

En el caso de los eventos en directo, tanto si se trata de una videoconferencia JITSI como si es una retransmisión, en el calendario de la pantalla de inicio del profesor - administrador del directo figurará la hora de comienzo con 20 minutos de antelación a la hora guardada en la configuración. Así, en este ejemplo, la hora de inicio del evento programado de 16:00 h. a 17:00 h. aparece en el calendario a las 15:40 horas.

Los usuarios invitados verán la hora exacta de comienzo en sus calendarios (en el caso de nuestro ejemplo, de 16:00 a 17:00). El botón de acceso directo "Acceder" se añadirá a la hora en punto.

Crear evento de usuario

Desde el bloque "Calendario" de la pantalla de inicio podremos crear eventos personales que solo serán visibles para el usuario y aparecerán en todos nuestros calendarios sincronizados - correo web y aulas virtuales.

Clicaremos en "Crear nuevo evento" en el calendario, completaremos el título, la descripción, las fechas de inicio y fin, seleccionaremos el color del evento y pulsaremos en "Guardar". El evento aparecerá en el calendario de EMPieza, en nuestro calendario del correo web y en el calendario del aula virtual sincronizados. Es posible que el evento creado en EMPieza tarde unos minutos en aparecer en el calendario del aula virtual.

Para editar o eliminar el evento creado en EMPieza, lo seleccionaremos en el calendario y clicaremos en "Editar":

En la pantalla de edición, podremos modificar el título, la descripción y las fechas de inicio y de fin y el color del evento. Una vez realizados los cambios, pulsaremos en "Guardar":

Si queremos eliminar el evento personal creado en EMPieza, pulsaremos sobre él en el calendario y seleccionaremos el botón "Eliminar" en la pantalla de edición. El evento se eliminará también del correo web y de los calendarios de las aulas virtuales sincronizadas.

Compartir calendarios con grupos

Como en el correo web solo es posible compartir un calendario con usuarios específicos, se ha implementado en EMPieza una funcionalidad que permite compartir desde el apartado "Mis calendarios" nuestros calendarios del correo con los grupos creados previamente en EMPieza. Además, podremos personalizar los permisos sobre cada calendario de manera individual a cada uno de los integrantes del grupo.

La comunicación entre EMPieza y nuestros calendarios del correo web es bidireccional: en ambos sitios se mostrará la misma información. Los cambios realizados en un sitio quedarán reflejados en el otro. 

Accedemos a nuestros calendarios del correo web desde el apartado "Mis calendarios" de EMPieza.

Vemos nuestros calendarios del correo web y de las Aulas Virtuales a las que hemos accedido en los últimos 30 días.

Si algún Aula Virtual no aparece en "Mis aulas virtuales", tenemos que acceder a ella con nuestro usuario y contraseña para que se visualice en EMPieza.

Para compartir un calendario de nuestro correo pulsamos sobre "Compartir este calendario". En nuestro caso, "Actividades complementarias".

Desde la pestaña "Compartir" configuramos los siguientes campos:

• "Selecciona" (1): en este desplegable aparecerán todos los grupos que tengamos en EMPieza. Seleccionaremos el de nuestro interés.
• "Estarán vigentes los últimos permisos de compartición guardados, sea en el Correo web o en EMPieza" (2): este mensaje nos indica que los permisos que prevalecerán en el calendario serán los últimos que se hayan guardado en el calendario desde el correo o en EMPieza ya que la configuración en ambos es bidireccional.
• "Permisos" (3): desde aquí definimos los permisos que queremos dar al grupo de usuarios con carácter general: "Compartir", "Publicar", "Editar" o "Ver los detalles del evento". Si seleccionamos "Compartir" por defecto se marcarán el resto de opciones que podremos desmarcar pulsando sobre ellas.
• "Listado de usuarios"(4): aquí se mostrarán los datos de los miembros del grupo con los que vamos a compartir el calendario.
• "Guardar"(5): una vez configurados los permisos, pulsaremos en guardar. Un mensaje nos indicará que los cambios han sido guardados.

La comunicación entre EMPieza y nuestros calendarios del correo es bidireccional: en ambos sitios se mostrará la misma información. Los cambios realizados en un sitio quedarán reflejados en el otro. 

En nuestro ejemplo hemos concedido todos los permisos a los integrantes del grupo "Primer ciclo primaria".

Si por la razón que fuese queremos personalizar los permisos de manera individual o revocar la compartición, pulsamos sobre "Editar" y vemos el listado de usuarios con los que estamos compartiendo nuestro calendario.

Desde aquí podremos:

1. Eliminar la compartición pulsando sobre "Eliminar permisos".
   
   Pulsamos sobre "Aceptar" en el mensaje de confirmación.
   
   
2. Personalizar los permisos de cualquier usuario marcando/desmarcando las distintas opciones y pulsando sobre "Guardar permisos".
   

Si accedemos al calendario desde nuestro correo podremos ver la misma información:

Consideraciones a tener en cuenta:

• Si queremos compartir el calendario con un usuario tendremos que hacerlo desde el calendario de nuestro correo web. Desde EMPieza solo podremos compartir con grupos.
• Si hemos compartido el calendario con un grupo personalizando los permisos y volvemos a compartirlo con ese grupo  porque hayamos incorporado o eliminado a algunos integrantes, debemos tener en cuenta que:
  • los permisos de la nueva compartición se sobreescribirán sobre los que tuviera cada usuario.
  • tenemos que eliminar manualmente la compartición con usuarios que ya no están en el grupo desde la pestaña "Editar" ya que no existe la sincronización automática de compartición de calendario.
• Podemos realizar la gestión de permisos tanto desde EMPieza como desde los calendarios del correo. La configuración de permisos en EMPieza y en nuestros calendarios del correo es bidireccional: en ambos sitios se mostrará la misma información. 

Bloque Enlaces favoritos

Este bloque nos permite añadir botones de accesos directos a páginas web que solemos consultar frecuentemente, como pueden ser la web del centro, Raíces o Recursos TIC de EducaMadrid. 

Para añadir un enlace nuevo pulsamos sobre "Agregar enlace":

A continuación introducimos la "Dirección (https://...)" (1) y el "Nombre" (2) con el que queremos que aparezca el botón de acceso directo en nuestro bloque. Por último pulsamos sobre "Añadir" (3).

El "Nombre" del acceso directo no puede superar los 22 caracteres.

El botón de acceso directo quedará incorporado en nuestro bloque "Enlaces favoritos".

En este ejemplo podemos ver que se han incorporado varios enlaces. Al pulsar sobre el nombre de la página de nuestro interés, el enlace se abrirá en una nueva pestaña del navegador.

Si queremos cambiar el orden de presentación de los botones, bastará con situar el cursor del ratón sobre el botón deseado y sin soltar el botón izquierdo desplazarlo hasta el lugar deseado.

Para modificar un enlace, nos situamos encima del que deseemos y pulsamos sobre el icono de la "hoja y el lápiz".

Para eliminar los enlaces que ya no nos interesen, nos situamos encima de uno de ellos y pulsamos sobre el icono del "aspa roja" que aparece a la derecha.

Bloque Notas

Podemos añadir el bloque "Notas" a nuestra página de inicio de EMPieza y emplearlo para incorporar cualquier anotación en formato de texto plano.  El bloque incorpora un buscador que facilitará la búsqueda de la nota de nuestro interés.

Para añadir una nueva nota pulsamos sobre "Añadir nueva nota" (+).

Seleccionamos un color (1). Introducimos el "Título de la nota" (2) y el "Contenido de la nota" (3) ya que ambos campos son obligatorios y pulsamos sobre "Añadir" (4). 

En este ejemplo podemos ver que ya se han añadido varias notas. Se mostrará el título y una breve descripción.

Las notas se presentan en orden cronológico y es posible realizar la búsqueda por cualquiera de sus elementos: fecha, título o un fragmento de contenido.

Para editar una nota o para ver la información completa de ella, pulsaremos sobre ella.

Para eliminar una nota pulsamos pulsaremos sobre el icono del "aspa" a la derecha del título.

Se nos abrirá un mensaje de confirmación donde pulsaremos sobre "Eliminar".

Registros

EMPieza mantiene un registro de todas las acciones que vamos realizando. Podemos acceder a un informe personalizado desde el apartado "Registros":

En este informe encontramos la siguiente información.

• "Fecha" (1): día y hora en la que se realizó a operación.
• "IP" (2): dirección IP desde que se realizó la conexión.
• "Descripción" (3): acción llevada a cabo, como pueden ser creación de grupos, eliminación de miembros a un grupo, creación o edición de eventos, notas, etc.

Además podremos ordenar los resultados pulsando sobre el título de la columna de nuestro interés (fecha, IP o descripción),  , definir el número de elementos que queremos ver por página (4), filtrar los resultados mostrados (5) y paginar (6).

Es importante tener en cuenta que la información que aparece en "Registros" se puede completar con las consultas de otras páginas de EMPieza.

Por ejemplo, podemos obtener más información en:

• Bloques de la página de inicio:
  • espacio utilizado de nuestro Cloud, Mediateca y correo web,
  • autorizaciones vigentes de Comparti2 o de Mediateca,
  • nuevos archivos subidos por nuestros alumnos a Comparti2,
  • etcétera.
• Listado de eventos de grupo en "Gestión de grupos" - "Eventos de grupo".
• Histórico de archivos compartidos en "Comparti2".
• Listado de autorizaciones activas e inactivas en "Comparti2" y "Mediateca".
• Histórico de eventos en directo en "Directos" - "Gestión de salas" - "Eventos anteriores".

Para obtener una detallada información acerca de nuestros eventos en directo, podemos acceder a "Directos" - "Gestión de salas" - "Eventos anteriores" y en las opciones de edición de cualquier evento obtendremos el historial de conexiones, la bitácora personal de asistencia de cada usuario y el historial de chat o de formulario en el caso de retransmisiones en directo. Lo contamos al detalle el apartado "Administrar eventos de Directos".

Cerrar sesión

Es muy importante cerrar sesión cuando hayamos terminado de trabajar en EMPieza, sobre todo cuando esté totalmente implantado SSO, el procedimiento de autenticación centralizada que posibilitará acceso directo a las aplicaciones integradas en la herramienta.

Videotutorial