Cloud

Desde EMPieza podemos crear un grupo en Cloud para compartir recursos con todos los usuarios que lo integran. Además, los miembros de ese grupo podrán compartir archivos entre sí.

Crear un grupo en Cloud

Para crear un grupo en Cloud utilizaremos la aplicación Gestión de grupos de EMPieza.

Crear grupo de Cloud en "Gestión de grupos".

Grupo de usuarios internos

Podemos crear un grupo de usuarios pertenecientes a nuestro centro utilizando una de las siguientes opciones: 

  • Crear un grupo nuevo y añadir a los usuarios de nuestro centro a través del filtro de "Usuarios disponibles".
    Añadir a usuarios del centro.
  • Importar un grupo desde Raíces.

Importar un grupo desde Raíces.

  • Usar un grupo compartido por otro docente: "Grupos públicos".
Grupo de usuarios externos

Tenemos que seguir el siguiente procedimiento para la creación de grupos integrados por cuentas no pertenecientes a la organización de nuestro centro:

  1. Accedemos a Gestión de grupos y pulsamos el botón "Nuevo". Ponemos un nombre al grupo y guardamos los cambios.
  2. Pulsamos el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha del nombre del grupo.
    TrabajarConGrupo.png

  3. Pulsamos en "Participantes" para gestionar la composición de la lista.
    Acceder a "Gestión de participantes".

  4. Pulsamos "Otros usuarios":
    Acceder a "Otros usuarios".
  5. En el buscador avanzado teclearemos el nombre de usuario de EducaMadrid (sin @educa.madrid.org) o el NIA del alumno que no pertenece a nuestro centro y pulsaremos el icono de la lupa para realizar la búsqueda.
    Búsqueda de los usuarios no pertenecientes al centro.

  6. Añadiremos al usuario al grupo clicando en el símbolo "+" a la derecha de todos sus datos.

Tendremos que repetir el mismo proceso para añadir a más usuarios externos (que no pertenecen a la organización de nuestro centro) a nuestro grupo.

Grupo mixto

Podemos crear grupos mixtos, integrados tanto por usuarios pertenecientes a la organización de nuestro centro como por usuarios externos

Al sincronizar el grupo mixto con Cloud, podremos compartir recursos con todos sus integrantes, tanto internos como externos, al igual que todos los miembros de ese grupo podrán compartir archivos entre sí. 

Sincronizar un grupo con Cloud

Una vez creado el grupo, tenemos que sincronizarlo con diferentes servicios. Tenemos que repetir la sincronización cada vez que modifiquemos la composición de nuestro grupo (añadimos o quitamos usuarios).

En nuestro caso, para conseguir la creación del grupo en Cloud, es importante sincronizarlo con Cloud.

  1. Pulsamos el botón "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha del nombre del grupo.
    TrabajarConGrupo.png
  2. Pulsamos en "Sincronizar el grupo con las aplicaciones".
    Sincronizar el grupo con las aplicaciones.

  3. Pulsar en "Sincronizar con Cloud ahora". 
    Sincronizar con Cloud.
  4. Si la sincronización se realiza correctamente, obtendremos un mensaje de confirmación y el bloque "Sincronizar con Cloud" cambiará al color verde:
    Sincronización realizada correctamente.

Consulta la documentación de ayuda para más detalles sobre la sincronización .

Compartir recursos con un grupo

Es recomendable no compartir archivos sino carpetas con grupos de usuarios. Esto facilitará mucho la gestión ya que solo se creará un punto de compartición (la carpeta “raíz”) y será mucho más fácil cualquier modificación en las carpetas o ficheros de su interior.

Accedemos a Cloud de EducaMadrid con nuestro usuario y contraseña. 

En nuestro caso, hemos creado el grupo "EOEP" integrado por varios usuarios externos, no pertenecientes al centro. Vamos a compartir una carpeta con ese grupo de usuarios. Para ello seguiremos el siguiente procedimiento:

  1. Pulsaremos en el icono de compartir.
  2. Teclearemos el nombre del grupo o una parte y esperaremos que se realice la búsqueda. Mientras se está realizando la búsqueda, veremos una ruedecita girando en la parte derecha del buscador.
  3. Cuando la búsqueda finalice, aparecerá el grupo y podremos seleccionarlo.

Buscar el grupo en el buscador de Cloud.

A partir de ese momento, veremos el nombre del grupo en la lista de destinatarios con los que estamos compartiendo:

Información sobre la compartición.

 

El nombre del grupo en Cloud estará compuesto por los siguientes elementos:

Nombre del grupo en EMPieza - ID del creador del grupo

En nuestro ejemplo, el grupo se llama EOEP-profesor01.documentacion.

Cualquier usuario que pertenece al grupo "EOEP" puede realizar la misma búsqueda para compartir un recurso con todos los integrantes del grupo, aunque si hemos compartido una carpeta con todo el grupo y hemos configurado correctamente los permisos de subida, será suficiente con que guarde ese recurso dentro de la carpeta compartida.

Si el nombre que le hemos puesto al grupo es muy común y puede ser usado por muchos usuarios (por ejemplo, Claustro), el buscador de Cloud tardará mucho en encontrarlo e, incluso, es posible que falle en la búsqueda. Para que esto no ocurra, es mejor personalizar el nombre del grupo o buscarlo por el nombre completo (NombreGrupo-UsuarioCreador: por ejemplo, Claustro-profesor01.documentacion) o por el nombre del usuario creador del grupo (por ejemplo, profesor01.documentacion).

Añadir/quitar usuarios

Cada vez que modificamos la composición de un grupo en EMPieza, es decir, añadimos o quitamos usuarios, tenemos que volver a sincronizar el grupo con Cloud para que los cambios se apliquen.

La nueva sincronización permite que:

  • los usuarios que se eliminan del grupo dejen de tener acceso a recursos compartidos con el grupo;
  • los usuarios que se añaden al grupo tengan acceso a todos los recursos compartidos anteriormente con el grupo.

Eliminar la compartición

Dejar de compartir con el grupo

Para dejar de compartir con todo el grupo de usuarios, tenemos que eliminar la sincronización en EMPieza:

  1. Accederemos a Gestión de grupos y pulsaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha del nombre del grupo.
  2. Pulsaremos en "Sincronizar" para acceder a la sincronización de las aplicaciones.
  3. Pulsaremos en el icono "Eliminar el grupo de Cloud".

Eliminar la sincronización del grupo con Cloud.

Tras el mensaje de confirmación, si salimos de la sincronización y volvemos a entrar, el bloque "Sincronizar con Cloud" aparecerá en rojo con el mensaje "No está sincronizado".

Si ahora accedemos a nuestro Cloud y pulsamos en el icono "Compartir" de la carpeta que anteriormente hemos compartido con el grupo "EOEP", veremos que la lista de usuarios está vacía:

Carpeta no compartida con el grupo.

Si tecleamos el nombre del grupo en el buscador (EOEP), el mensaje será "No se encontraron elementos".

Dejar de compartir con algunos usuarios del grupo

Si queremos dejar de compartir con algunos usuarios del grupo, tendremos que eliminaros del grupo en EMPieza y volver a sincronizar el servicio como se explica en el apartado "Sincronizar un grupo con Cloud".

Los usuarios eliminados del grupo dejarán de tener acceso a los recursos compartidos con el grupo después de la sincronización.

Eliminar el grupo

Existen dos posibilidades para eliminar un grupo de Cloud y dejar de compartir recursos con todos los usuarios que lo componen:

  1. Si no queremos eliminar el grupo de EMPieza para seguir utilizándolo y sin embargo queremos eliminarlo de Cloud y dejar de compartir los recursos con los integrantes, tenemos que desincronizarlo en Gestión de grupos de EMPieza, como se explica en "Dejar de compartir con el grupo".
  2. Si eliminamos el grupo de EMPieza, automáticamente se eliminará la sincronización con todos los servicios, entre ellos con Cloud. El grupo ya no aparecerá en el buscador de la herramienta y se dejarán de compartir los recursos con todos los integrantes del grupo.

    Si eliminamos la sincronización del grupo con Cloud o eliminamos el grupo, el grupo dejará de aparecer en el buscador de usuarios de Cloud y además, todas las comparticiones que cualquier miembro del grupo hubiera realizado con el grupo se eliminará.