Gestión de grupos

Gestión de grupos es una aplicación que nos permitirá crear y administrar grupos de usuarios, gestionar permisos (Comparti2, Mediateca) y realizar una serie de tareas (enviar correos, crear eventos de calendario para grupos, matricular, crear listas de contacto en el correo web o grupos personalizados en el Cloud etc.).

En cumplimiento de la normativa de protección de datos personales, que nos obliga a no conservar los datos más de lo necesario, y para garantizar que la información de los usuarios esté actualizada de acuerdo a lo que consta en Raíces, los grupos públicos y personales de EMPieza se borrarán cada verano.

Cualquier cuenta institucional o cuentas con perfil profesor pueden reutilizar un grupo de un año para el siguiente de forma responsable exportando el CSV e importándolo a comienzos del siguiente curso escolar.
Podrán hacer el grupo público para que otros docentes del centro lo importen a su cuenta de EMPieza.

Accedemos a Gestión de grupos desde el menú principal visible en cualquier página de EMPieza o desde el bloque "Gestión de grupos":

Para garantizar la seguridad y protección de datos, el acceso a "Gestión de grupos" estará protegido por contraseña. Tendremos que introducir nuestra contraseña de EducaMadrid en los siguientes casos:

• Cuando accedemos a "Gestión de grupos" por primera vez durante la sesión.
• Cuando estamos trabajando en otras páginas de EMPieza durante un tiempo y no hemos vuelto a "Gestión de grupos" para realizar ninguna acción.

Al acceder a "Gestión de grupos", deberemos desbloquear la aplicación introduciendo nuestra contraseña de EducaMadrid.

Introducimos nuestra contraseña de EducaMadrid y pulsamos en "Acceder":

Si solo estamos vinculados a un centro eucativo, accederemos directamente al panel de creación de grupos. En el caso de estar vinculados a varios centros, seleccionamos en primer lugar el centro donde queramos crear el grupo.

Crear grupos

Existen cinco formas de crear grupos:

• Nuevo: esta opción nos permite crear un grupo nuevo vacío y añadir usuarios uno a uno usando el buscador.
• Raíces: pulsando esta opción, podremos acceder a los grupos en Raíces e importarlos enteros o seleccionar solo a algunos usuarios. 
• CSV: esta opción nos permite crear un nuevo grupo importando un fichero CSV.
• Importar de Correo: pulsando esta opción podremos acceder a los grupos de contactos que tenemos creados en nuestro correo web e importarlos a EMPieza.
• Públicos: podremos importar grupos creados por otros profesores de nuestro centro.

Crear un grupo nuevo

Pulsamos el botón "Nuevo" que se encuentra en la zona de botones de administración, introducimos el nombre del nuevo grupo (en nuestro ejemplo, "Dpto. Matemáticas") y guardamos los cambios.

En la parte inferior del campo "Nombre del grupo" vemos el número de caracteres disponibles para nombrar el grupo.

A continuación, se nos abrirá la pantalla "Integrantes de "Dpto. Matemáticas" que tiene vacía la tabla de usuarios ya que de momento no hemos añadido ninguno.

Para añadir usuarios, pulsaremos el botón "Gestionar participantes":

Al acceder a la pantalla de gestión del grupo, veremos dos bloques:

1. "Integrantes de "Dpto. Matemáticas": usuarios que forman parte del grupo.
2. "Usuarios disponibles": listado de usuarios de nuestro centro que podemos añadir al grupo.
   
   Además, otras opciones disponibles son:
   
   
3. "Filtrar": buscador de usuarios de nuestro centro que permite buscar por NIA, por nombre y/o apellidos o por el nombre de usuario de EducaMadrid.
4. "Otros usuarios": permite buscar a cualquier usuario de EducaMadrid, esté o no en nuestro centro.
   Para realizar la búsqueda en "Otros usuarios" es necesario introducir el nombre de usuario completo (por ejemplo, alonso.ercilla001) o el NIA del alumno y pulsar la tecla "Enter" o el icono de la lupa.
5. Una vez completada la composición del grupo, podemos pulsar en el botón "Volver" para volver a la pantalla de gestión de grupo o
6. Sincronizar los servicios de Correo, Mediateca, Comparti2 y/o Cloud para el grupo. Es recomendable sincronizar estos servicios cada vez que hacemos alguna modificación en la composición del grupo.
7. Editar el nombre del grupo.

Pulsaremos en el icono "+" a la derecha de un usuario para añadirlo a nuestro grupo (columna "Integrantes de...").

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (6. Botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2, Mediateca y Cloud.

Para realizar la búsqueda en "Otros usuarios" es necesario introducir el nombre de usuario completo (por ejemplo, alonso.ercilla001) o el NIA del alumno y pulsar la tecla "Enter" o el icono de la lupa.

Importar un grupo desde Raíces

En lugar de ir añadiendo usuarios uno a uno, podemos añadir un grupo de usuarios desde Raíces. Para ello, desde la pantalla "Mis grupos en...", pulsaremos en el botón "Raíces".

En la ventana emergente "Importar un grupo de Raíces" seleccionaremos un grupo (1) y pulsaremos en "Todos" (2) para importarlo entero o en "Seleccionados" (3) si hemos seleccionado a usuarios concretos en la columna de la derecha.

Pondremos el nombre al grupo y clicaremos en "Guardar".

En la parte inferior del campo "Nombre del grupo" vemos el número de caracteres disponibles para nombrar al grupo.

Se nos abrirá la pantalla de gestión del grupo con el listado de usuarios. Podemos seguir añadiendo usuarios pulsando en el botón "Participantes" o, si el grupo ya está completo, sincronizarlo con las aplicaciones pulsando en "Sincronizar".

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2 Cloud y Mediateca.

En el listado de grupos de Raíces, veremos dos grupos que no provienen en realidad de esa aplicación de gestión educativa, sino que son creados de forma automática por EducaMadrid: "año-claustro" y "año-otros". Por ejemplo, "2024-claustro" y "2024-otros".

• El grupo "año-claustro" se compone de docentes asignados al centro en Raíces cuya cuenta es de tipo "Profesor".
• El grupo "año-otros" es integrado por usuarios con cuentas tipo PAS e institucionales del centro.

Los grupos "año-claustro" (cuentas tipo "Profesor" asignadas al centro) y "año-otros" (cuentas PAS asignadas al centro e institucionales del centro) son creados de forma automática por EducaMadrid.

Al importar el grupo "año-claustro" recomendamos personalizar el nombre del grupo y evitar utilizar palabras muy recurrentes (por ejemplo, "claustro"). Esto facilitará la búsqueda del grupo en el buscador de Cloud cuando queramos compartir recursos con él.

Importar grupo desde CSV

Cualquier cuenta institucional o cuenta docente puede reutilizar algún grupo de un año para el siguiente de forma responsable exportando el CSV e importándolo a comienzos del siguiente curso escolar. Podrán hacer el grupo público para que otros docentes del centro puedan usarlo con su cuenta de EMPieza.

El fichero CSV debe tener las siguientes características:

1. Debe contener una única columna con UID's de usuarios de EducaMadrid (sin @educa.madrid.org).
2. La columna debe tener un encabezado con cualquier título, es decir, la fila del encabezado no puede estar vacía.
3. Es posible importar desde CSV un máximo de 200 usuarios.

A la hora de crear un grupo nuevo con CSV, hay que tener en cuenta algunos detalles:

1. La creación de nuevos grupos con CSV está limitada a 200 usuarios. Si se importa un fichero con más de 200 usuarios, un mensaje de advertencia nos avisará de que solo se importarán los primeros 200 de la lista.
2. No es posible añadir usuarios con CSV a un grupo ya existente en EMPieza.
3. Si los UID's del CSV son correctos, al cargar el fichero veremos la columna "Estado" vacía.
4. Si algún UID no existe o contiene una errata, al cargar el CSV en la columna "Estado" aparecerá el mensaje "No encontrado".
5. Si el listado contiene UID´s repetidos, solo se importará uno de ellos.

Podemos ordenar la lista de usuarios cargados desde CSV por UID, por nombre, por apellidos o por el estado.

Importar grupo de Correo

Esta funcionalidad nos permite importar los grupos de contacto de nuestro correo web a EMPieza. Para ello pulsaremos el botón "Importar de Correo":

Solo se importarán los contactos cuya dirección sea del dominio @educa.madrid.org. El resto de contactos serán omitidos.

Vemos todos los grupos de contacto que tenemos en nuestro correo web con la siguiente información:

• "Nombre Grupo"(1): nombre del grupo de contactos en correo web.
• "Id Grupo" (2): identificador del grupo en correo web.
• "Cantidad" (3): número de contactos incluidos en el grupo.
• "Acciones" (4): desde el icono del ojo podremos ver los participantes del grupo y pulsaremos en el icono del check (V) para importarlo.

Además podremos ordenar los resultados pulsando sobre el título de la columna de nuestro interés (nombre, id del grupo o cantidad),  , definir el número de elementos que queremos ver por página (5), filtrar los resultados mostrados (6) y paginar (7).

Podremos importar el grupo con el mismo nombre que tiene en el correo web o personalizarlo. Pulsamos sobre "Guardar" para finalizar la importación.

Un mensaje nos indicará que el grupo se ha importado correctamente:

Importar grupo público

Podemos reutilizar un grupo creado y compartido por otros profesores del centro: pulsaremos el botón "Grupos públicos".

Seleccionamos el grupo pulsando en el icono del check ("Importar este grupo"):

Podremos conservar el nombre del grupo importado o personalizarlo. Pulsamos en "Guardar" para finalizar el proceso.

Una vez incorporado en nuestro listado de grupos, podremos acceder a "Participantes" y modificar su composición eliminando o añadiendo usuarios. Esto no afectará a la composición del grupo original del profesor que lo ha hecho público.

Al importar un grupo público a nuestra cuenta de EMPieza, lo administraremos de manera independientes del creador del grupo, quien lo haya hecho público: los cambios que realice el creador en la composición de su grupo no se reflejarán en nuestro grupo, como tampoco se reflejarán en su grupo nuestras modificaciones.

Cuando se importa un grupo público, es recomendable personalizar su nombre y evitar usar palabras muy recurrentes (por ejemplo, "claustro") para facilitar la búsqueda en Cloud.

Nosotros también podemos poner a disposición de otros docentes del centro uno o varios grupos que hemos creado. Para ello, clicaremos en el icono del candado que se encuentra en la zona de botones de administración. El candado abierto indica que el grupo es público y otros profesores de nuestro centro lo podrán importar a su gestor de grupos .

Para dejar de compartir un grupo, clicaremos en el icono del candado para cerrarlo y convertir el grupo en "privado" otra vez. Esta operación no afectará a otros profesores que ya se han importado nuestro grupo.

Editar el nombre del grupo

Para editar el nombre del grupo, pulsaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha de su nombre. 

En la página de integrantes del grupo, pulsaremos en el icono del lápiz ("Cambiar el nombre del grupo") en la esquina superior izquierda, al lado del botón "Sincronizar":

Tras guardar el nuevo nombre del grupo, el cambio se aplicará automáticamente a otras herramientas sincronizadas para ese grupo: grupo de contactos en el Correo web y grupo en Cloud.

El botón "Cambiar el nombre del grupo" también está disponible desde la página de gestión de participantes:

Es recomendable personalizar el nombre del grupo para evitar errores de búsqueda cuando lo usemos en Cloud de EducaMadrid.

Cambiar la composición de un grupo

Podemos modificar la composición de un grupo agregando o eliminando usuarios.

En la pantalla "Gestión de grupos", clicaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes":

Se abrirá la pantalla "Integrantes de "..." con los usuarios del grupo. A continuación, pulsaremos el botón "Gestionar participantes":

Existen diferentes formas de añadir a un usuario a nuestro grupo:

1. Utilizaremos el buscador "Filtrar" (1) en la columna derecha "Usuarios disponibles" si conocemos el NIA, el nombre, los apellidos o la uid del usuario y, una vez localizado, clicaremos en el símbolo "+" (2).

2. Al seleccionar el botón "Otros usuarios" (1) de la parte inferior, se nos activan dos posibilidades más:

• Botón "Raíces" (2), para importar grupos de usuarios de nuestro centro desde Raíces;
• Buscador (3) que nos permite buscar entre usuarios no asignados a nuestro centro.

Para añadir grupos de usuarios o usuarios específicos desde Raíces pulsamos sobre "Raíces". En el desplegable, seleccionamos el grupo de nuestro interés (2). A continuación, pulsamos en "Todos" para importar el grupo completo o seleccionamos solo a algunos usuarios (3) y pulsamos sobre "Seleccionados".
Podremos añadir integrantes de EducaMadrid que no están asignados a nuestro centro:

1. Utilizaremos el filtro para filtrar por tipo de cuentas (estudiantes, profesores o institucionales).
2. Introduciremos el NIA o el nombre de usuario exacto (por ejemplo, wky157).
3. Pulsaremos sobre la lupa o la tecla "Enter" de nuestro ordenador para realizar la búsqueda y pulsaremos en "+" para añadir al usuario a grupo.

Para eliminar a un usuario del grupo, clicaremos en el icono del aspa a la derecha de su nombre en la columna "Integrantes de "...". 

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2 y Mediateca.

Sincronizar los servicios para un grupo

Al pulsar en el botón "Sincronizar", veremos el estado de sincronización del grupo con diferentes servicios y en el lateral derecho de cada servicio el icono "Eliminar la sincronización con..." (1) y el icono "Ayuda" (2) con la aclaración sobre la sincronización. Para sincronizar los servicios pulsamos sobre el bloque de color que corresponde a cada servicio.

1. Sincronizar con el Correo: al sincronizar, en nuestro correo web se crea un grupo de contactos con los integrantes del grupo. Si eliminamos o añadimos un usuario al grupo, es necesario sincronizar para que el grupo de contactos en el correo web se actualice.
2. Sincronizar con Mediateca: al sincronizar con Mediateca, otorgaremos a los alumnos del grupo la autorización para publicar contenidos en Mediateca durante un mes o renovaremos las autorizaciones previamente concedidas para el mismo plazo. Si el grupo es mixto, es decir, integrado por alumnos y profesores, solo se otorgarán permisos a los alumnos ya que los profesores no necesitan la autorización para usar la herramienta.
3. Sincronizar con Comparti2: consiste en dar permiso a todos los alumnos del grupo para usar Comparti2 durante un periodo limitado (un día, una semana o un mes).
4. Sincronizar con Cloud: implica crear este grupo en Cloud para que los usuarios que lo integran puedan compartir archivos entre sí. Para más información, consulta los detalles sobre cómo funciona la compartición de recursos con grupos de usuarios.

Al sincronizar con Mediateca y con Comparti2, a los alumnos del grupo les llegará una notificación al correo electrónico con todos los detalles de la autorización (profesor que autoriza, periodo de autorización).

Los bloques pueden aparecer coloreados en:

• rojo: el servicio no está sincronizado para este grupo de usuarios;
• naranja: solo aparecerá en la sincronización con el Correo web y Cloud cuando hay usuarios para los que estos servicios no están sincronizados;
• verde: el servicio está sincronizado correctamente.

Si algún servicio no está sincronizado (color rojo) o está sincronizado parcialmente (color naranja), podemos pulsar en "Sincronizar con...".

Si queremos dejar de sincronizar un servicio para un grupo de usuario, pulsaremos en el icono de prohibición ("Eliminar") en la parte derecha de cada bloque.

Al eliminar la sincronización de un grupo de usuarios con un servicio, ocurre lo siguiente:

• Eliminar la sincronización con el Correo: se eliminará el grupo de contactos de nuestro correo web.
• Eliminar la sincronización con Mediateca: a los alumnos se les retirará el permiso para publicar contenidos en Mediateca.
• Eliminar la sincronización con Comparti2: a los alumnos se les retirará el permiso para usar Comparti2.
• Eliminar la sincronización con Cloud: se eliminarán todas las comparticiones y el grupo dejará de estar disponible en el buscador de Cloud.

Usar diferentes herramientas para grupos de alumnos

Una vez creado el grupo y sincronizados los servicios, podemos usar diferentes herramientas para él.

En la pantalla "Gestión de grupos", clicaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes":

Desde la página "Integrantes de "..." podemos administrar diferentes herramientas para este grupo de alumnos:

1. "Crear una sala con este grupo": crear una sala de videoconferencia JITSI o de retransmisión en directo para el grupo seleccionado;
2. "Enviar un correo a todo el grupo": enviar un mensaje de correo electrónico al grupo seleccionado;
3. "Matricular al grupo en un curso del Aula Virtual": matricular al grupo seleccionado en uno de nuestros cursos del Aula Virtual.

Crear una sala con este grupo

Al pulsar en ese botón, seremos redirigidos a la página de creación de una nueva sala donde por defecto tendremos seleccionados como destinatarios "Usuarios específicos" y grupo de usuarios que hemos elegido en el bloque "Selecciona un grupo:". Podremos modificar la configuración preestablecida.

En la ayuda "Gestión de salas" podemos encontrar todos los detalles de configuración de un evento en directo.

Es necesario tener actualizada nuestra contraseña de EducaMadrid en "Mis datos" de EMPieza para que se pueda enviar la notificación de invitación a un evento en directo o un correo electrónico desde "Gestión de grupos".

Enviar un correo a todo el grupo

Al pulsar en este botón, se nos abrirá un editor de mensaje de correo electrónico donde tendremos que indicar el asunto, redactar el cuerpo del mensaje y podremos añadir, si lo deseamos,  solo un archivo adjunto de máximo 10 MB. El mensaje se enviará a todos los integrantes del grupo que hemos elegido.

Los mensajes de correo electrónico que enviamos desde EMPieza a un grupo de usuarios aparecerán en la bandeja de "Enviados" de nuestro correo web.

Es necesario tener actualizada nuestra contraseña de EducaMadrid en "Mis datos" de EMPieza para que se pueda enviar la notificación de invitación a un evento en directo o un correo electrónico desde "Gestión de grupos".

Matricular al grupo en un curso del Aula Virtual

Pulsando en este botón podremos matricular al grupo seleccionado en uno de nuestros cursos del Aula Virtual ("Curso existente") o, incluso, crear un curso nuevo donde matricularemos a ese grupo de alumnos ("Crear curso nuevo") si tenemos el rol de "creador de cursos" en EMPieza (no en el aula virtual de nuestro centro).

Al acceder a esta opción, solo veremos los cursos de las aulas virtuales donde hemos iniciado sesión hace como máximo un mes.

Es necesario tener actualizada nuestra contraseña de EducaMadrid en "Mis datos" de EMPieza para poder matricular a un grupo en el Aula Virtual.

 

1. En la parte superior de la ventana veremos el nombre del grupo (1) a cuyos integrantes estamos matriculando.
2. En el desplegable "Selecciona un centro" (2) podremos elegir el aula virtual donde tenemos cursos con el rol de "Profesor". Si tenemos ese rol en más de un aula virtual, hay que tener en cuenta que solo se mostrarán en el desplegable aquellas donde hemos iniciado sesión como máximo hace un mes. 
3. y 4. En la pestaña "Cursos existentes" se nos mostrarán los cursos en los que tenemos el rol de "Profesor": tanto los cursos visibles (3) y como los ocultos (4), que aparecen sombreados en amarillo. 

Los cursos que están ocultos en el aula virtual seleccionada aparecen sombreados en amarillo en la pestaña "Cursos existentes".

Si queremos crear un curso nuevo para el grupo seleccionado, abriremos la pestaña "Crear curso nuevo". Tenemos que introducir el nombre del nuevo curso, nombre corto y seleccionar la categoría donde lo queremos ubicar.

Solo podremos seleccionar las categorías donde el coordinador TIC nos ha habilitado permisos para crear cursos. Si una categoría aparece sombreada en gris, como en este caso "Miscelánea", significa que no tenemos permiso para publicar nuestros cursos en ella.

Pulsaremos el botón "Matricular" para finalizar el proceso. Los usuarios que forman parte del grupo seleccionado se matricularán en el curso creado con el rol de estudiantes.

En el caso de la imagen de abajo, hemos seleccionado la categoría "Claustro y tutorización" para nuestro curso "Competencia digital".

Desde EMPieza, no podremos borrar un curso, modificar opciones de configuración, configurar notificaciones, desmatricular a algún participante, etc. Para realizar este tipo de acciones, debemos acceder al Aula Virtual de nuestro centro vía web.

Podemos acceder al Aula Virtual de nuestro centro desde la pantalla de inicio para comprobar que el curso se ha creado correctamente y que las matriculaciones se han realizado con éxito. Desde el bloque "Aula Virtual", una vez seleccionado el centro pulsamos sobre la cabecera del bloque.

Eliminar grupos

Para eliminar un grupo, debemos acceder a Gestión de grupos y pulsar el icono de la papelera en el área de los botones de la derecha:

Veremos un mensaje de advertencia que tendremos que aceptar: "¿Eliminar permanentemente el grupo? También se eliminará la sincronización con los servicios."

Eliminar un grupo de Gestión de grupos de EMPieza conlleva las siguientes consecuencias:

• Se eliminará el grupo de contactos de nuestro correo web.
• Se eliminará el grupo de Cloud y dejarán de compartirse todos los recursos. El grupo ya no aparecerá en el buscador de la herramienta.
• Se eliminarán las autorizaciones vigentes para el uso de Comparti2.
• Se eliminará la autorización para la subida de archivos a Mediateca.

Sin embargo, la eliminación del grupo de Gestión de grupos no afectará a los cursos creados en el Aula Virtual desde EMPieza ni se desmatricularán los usuarios del curso.

Eliminar un grupo de Gestión de grupos de EMPieza implica eliminar su sincronización con todos los servicios.

 

Exportar grupos

Para exportar en un fichero los datos de los integrante de un grupo, debemos acceder a Gestión de grupos y pulsar el icono de la hoja ("Exportar CSV") en el área de los botones de la derecha:

Se descargará un fichero CSV con el mismo nombre del grupo en la carpeta de descargas que tengamos configurada en nuestro navegador. El fichero contendrá la siguiente información: nombre de usuario, nombre, apellidos y NIA (en el caso de los alumnos) de los integrantes del grupo.

Cualquier cuenta institucional o cuenta con perfil profesor puede reutilizar algún grupo de un año para el siguiente de forma responsable exportando el CSV e importándolo a comienzos del siguiente curso escolar. Podrán hacer el grupo público para que otros docentes del centro puedan usarlo con su cuenta de EMPieza.