Gestión de grupos

La aplicación Gestión de grupos se compone de dos servicios distribuidos en dos bloques: "Gestión de grupos" y "Servicios complementarios".

Bloque "Gestión de grupos"

El bloque "Gestión de grupos" nos permite crear un grupo nuevo o seleccionar un grupo ya existente para administrar su composición.

1. Área de selección de grupos: permite seleccionar un grupo de la lista de grupos creados. Incorpora un buscador que ayuda a localizar un grupo concreto en el listado de grupos creados o añadidos tecleando las primeras letras de su nombre. 
2. Botones de administración: 
   1. • Exportar: exporta el grupo seleccionado en formato CSV (usuario de EducaMadrid, nombres y apellidos).
      • Compartir: comparte el grupo creado para que otros profesores puedan reutilizarlo.
      • Editar: edita el nombre del grupo seleccionado.
      • Agregar: crea un grupo nuevo.
      • Eliminar: elimina el grupo seleccionado.
3. Importar grupo: importa un grupo desde Raíces o utiliza un grupo compartido. A la hora de importar un grupo desde Raíces, podemos importar un grupo completo o seleccionar usuarios concretos para añadirlos a un grupo existente. 
4. Listado de usuarios del grupo: muestra el listado de usuarios que forman parte del grupo seleccionado. Incorpora un buscador que realiza la búsqueda entre los usuarios del grupo. En este apartado podemos eliminar a un usuario del grupo clicando en el aspa en la columna "Eliminar".
5. Listado de usuarios: conjunto de todos los usuarios del centro. Contiene un buscador que permite encontrar a un usuario introduciendo su nombre, su apellido o el nombre de su usuario. Desde este apartado podremos añadir a un usuario al grupo seleccionado pulsando en el icono "+".

Crear un grupo nuevo

Existen varias formas de crear un grupo nuevo.

1. Crear un grupo nuevo utilizando el botón "+Agregar".

Pulsamos el botón "+Agregar" que se encuentra en la zona de botones de administración (2), introducimos el nombre del nuevo grupo y guardamos los cambios.

Comprobamos que el grupo recién creado ha aparecido en el apartado "Selecciona un grupo" (1) y lo seleccionamos. Veremos que en el "Listado de usuarios del grupo" (4) hay un mensaje que nos indica que "No hay datos disponibles": es decir, el grupo no tiene usuarios. Ahora, desde el "Listado de usuarios" (5) podemos ir añadiendo usuarios uno a uno clicando en el botón "+" que se encuentra a la derecha del nombre. El buscador incorporado en esta sección nos facilita la labor ya que nos permite realizar la búsqueda por el nombre, uno de los apellidos o por el nombre de usuario de EducaMadrid. Comprobamos que el usuario se ha añadido correctamente en el "Listado de usuarios del grupo" (4).

2. Importar un grupo desde Raíces.

En lugar de ir añadiendo usuarios uno a uno desde el "Listado de usuarios" del centro, podemos añadir una cohorte (grupo de usuarios) desde Raíces. Para ello, una vez creado el grupo vacío a través del botón "+Agregar", lo seleccionamos en el desplegable de grupos (1) y pulsamos el botón "Raíces". Elegimos el grupo y pulsamos el botón "Todos" si queremos importar a todos los usuarios de ese grupo.

Si queremos importar solo una parte de usuarios del grupo elegido, los seleccionaremos en la lista de usuarios y pulsaremos el botón "Seleccionados":

Tanto si hemos elegido agregar el grupo completo como si hemos seleccionado a unos cuantos usuarios, se añadirán al grupo que hemos elegido al principio.

3. Crear un grupo nuevo sin usar el botón "+Agregar".

Podemos crear un grupo nuevo sin añadir previamente un grupo vacío usando el botón "+Agregar", como lo hemos hecho en las explicaciones 1 y 2.

Para ello, en primer lugar, debemos quitar cualquier selección en el apartado "Selecciona un grupo" (1). A continuación, directamente pulsaremos en el botón "Raíces" (2), buscaremos el grupo en el listado desplegable, lo seleccionaremos y clicaremos en el botón "Todos" o seleccionaremos a los usuarios que queremos agregar y pulsaremos en el botón "Seleccionados". Aparecerá una ventana que nos permitirá personalizar el nombre del grupo que estamos importando:

 

4. Reutilizar un grupo compartido.

Podemos reutilizar un grupo creado y compartido por otros profesores del centro. En este caso, dentro del bloque Gestión de grupos, apartado "Importar grupo", pulsaremos el botón "Grupos públicos compartidos" y seleccionaremos el grupo que queremos reutilizar:

Una vez incorporado en nuestro listado de grupos, podremos modificar su composición eliminando o añadiendo usuarios.

Nosotros también podemos poner a disposición de los docentes del centro uno o varios grupos que hemos creado. Para ello, clicaremos en el botón "Compartir" que se encuentra en la zona de botones de administración y elegiremos el grupo que queremos compartir. El grupo aparecerá en el listado de grupos públicos compartidos con el nombre que tiene seguido de una barra vertical (|), el nombre de usuario del profesor - creador del grupo e indicación de que se trata de un grupo compartido entre paréntesis. Por ejemplo: 1G_ESO | profesor.ejemplo (compartido).

Para dejar de compartir un grupo, pusaremos el botón "Compartir", desmarcaremos la casilla con el tic azul y clicaremos en "Publicar" para guardar los cambios. 

Cambiar la composición de un grupo

Podemos modificar la composición de un grupo agregando o eliminando usuarios.

En primer lugar, debemos seleccionar el grupo en la sección "Selección un grupo:". Inmediatamente, podremos ver su composición en la sección "Listado de usuarios del grupo".

Para eliminar un usuario del grupo, clicaremos en el icono del aspa a la derecha de su nombre. Para agregar un usuario nuevo, lo buscaremos en la sección "Listado de usuarios" y clicaremos en el botón "+" a la derecha de su nombre.

Podemos añadir nuevos usuarios al grupo seleccionado utilizando el botón "Raíces". Para ello, una vez seleccionado el grupo, clicaremos en "Raíces" y añadiremos un grupo completo o seleccionaremos uno o varios usuarios de la lista.

Una vez creado o añadido un grupo nuevo y/o modificada la composición de un grupo, debemos sincronizar todos los servicios y verificar el estado de sincronización en el bloque "Servicios complementarios".

Bloque "Servicios complementarios"

Este bloque contiene dos secciones que nos permiten realizar dos gestiones diferentes: 

1. "Servicios sincronizados": en esta sección podemos sincronizar todos los servicios para el grupo elegido y verificar el estado de sincronización de todos los servicios o de algún servicio concreto.
2. "Otros servicios": nos da acceso a cada uno de los servicios en los que podemos implementar gestión de grupos.

Sincronizar los servicios para un grupo

Una vez creado o añadido un grupo y cada vez que modifiquemos su composición, debemos sincronizar todos los servicios para él.

Para sincronizar los servicios para un grupo, debemos seleccionarlo en el apartado "Selecciona un grupo:" del bloque "Gestión de grupos". A continuación, pulsamos el botón "Sincronizar todo" en el bloque "Servicios complementarios". Se abrirá una ventana en la que tendremos que seleccionar si queremos autorizar a los alumnos la subida de archivos a Comparti2 ("Sincronizar Comparti2") y elegir el periodo de autorización:

Si en esta sincronización no queremos autorizar a los alumnos del grupo seleccionado la subida de archivos a Comparti2, desmarcaremos todas las casillas y guardaremos los cambios. La aplicación tardará unos segundos en realizar la sincronización. Debemos ser pacientes y esperar hasta que en la esquina inferior derecha aparezca un bloque verde con el mensaje "Sincronización realizada correctamente".

Tras realizar la sincronización de los servicios para el grupo seleccionado, automáticamente se crea un grupo de contactos en el correo web del profesor y se autoriza a los alumnos la subida de archivos a Mediateca por un periodo de un mes. 

Si a continuación pulsamos el botón "Verificar estado sincr.", veremos en qué estado de sincronización se encuentra cada servicio para el grupo elegido:

• Botón de color verde: el servicio está sincronizado para el grupo elegido.
• Botón de color rojo: el servicio no está sincronizado para el grupo elegido.

Si sincronizamos los servicios para un grupo entre cuyos miembros hay al menos un profesor, tras verificar el estado de sincronización el botón de Comparti2 siempre mostrará como resultado "No sincronizado" ya que un profesor no necesita ser autorizado para el uso de Comparti2: su acceso a este servicio no tiene límite de tiempo y no precisa de autorización. La autorización de los alumnos que forman parte de ese grupo se actualizará correctamente.

Desde el apartado "Servicios sincronizados" podemos retirar autorizaciones a grupos de alumnos para subir archivos a Mediateca o para enviarlos por Comparti2. Para ello, en primer lugar debemos seleccionar el grupo en el apartado "Selecciona un grupo" y a continuación pulsaremos en el botón con el icono de enlace roto del servicio cuyo uso queremos desautorizar:

Usar diferentes herramientas para grupos de alumnos

Desde la sección "Otros servicios" del bloque "Servicios complementarios" podemos administrar diferentes herramientas para grupos de alumnos:

• "Crear sala": crear una sala de videoconferencia JITSI y de retransmisión en directo para un grupo de alumnos;
• "Enviar correo": enviar un mensaje de correo electrónico a un grupo de alumnos;
• "Evento de calendario": crear un evento en el calendario de EMPieza para un grupo de alumnos;
• "Aula Virtual": matricular a un grupo de alumnos en un curso del Aula virtual.

Crear sala

Al pulsar ese botón, seremos redirigidos a la página de creación de una nueva sala donde por defecto tendremos seleccionados como destinatarios "Usuarios específicos" y grupo de usuarios que hemos elegido en el bloque "Selecciona un grupo:". Podremos modificar la configuración preestablecida. En "Gestión de salas" podemos encontrar todos los detalles de configuración de un evento en directo.

Enviar correo

Al clicar en este botón, se nos abrirá un editor de mensaje de correo electrónico donde tendremos que indicar el asunto, redactar el cuerpo del mensaje y podremos añadir, si lo deseamos,  solo un archivo adjunto de máximo 10 MB. El mensaje se enviará a todos los integrantes del grupo que hemos elegido en la sección "Selecciona un grupo:".

Evento de calendario

Esta opción nos permite crear un evento en el calendario de EMPieza  para el grupo de alumnos seleccionado. Si después de elegir el grupo en la sección "Selecciona un grupo:" pulsamos ese botón, se nos abrirá la ventana de edición. El evento creado aparecerá en el calendario de EMPieza del profesor y de cada uno de los integrantes del grupo.

Podemos ver en la imagen que la ventana "Eventos de calendario" tiene dos pestañas: "Crear evento" y "Listado de eventos". Si queremos modificar un evento creado para un grupo de usuarios, debemos elegir ese grupo, pulsar el botón "Evento de calendario" y seleccionar la pestaña "Listado de eventos":

Se nos abrirá el listado de eventos creados para ese grupo de usuarios. En la columna "Acciones" de cada uno de los eventos veremos dos botones: el icono de papelera para borrar el evento y el icono de edición que da acceso a la ventana donde podremos modificar cualquiera de los datos introducidos previamente.

Aula Virtual

Clicando en este botón podremos matricular al grupo seleccionado en uno de nuestros cursos del Aula Virtual o, incluso, crear un curso nuevo donde matricularemos a ese grupo de alumnos.

Al acceder a esta opción, solo veremos los cursos de las aulas virtuales donde hemos iniciado sesión hace como máximo un mes.

 

En el desplegable "Selecciona un centro" podremos elegir las aulas virtuales de los centros donde hemos iniciado la sesión hace como máximo un mes.

En la pestaña "Cursos existentes" se nos mostrarán los cursos en los que tenemos el rol de "Profesor". Los cursos cuya visibilidad ha sido configurada como "Ocultar" (es decir, cursos no visibles para los estudiantes) aparecen sombreados en amarillo. 

Los cursos que están ocultos en el Aula virtual del centro aparecen sombreados en amarillo en la pestaña "Cursos existentes".

Si queremos crear un curso nuevo para el grupo seleccionado, abriremos la pestaña "Crear curso nuevo". Tenemos que introducir el nombre del nuevo curso, nombre corto y seleccionar la categoría donde lo queremos ubicar. Pulsaremos el botón "Matricular" para finalizar el proceso. Los usuarios que forman parte del grupo seleccionado se matricularán en el curso creado con el rol de estudiantes.

En el caso de la imagen de abajo, hemos seleccionado la categoría "Matemáticas" para nuestro curso "Matemátic as 4ESO". Si una categoría aparece sombreada en gris, como en este caso "Historia", significa que no tenemos permiso para publicar nuestros cursos en ella.

Desde EMPieza, no podremos borrar un curso, modificar opciones de configuración, configurar notificaciones, desmatricular a algún alumno, etc. Para realizar este tipo de acciones, debemos acceder al Aula Virtual de nuestro centro vía web.

Podemos acceder al Aula Virtual de nuestro centro desde la pantalla de inicio para comprobar que el curso se ha creado correctamente y que las matriculaciones se han realizado con éxito.