Gestión de grupos

Gestión de grupos es una aplicación que nos permitirá gestionar diferentes servicios de EducaMadrid (Comparti2, Mediateca, por ejemplo) y realizar una serie de tareas (enviar correos, crear eventos de calendario, matricular, crear grupos personalizados en el Cloud etc.) para grupos de usuarios.

En cumplimiento de la normativa de protección de datos personales, que nos obliga a no conservar los datos más de lo necesario, y para garantizar que la información de los usuarios esté actualizada de acuerdo a lo que consta en Raíces, los grupos públicos y personales de EMPieza se borrarán cada verano.

Cualquier cuenta institucional puede reutilizar algún grupo de un año para el siguiente de forma responsable exportando el CSV e importándolo a comienzos del siguiente curso escolar. Podrán hacer el grupo público para que otros docentes del centro puedan usarlo con su cuenta de EMPieza.

Podemos acceder a Gestión de grupos desde el menú principal visible en cualquier página de EMPieza:

Acceso a la aplicación "Gestión de grupos".

Si solo estamos vinculados a un centro accederemos directamente al panel de creación de grupos. En el caso de estar vinculados a varios centros seleccionamos en primer lugar el centro donde queramos crear el grupo. Seleccionamos el centro donde queremos crear el grupo.

Crear grupos

Existen tres formas de crear grupos:

  • Nuevo: esta opción nos permite crear un grupo nuevo vacío y añadir usuarios uno a uno usando el buscador.
  • Raíces: pulsando esta opción, podremos acceder a los grupos en Raíces y añadirlos enteros o seleccionar solo a algunos usuarios. 
  • Grupos públicos: podremos añadir grupos creados por otros profesores que han decidido hacerlos "públicos", es decir, compartir el listado para que otros profesores los usen.

Opciones para crear grupo nuevo: "Nuevo", "Raíces", "Grupos públicos".

Crear un grupo nuevo

Pulsamos el botón "Nuevo" que se encuentra en la zona de botones de administración, introducimos el nombre del nuevo grupo (en nuestro ejemplo, "Dpto. Matemáticas") y guardamos los cambios.

Pulsar el botón "Nuevo" para crear un grupo nuevo.

A continuación, se nos abrirá la pantalla "Integrantes de "Dpto. Matemáticas" que tiene vacía la tabla de usuarios ya que de momento no hemos añadido ninguno.

Para añadir usuarios, pulsaremos el botón "Participantes":

Gestionar participantes: añadir o quitar usuarios.

Al acceder a la pantalla de gestión del grupo, veremos dos bloques (ver la imagen):

  1. "Integrantes de "Dpto. Matemáticas": usuarios que forman parte del grupo.
  2. "Usuarios disponibles": listado de usuarios de nuestro centro que podemos incorporar al grupo.
  3. "Filtrar": usando el filtro podremos buscar a los usuarios de nuestro centro por nombre, uno de los apellidos o por el nombre de usuario de EducaMadrid para agregarlos a nuestro listado (+).
  4. "Otros usuarios": este botón abre el buscador que nos permite buscar a cualquier usuario de EducaMadrid, esté o no en nuestro centro.
  5. Una vez completada la composición del grupo, podemos pulsar en el botón "Salir de la gestión de participantes" para volver a la pantalla de gestión de grupo o
  6. Sincronizar los servicios de Correo, Comparti2 y Mediateca para el grupo. Es recomendable sincronizar estos servicios cada vez que hacemos alguna modificación en la composición del grupo.

Añadir o quitar usuarios de un grupo.

Al seleccionar a un usuario con el botón "+" en la columna "Usuarios disponibles" veremos cómo aparece en la columna de "Integrantes".

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (6. Botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2 y Mediateca.

Importar un grupo desde Raíces

En lugar de ir añadiendo usuarios uno a uno, podemos añadir un grupo de usuarios desde Raíces. Para ello, desde la pantalla "Mis grupos en...", pulsaremos en el botón "Raíces" (1).

Importar un grupo desde Raíces.

En la ventana emergente "Importar un grupo de Raíces" seleccionaremos un grupo (2) y pulsaremos en "Todos" (3) para importarlo entero o en "Seleccionados" (4) si hemos seleccionado a usuarios concretos en la columna de la derecha. Pondremos el nombre al grupo y clicaremos en "Guardar". Se nos abrirá la pantalla de gestión del grupo con el listado de usuarios. Podemos seguir añadiendo usuarios pulsando en el botón "Participantes" o, si el grupo ya está completo, sincronizarlo con las aplicaciones pulsando en "Sincronizar".

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2 y Mediateca.

En el listado de grupos de Raíces, veremos dos grupos que no provienen en realidad de esa aplicación de gestión educativa, sino que son creados de forma automática por EducaMadrid: "año-claustro" y "año-otros". Por ejemplo, "2024-claustro" y "2024-otros".

  • El grupo "año-claustro" se compone de docentes asignados al centro en Raíces cuya cuenta es de tipo "Profesor".
  • El grupo "año-otros" es integrado por usuarios con cuentas tipo PAS e institucionales del centro.

Los grupos "año-claustro" (cuentas tipo "Profesor" asignadas al centro) y "año-otros" (cuentas PAS asignadas al centro e institucionales del centro) son creados de forma automática por EducaMadrid.

Importar grupo público

Podemos reutilizar un grupo creado y compartido por otros profesores del centro: pulsaremos el botón "Grupos públicos" y seleccionaremos el grupo que queremos reutilizar:

Importar grupos públicos.

Una vez incorporado en nuestro listado de grupos, podremos acceder a "Participantes" y modificar su composición eliminando o añadiendo usuarios. Esto no afectará a la composición del grupo original del profesor que lo ha hecho público.

Nosotros también podemos poner a disposición de otros docentes del centro uno o varios grupos que hemos creado. Para ello, clicaremos en el icono del candado que se encuentra en la zona de botones de administración. El candado abierto indica que el grupo es público y otros profesores de nuestro centro lo podrán importar a su gestor de grupos .

Desbloquear un grupo para hacerlo público.

Para dejar de compartir un grupo, clicaremos en el icono del candado para cerrarlo y convertir el grupo en "privado" otra vez. Esta operación no afectará a otros profesores que ya se han importado nuestro grupo.

Editar el nombre del grupo

Para editar el nombre del grupo, pulsaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes" a la derecha de su nombre. 

Acceder a "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes".

En la página de integrantes del grupo, pulsaremos en el botón "Cambiar el nombre del grupo" en la esquina superior izquierda, al lado del botón "Sincronizar":

Pulsar en el botón "Cambiar el nombre del grupo".

Tras guardar el nuevo nombre del grupo, el cambio se aplicará automáticamente a otras herramientas sincronizadas para ese grupo: grupo de contactos en el Correo web y grupo en Cloud.

El botón "Cambiar el nombre del grupo" también está disponible desde la página de gestión de participantes:

Cambiar el nombre del grupo desde la página de gestión de integrantes.

Es recomendable personalizar el nombre del grupo para evitar errores de búsqueda cuando lo usemos en Cloud de EducaMadrid.

Cambiar la composición de un grupo

Podemos modificar la composición de un grupo agregando o eliminando usuarios.

En la pantalla "Gestión de grupos", clicaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes":

Pulsar en el botón "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes"

Se abrirá la pantalla "Integrantes de "..." con los usuarios del grupo. A continuación, pulsaremos el botón "Gestionar los participantes":

La pantalla de "Integrantes del grupo".

Existen diferentes formas de añadir a un usuario a nuestro grupo:

  1. Utilizaremos el buscador "Filtrar" (1) en la columna derecha "Usuarios disponibles" si conocemos el nombre, los apellidos o la id del usuario y, una vez localizado, clicaremos en el símbolo "+" (2).

 

Añadir nuevos integrantes al grupo.

2. Al seleccionar el botón "Otros usuarios" (1), se nos activan dos posibilidades más:

  • podemos añadir usuarios de nuestro centro desde los grupos de Raíces (2);
  • podemos añadir integrantes de cualquier otro centro, siempre y cuando están asignados a un centro y/o grupo en Raíces usando el filtro y el buscador (3). Podremos buscar a usuarios de otros centros insertando la ID o el NIA exacto.

Añadir integrantes desde "Otros usuarios".

Para eliminar a un usuario del grupo, clicaremos en el icono del aspa a la derecha de su nombre en la columna "Integrantes de "...". 

Cada vez que añadimos o eliminamos a un usuario en la gestión de participantes de un grupo, tenemos que volver a sincronizar el grupo con las aplicaciones (botón "Sincronizar") para que los cambios se reflejen en el Correo, Comparti2 y Mediateca.

Sincronizar los servicios para un grupo

Al pulsar en el botón "Sincronizar", veremos el estado de sincronización del grupo con diferentes servicios:

Estados de sincronización con diferentes servicios.

  1. Sincronizar con el Correo: al sincronizar, en nuestro correo web se crea un grupo de contactos con los integrantes del grupo. Si eliminamos o añadimos un usuario al grupo, es necesario sincronizar para que el grupo de contactos en el correo web se actualice.
  2. Sincronizar con Mediateca: implica dar permiso a todos los alumnos del grupo para publicar contenidos en Mediateca de EducaMadrid durante un mes. Si el grupo es mixto, es decir, integrado por alumnos y profesores, solo se otorgarán permisos a los alumnos ya que los profesores no necesitan la autorización para usar la herramienta.
  3. Sincronizar con Comparti2: implica dar permiso a todos los alumnos del grupo para usar Comparti2 durante un periodo limitado (un día, una semana o un mes).
  4. Sincronizar con Cloud: implica crear este grupo en Cloud para que los usuarios que lo integran puedan compartir archivos entre sí. Para más información, consulta los detalles sobre cómo funciona la compartición de recursos con grupos de usuarios.

Como al sincronizar con Mediateca y con Comparti2 a los alumnos se les otorga el permiso de uso de esas herramientas, les llegará una notificación al correo electrónico con todos los detalles de la autorización (profesor que autoriza, periodo de autorización).

Los bloques pueden aparecer coloreados en:

  • rojo: el servicio no está sincronizado para este grupo de usuarios;
  • naranja: solo aparecerá en la sincronización con el Correo web y Cloud cuando hay usuarios para los que estos servicios no están sincronizados;
  • verde: el servicio está sincronizado correctamente.

Si algún servicio no está sincronizado (color rojo) o está sincronizado parcialmente (color naranja), podemos pulsar en "Sincronizar con ... ahora".

Si queremos dejar de sincronizar un servicio para un grupo de usuario, pulsaremos en "Eliminar la sincronización con..." en la parte derecha de cada bloque.

Eliminar la sincronización con un servicio.

Al eliminar la sincronización de un grupo de usuarios con un servicio, ocurre lo siguiente:

  • "Eliminar la sincronización con el Correo": se eliminará el grupo de contactos de nuestro correo web.
  • "Eliminar la sincronización con Mediateca": a los alumnos se les retirará el permiso para publicar contenidos en Mediateca.
  • "Eliminar la sincronización con Comparti2": a los alumnos se les retirará el permiso para usar Comparti2.
  • "Eliminar la sincronización con Cloud": se eliminarán todas las comparticiones y el grupo dejará de estar disponible en el buscador de Cloud.

Usar diferentes herramientas para grupos de alumnos

Una vez creado el grupo y sincronizados los servicios, podemos usar diferentes herramientas para él.

En la pantalla "Gestión de grupos", clicaremos en el icono "Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes":

Botón"Trabajar con el grupo y gestionar sus participantes".

Desde la página "Integrantes de "..." podemos administrar diferentes herramientas para este grupo de alumnos:

AplicacionesParaElGrupo.png

  1. "Crear una sala con este grupo": crear una sala de videoconferencia JITSI o de retransmisión en directo para el grupo seleccionado;
  2. "Enviar un correo a todo el grupo": enviar un mensaje de correo electrónico al grupo seleccionado;
  3. "Crear un evento en el calendario del correo electrónico": crear un evento para este grupo de usuarios en el calendario del correo web que tenemos sincronizado con el calendario de EMPieza;
  4. "Matricular al grupo en un curso del Aula Virtual": matricular al grupo seleccionado en uno de nuestros cursos del Aula Virtual.
Crear una sala con este grupo

Al pulsar en ese botón, seremos redirigidos a la página de creación de una nueva sala donde por defecto tendremos seleccionados como destinatarios "Usuarios específicos" y grupo de usuarios que hemos elegido en el bloque "Selecciona un grupo:". Podremos modificar la configuración preestablecida.

Crear un evento en directo para el grupo seleccionado.

En la ayuda "Gestión de salas" podemos encontrar todos los detalles de configuración de un evento en directo.

Es necesario tener actualizada nuestra contraseña de EducaMadrid en "Mis datos" de EMPieza para que se pueda enviar la notificación de invitación a un evento en directo o un correo electrónico desde "Gestión de grupos".

Enviar un correo a todo el grupo

Al clicar en este botón, se nos abrirá un editor de mensaje de correo electrónico donde tendremos que indicar el asunto, redactar el cuerpo del mensaje y podremos añadir, si lo deseamos,  solo un archivo adjunto de máximo 10 MB. El mensaje se enviará a todos los integrantes del grupo que hemos elegido.

Enviar un correo al grupo seleccionado.

Los mensajes de correo electrónico que enviamos desde EMPieza a un grupo de usuarios aparecerán en la bandeja de "Enviados" de nuestro correo web.

Es necesario tener actualizada nuestra contraseña de EducaMadrid en "Mis datos" de EMPieza para que se pueda enviar la notificación de invitación a un evento en directo o un correo electrónico desde "Gestión de grupos".

Crear un evento de grupo

Esta opción nos permite crear un evento para el grupo seleccionado

Crear un evento de grupo en el calendario del correo web.

El evento creado aparecerá en el calendario del correo web del profesor y de cada uno de los integrantes del grupo. También se mostrará en el calendario de EMPieza y en los calendarios de las aulas virtuales sincronizadas..

Podemos ver en la imagen que la ventana "Eventos de calendario" tiene dos pestañas: "Crear evento" y "Listado de eventos". Si queremos modificar un evento creado para un grupo de usuarios, debemos elegir ese grupo, acceder a "Crear un evento en el calendario del correo electrónico" y seleccionar la pestaña "Listado de eventos":

Editar o eliminar un evento de grupo.

Se nos abrirá el listado de eventos creados para ese grupo de usuarios. En la columna a la derecha de cada uno de los eventos veremos dos botones: el icono de papelera para borrar el evento y el icono de edición que da acceso a la ventana donde podremos modificar cualquiera de los datos introducidos previamente.

También podemos modificar los eventos de grupo desde el propio calendario. Pulsamos sobre el evento de nuestro interés y a continuación "Editar" (2).Pulsamos sobre el evento y a continuación Editar.

Cuando modifiquemos un evento creado en EMPieza desde el calendario, identificaremos los que son de grupo por el título que incluirá el nombre del grupo. Los cambios se reflejarán en el calendario de EMPieza de todos los integrantes del grupo.Modificar evento. Vemos que el evento corresponde a un grupo.

Una vez incorporadas las modificaciones pulsaremos en "Guardar". Si queremos eliminar el evento pulsaremos en "Eliminar" y dejará de aparecer en el calendario de EMPieza de todos los integrantes del grupo.

Matricular al grupo en un curso del Aula Virtual

Clicando en este botón podremos matricular al grupo seleccionado en uno de nuestros cursos del Aula Virtual ("Curso existente") o, incluso, crear un curso nuevo donde matricularemos a ese grupo de alumnos ("Crear curso nuevo").

Al acceder a esta opción, solo veremos los cursos de las aulas virtuales donde hemos iniciado sesión hace como máximo un mes.

Matricular a los integrantes del grupo en un curso existente.

  1. En la parte superior de la ventana veremos el nombre del grupo (1) a cuyos integrantes estamos matriculando.
  2. En el desplegable "Selecciona un centro" (2) podremos elegir el Aula Virtual donde tenemos cursos con el rol de "Profesor". Si tenemos ese rol en más de un Aula Virtual, hay que tener en cuenta que solo se mostrarán en el desplegable aquellas donde hemos iniciado sesión como máximo hace un mes. 
  3. y 4. En la pestaña "Cursos existentes" se nos mostrarán los cursos en los que tenemos el rol de "Profesor": tanto los cursos visibles (3) y como los ocultos (4), que aparecen sombreados en amarillo. 

Los cursos que están ocultos en el Aula Virtual seleccionada aparecen sombreados en amarillo en la pestaña "Cursos existentes".

Si queremos crear un curso nuevo para el grupo seleccionado, abriremos la pestaña "Crear curso nuevo". Tenemos que introducir el nombre del nuevo curso, nombre corto y seleccionar la categoría donde lo queremos ubicar.

Solo podremos seleccionar las categorías donde el coordinador TIC nos ha habilitado permisos para crear cursos. Si una categoría aparece sombreada en gris, como en este caso "Historia", significa que no tenemos permiso para publicar nuestros cursos en ella.

Pulsaremos el botón "Matricular" para finalizar el proceso. Los usuarios que forman parte del grupo seleccionado se matricularán en el curso creado con el rol de estudiantes.

En el caso de la imagen de abajo, hemos seleccionado la categoría "Matemáticas" para nuestro curso "Matemáticas 4ESO". 

Matricular a un grupo de alumnos creando un curso nuevo.

Desde EMPieza, no podremos borrar un curso, modificar opciones de configuración, configurar notificaciones, desmatricular a algún participante, etc. Para realizar este tipo de acciones, debemos acceder al Aula Virtual de nuestro centro vía web.

Podemos acceder al Aula Virtual de nuestro centro desde la pantalla de inicio para comprobar que el curso se ha creado correctamente y que las matriculaciones se han realizado con éxito.

Acceso al Aula Virtual desde el bloque de la página de inicio.

Eliminar grupos

Para eliminar un grupo, debemos acceder a Gestión de grupos y pulsar el icono de la papelera en el área de los botones de la derecha:

Eliminar un grupo.

Veremos un mensaje de advertencia que tendremos que aceptar: "¿Eliminar permanentemente el grupo? También se eliminará la sincronización con los servicios."

Mensaje de confirmación para eliminar el grupo.

Eliminar un grupo de Gestión de grupos de EMPieza conlleva las siguientes consecuencias:

  • Se eliminará el grupo de contacto de nuestro correo web.
  • Se eliminará el grupo de Cloud y dejarán de compartirse todos los recursos. El grupo ya no aparecerá en el buscador de la herramienta.
  • Se eliminarán las autorizaciones vigentes para el uso de Comparti2.
  • Se eliminará la autorización para la subida de archivos a Mediateca.

Sin embargo, la eliminación del grupo de Gestión de grupos no afectará a los cursos creados en el Aula Virtual desde EMPieza ni desmatriculará a los usuarios del curso.

Eliminar un grupo de Gestión de grupos de EMPieza implica eliminar su sincronización con todos los servicios.

 

Exportar grupos

Para exportar en un fichero los datos de los integrante de un grupo, debemos acceder a Gestión de grupos y pulsar el icono de la hoja en el área de los botones de la derecha:Pulsamos sobre el icono de la hoja para exportar los datos de los miembros de un grupo: usuario, nombre, apellidos y NIA.

Se descargará un fichero CSV con el mismo nombre del grupo en la carpeta de descargas que tengamos configurada en nuestro navegador. El fichero contendrá la siguiente información: nombre de usuario, nombre, apellidos y NIA (en el caso de los alumnos) de los integrantes del grupo.

Cualquier cuenta institucional puede reutilizar algún grupo de un año para el siguiente de forma responsable exportando el CSV e importándolo a comienzos del siguiente curso escolar. Podrán hacer el grupo público para que otros docentes del centro puedan usarlo con su cuenta de EMPieza.

Videotutoriales