Reinicio de cursos

Una vez finalizado el curso académico, todos los cursos de las Aulas Virtuales serán reiniciados de manera automática por EducaMadrid en los meses estivales (julio y agosto) a partir del curso escolar 2023 -2024.

El reinicio automático de cursos se realiza para garantizar la protección de datos personales en cumplimiento de las instrucciones de inicio de curso y de las recomendaciones de la Delegación de Protección de Datos.

En este proceso se ha tenido en cuenta que existen circunstancias en las que los centros educativos necesitan disponer de los cursos con datos de usuarios del curso anterior. Por ese motivo se ha habilitado la posibilidad de marcar en EMPieza aquellos cursos que por motivos excepcionales un centro necesita conservar. Esto sólo podrá ser realizado por el coordinador TIC del centro o por la cuenta institucional del centro.

Consideraciones previas

• La cuenta TIC y la cuenta institucional del centro son las únicas que podrán gestionar el reinicio de cursos en EMPieza.
• El marcado de cursos que no deban reiniciarse se podrá realizar desde el 1 de abril hasta el 30 de junio inclusive. Pasado este periodo sólo se podrá consultar qué cursos se han marcado o no se han marcado.
• Un curso sólo puede ser marcado para no reiniciarse automáticamente dos años seguidos. La selección realizada por primera vez no se conserva: habrá que renovarla cada año.
• Existen solo tres razones que justifican que un curso no sea reiniciado:
  • Tipo de enseñanza que obliga a conservar datos más de un curso académico (por ejemplo, FP Dual, FP Doble Grado, Enseñanzas Iniciales en Educación de Adultos, Bachillerato Internacional...).
  • Reclamación en curso.
  • Proceso judicial/denuncia en curso.
• Si no se han seleccionado los cursos para no ser reiniciados y un centro necesita recuperar algún curso con datos de alumnos, el coordinador TIC o la cuenta institucional podrán restaurar la copia automática desde la opción "Gestión de backup" de EMPieza.

Para garantizar la protección de datos personales, las copias automáticas NO deben ser utilizadas para trabajar con los cursos de forma habitual al año siguiente ya que conservan los datos de todos los alumnos.

Acceso

Una vez en EMPieza podemos acceder a "Reinicio de cursos" desde dos sitios:

Esta opción sólo estará disponible para la cuenta TIC y para la cuenta institucional del centro.

1. Pulsando en la "flecha" que aparece la derecha de "Opciones TIC" (1) y a continuación seleccionando "Reinicio de cursos" (2).
2. Pulsando sobre "Opciones TIC" (1) y en la pantalla que vemos a continuación seleccionando "Reinicio de curso" (2).
   

Con independencia de la opción elegida vemos la siguiente información:

1. Fechas en las que está habilitada la opción de marcar cursos para que no se reinicien de manera automática: del 1 de abril al 30 de junio inclusive.
2. Enlace que nos llevará a esta misma documentación de ayuda para el reinicio de cursos del Aula Virtual. 
3. Mensaje de advertencia en el que se indica que el borrado de datos de alumnos se realizará en todos los cursos y en caso de marcar algún curso para que no sea reiniciado, dicho curso sólo podrá ser marcado durante dos años seguidos.
4. Zona de cursos: aquí veremos el listado de todos los cursos de nuestra Aula Virtual, tanto los visibles como los ocultos. Desde este listado marcaremos aquellos cursos que necesitamos que no sean reiniciados. 

Funcionamiento

El marcado de cursos que no deben reiniciarse automáticamente solo podrá realizarse del 1 de abril al 30 de junio inclusive. 

Una vez hemos accedido a "Reinicio de cursos" vemos el listado de cursos de nuestro Aula Virtual con la siguiente información:

• "Elementos por página": aquí incluimos cuántos cursos queremos que se muestren por página.
  "Filtrar": en esta caja de texto podemos buscar el curso o cursos introduciendo una palabra clave, el id del curso, categoría, etc.
• "ID": número de identificación del curso.
• "Nombre corto": nombre corto del curso.
• "Nombre largo": nombre del curso.
• "Categoría": categoría del Aula Virtual en la que se localiza el curso.
• "Visibilidad": si el curso está oculto o visible en el Aula Virtual.
• "Reiniciar": columna que nos indica si el curso va a ser o no reiniciado automáticamente. 
  "Sí": el curso será reiniciado automáticamente.
  "No": el curso está marcado para no ser reiniciado ya que se debe conservar con los datos de alumnos para el siguiente curso escolar.
• "Motivo": causa que indica por qué un curso no debe ser reiniciado de manera automática.
• "Modificar": opción desde la cual marcamos un curso para que no se reinicie automáticamente. También emplearemos esta opción si por error marcamos un curso y queremos desmarcarlo.
• "Paginación": en la parte inferior podremos ir pasando de página para ver todos los cursos de nuestra Aula Virtual.

Para facilitar la búsqueda de cursos resulta muy útil emplear la función "Filtrar". Aquí introducimos el texto o id del curso que queremos localizar (1) y automáticamente se listarán únicamente los cursos coincidentes (2).

 

Marcar un curso para no reiniciar automáticamente

El marcado de cursos que no deben reiniciarse automáticamente solo podrá realizarse del 1 de abril al 30 de junio inclusive. 

Una vez localizado el curso en la columna de la derecha pulsamos sobre el icono del "lápiz" que aparece en la columna "Modificar".

Vemos un mensaje donde aparecen los motivos por los cuales podemos justificar que no se borren los datos personales del curso (1). Estos motivos son:

• Tipo de enseñanza que obliga a conservar datos más de un curso académico (FP Dual, FP Doble Grado o Enseñanzas Iniciales en Educación de Adultos).
• Reclamación en curso.
• Proceso judicial/denuncia en curso.

Desplegamos las opciones del campo "Motivo" (2) y seleccionamos el motivo (3)

Pulsamos en "Guardar". 

Aparece un mensaje de confirmación que tendremos que aceptar. Si estamos seguros de que es estrictamente necesario conservar los datos personales del curso, pulsamos sobre "OK".

El marcado del curso para su no reinicio automático queda registrado apareciendo la fecha en la que se ha realizado, el motivo seleccionado y el usuario que lo ha realizado.

En el listado de cursos veremos que en la columna "Reiniciar" ha aparecido "No" y en la columna "Motivo" se indica la causa seleccionada:

Si el curso tampoco puede ser reiniciado al  año siguiente habrá que volver a marcarlo. Un curso sólo puede ser marcado dos años seguidos para que no se reinicie.

Modificar motivo del no reinicio

Si nos hemos equivocado y el motivo que justifica el no reinicio de un curso no es el correcto, podemos modificarlo. Tenemos que acceder a modificar la selección y en la parte inferior veremos los registros existentes para ese cuso. Pulsamos sobre el icono "borrar".

Confirmamos el borrado del registro: el mensaje nos indica que con esta acción permitimos que el curso se reinicie en verano con normalidad.

En el registro ya no aparecerá nada:

Para añadir el motivo nuevo seguimos los pasos para marcar un curso para  que no se reinicie automáticamente.

Desmarcar curso para que se reinicie automáticamente

Si hemos marcado un curso erróneamente podemos modificarlo. Accedemos a modificar la selección pulsando en el icono correspondiente en la columna "Modificar" y en la parte inferior vemos los registros existentes en ese curso. Pulsamos sobre el icono de papelera para eliminar:

Si estamos seguros de permitir que el curso se reinicie en verano de manera automática, pulsamos sobre "OK". En caso contrario, cerraríamos la ventana pulsando sobre el "aspa" de la esquina superior derecha.

En el registro ya no aparecerá nada:

Si volvemos a la lista de cursos, veremos que en la columna "Reiniciar" aparece "Sí". Significa que el curso será reiniciado en  verano.

No puedo marcar cursos

El marcado de cursos que no deben reiniciarse automáticamente solo podrá realizarse del 1 de abril al 30 de junio inclusive. Si intentamos modificar algún curso fuera de las fechas establecidas veremos este mensaje:

Necesito los datos de un curso que no había marcado

Durante el mes de julio se guarda una copia automática de todos los cursos. Dichas copias se guardan por motivos excepcionales para los posibles casos en los que haya que presentar pruebas en un proceso de reclamación abierto, un proceso judicial, etc.

En el caso en el que sea necesario recuperar los datos de algún curso por alguno de estos motivos, se podrán recuperar las copias de seguridad desde la opción "Gestión de backup" de EMPieza.

Para garantizar la protección de datos personales, las copias automáticas NO deben ser utilizadas para trabajar con los cursos de forma habitual al año siguiente ya que conservan los datos de todos los alumnos.