Editar y compartir formularios
Acceso
Una vez hemos accedido a nuestro Cloud, en la parte superior izquierda pulsamos sobre el icono "Formularios".
En la siguiente pantalla vemos:
Creación de nuevo formulario
Para iniciar la creación de un formulario podemos hacerlo indistintamente desde:
- el menú lateral izquierdo pulsando sobre "Nuevo formulario" (1) o
- pulsando sobre "Crear un formulario" en la parte central (2).
Veremos que de manera automática se crea el formulario con el nombre "Nuevo formulario" (1). Cumplimentamos el "Título" (2) y la "Descripción" (3).
Una vez rellenos los datos, en el menú lateral izquierdo aparece el título que le hayamos dado al formulario.
Listado de formularios creados
Podemos consultar el listado de formularios creados en el menú lateral izquierdo y acceder a cualquiera de ellos pulsando en él.
Añadir preguntas al formulario Cloud EducaMadrid
Añadimos preguntas al formulario pulsando sobre "Añadir preguntas" (1) y posteriormente seleccionamos el tipo de pregunta deseado (casilla de verificación, botones radiales, desplegable, archivo, respuesta corta, texto largo, fecha, hora). En la siguiente página de la ayuda detallamos los tipos de preguntas posibles.
Editar formulario Cloud EducaMadrid
Tenemos dos opciones para poder editar un formulario:
- Opción 1: localizamos el formulario en el menú lateral izquierdo y pulsamos sobre él (1). Se abrirá en modo previsualización y tendremos que pulsar sobre el botón "Editar" (2) que aparece en la parte superior.
- Opción 2: localizamos el formulario y pulsamos sobre los "tres puntitos" (1) que aparecen a la derecha de su nombre y clicamos sobre la opción"Editar formulario" (2) del desplegable.
Una vez estemos editando el formulario podremos: modificar el título (1), la descripción (2), borrar o modificar las respuestas de las preguntas (3), reordenar las respuestas (4), acceder a las opciones de configuración de cada pregunta desde donde podremos eliminar la pregunta (5), modificar el orden de las preguntas (6) o añadir nuevas preguntas (7).
Ajustes del formulario Cloud EducaMadrid
Accedemos a los ajustes del formulario pulsando "Compartir"
En el menú lateral derecho pulsamos sobre "Ajustes" y vemos las siguientes opciones: 
- "Almacenar las respuestas de forma anónima": al marcar esta opción, si hemos compartido el formulario con usuarios de EducaMadrid para que lo cumplimenten, las respuestas de los usuarios aparecerán anonimizadas. Si dejamos la opción desmarcada podremos distinguir las respuestas de cada usuario.
- "Permitir múltiples respuestas por persona": opción que permite que las personas cumplimenten el formulario tantas veces como desee. Para que esta opción esté habilitada no puede existir un enlace público al formulario ni podremos seleccionar la opción "Almacenar las respuestas de forma anónima".
- "Fijar fecha de caducidad": al habilitarla, podremos seleccionar una fecha y una hora a partir de la cual ya no se podrá rellenar el formulario.
El mensaje que les aparecerá a los usuarios será "Formulario caducado. El formulario ha caducado y ya no acepta más respuestas":
Además, si habilitamos la opción "Establece la fecha de caducidad del enlace" aparecerá un mensaje indicando cuánto tiempo ha pasado desde que quedó expirado el formulario:
Si hemos compartido el formulario con un usuario, usuarios o grupo, una vez llegada la fecha de caducidad, dejarán de poder acceder al mismo desde su escritorio de formularios de Cloud. Si compartimos el "enlace interno" con ellos les aparecerá el mensaje de "Formulario caducado" y en su caso el tiempo que ha expirado. - "Cerrar formulario": Si cerramos el formulario, ya no se aceptarán más respuestas. Cuando se intente acceder al mismo aparecerá un mensaje indicado "Formulario cerrado. Este formulario está cerrado y ya no acepta más respuestas ". Sí podremos realizar modificaciones.
- "Archivar formulario": Si archivamos un formulario debemos tener en cuenta que no se aceptarán más respuestas y no podremos realizar modificaciones en el mismo.
Si queremos acceder a los resultados del formulario archivado o bien desarchivarlo, pulsamos sobre "Formularios archivados", localizamos el formulario y clicamos sobre los "tres puntos" (1) para ver todas las opciones disponibles:
- "Mensaje de envío personalizado": podemos personalizar el mensaje que se le mostrará a la persona que rellene el formulario una vez lo haya enviado. Por defecto el mensaje que aparecerá será el siguiente:
Ejemplo de mensaje personalizado:
Compartir formulario Cloud EducaMadrid
Accedemos a las opciones de compartir formularios desde dos sitios:
- Opción 1: localizamos el formulario en el menú lateral izquierdo y pulsamos sobre él (1). Se abrirá en modo previsualización y tendremos que pulsar sobre el botón "Compartir" (2) que aparece en la parte superior.
- Opción 2: localizamos el formulario y pulsamos sobre los "tres puntitos" (1) que aparecen a su derecha. Clicamos sobre la opción"Formulario compartido" (2) del desplegable.
En ambos casos vemos las opciones de compartición en el lateral derecho del formulario.
Desde aquí podremos crear un enlace público, compartir con usuarios y grupos personalizando los permisos sobre los mismos, copiar un acceso directo al formulario y permitir que que todos los usuarios puedan ver y completar nuestro formulario.
Crear enlace público
Podemos crear un "Enlace público" que nos va a permitir compartir el formulario que no tengan acceso a EducaMadrid.
Podemos generar diferentes enlaces públicos para el mismo formulario.
Desde los Ajustes del formulario podemos establecer una fecha de caducidad para el enlace. A partir de esa fecha no se podrá rellenar el formulario.
Creamos el enlace público pulsando sobre "Añadir enlace".
Al hacerlo nos aparecerán dos nuevas opciones:
- "Copiar al portapapeles": opción que empleamos para copiar el enlace generado.
- Propiedades del enlace público: pulsamos sobre los "tres puntos" que aparecen al lado de "Compartir enlace":
Las opciones que nos aparecen son:
- "Mostar código QR": al pulsar sobre esta opción nos genera un código QR que podremos compartir para que cualquier persona con lector de QR pueda acceder al formulario.
- "Convertir en enlace integrable": genera un enlace que nos va a permitir mostrar nuestro formulario insertado en un sitio web.
- "Eliminar enlace": al eliminar el enlace público ya no se podrá acceder al formulario mediante el mismo.
- "Añadir enlace": opción que nos permite crear más de un enlace para el mismo formulario.
Compartir con usuarios o grupos
Para compartir un formulario con usuarios de EducaMadrid de nuestro centro o con un grupo creado en EMPieza, introducimos el "nombre del usuario" o de nuestro grupo de EMPieza. Al introducir el nombre del usuario, al cabo de un rato, la aplicación nos devolverá los resultados coincidentes. Pulsamos sobre el usuario o grupo con el que vamos a compartir.
Personalizamos los permisos de compartición pulsando sobre los "tres puntos" que aparecen a la derecha de cada usuario o grupo con el que lo hayamos compartido:
- Por defecto cuando compartimos un formulario, los usuarios o miembros de un grupo solo podrán ver y completar el formulario.
- "Ver respuestas": si marcamos esta opción los usuarios a los que hayamos otorgado permisos podrán ver y descargar las respuestas.
- "Borrar respuestas": solo podremos seleccionar esta opción si hemos habilitado el permiso "Ver respuestas". Si otorgamos este permiso a un usuario o grupo de usuarios a parte de ver las respuestas, podrán eliminar todas las respuestas del formulario.
- "Eliminar": eliminamos la compartición con el usuario o grupo.
Link interno
Enlace directo al formulario que podemos enviar a otros usuarios de EducaMadrid con los que hayamos compartido el formulario. Para poder visualizarlo deberán iniciar sesión en su Cloud.
Consultar formularios compartidos de Cloud
Accedemos a los formularios que nos han compartido desde el menú lateral izquierdo del escritorio de formularios en el apartado "Compartido con usted".