Acceso y creación de Formularios

Acceso a Formularios

Esta herramienta nos va a permitir crear, probar, ejecutar y analizar un Formulario.

Para poder utilizar esta herramienta, debemos acceder a la URL https://formularios.educa.madrid.org y seleccionar el botón Acceder. Nos pedirá las credenciales de EducaMadrid (usuario y contraseña) asociadas a una cuenta institucional o a la cuenta de un profesor.

LimeSurvey es un software de código abierto, que está integrado dentro de los servidores de EducaMadrid, lo que implica que a los resultados de esos formularios sólo tendremos acceso nosotros. 

Al acceder a la URL nos muestra la pantalla inicial.

Seleccionamos Acceder y nos pedirá nuestras credenciales:

Accederemos al escritorio principal.

Una vez validados en la herramienta, se nos mostrará en el navegador el escritorio principal de LimeSurvery. Este escritorio está formado por una barra superior con los siguientes menús:

• Crear formulario: nos va a permitir crear un nuevo formulario
• Formularios: muestra un listado con todos los formularios creados. Nos muestra todos los formularios que tenemos creados, estén activos o no (simboliza los activos con un triángulo en azul,  los inactivos con un cuadrado marrón y los expirados con un triángulo-barra marrón).
  Nos va a permitir ordenarlos por distintos criterios: identificador, estado, título, fecha...
• Formularios activos: muestra un listado de los formularios activos.
• Usuario con el que hemos iniciado sesión

Creación de un nuevo formulario

Para comenzar la creación de un nuevo formulario debemos elegir la opción Crear formulario siguiendo una de las siguientes rutas:

Primera: Elegir la opción Crear Formulario del menú Formulario, del escritorio principal.

 

Segunda: Pulsar en la opción Formularios o en la opción Formularios activos del escritorio principal y pulsar sobre el botón "+ Crear formulario", situado en la parte superior izquierda de dicha página.

Se nos abre la siguiente pantalla:

Seleccionamos la pestaña "Crear" y añadimos los datos:

-Título del formulario: nos permite añadir un nombre a nuestro formulario
-Lenguaje base: por defecto Español
-Grupo de formularios: en esta versión no se pueden crear grupos de formularios. Por defecto todos los formularios estarán asignados al grupo "Formularios EducaMadrid [Grupo general]".
-Administrador/a: permitirá recibir notificaciones en el correo electrónico cuando se rellene un formulario. Recomendamos seleccionar "Usuario actual" para que seamos los administradores del formulario. Si queremos que sea otro usuario seleccionaremos la opción "Personalizado". Para recibir notificaciones debemos activarlo en la "Configuración general"

Una vez rellenos los distintos apartados pulsamos en "Crear Formulario".

Por defecto nos crea una estructura con un grupo de preguntas y una primera pregunta. Para añadir más grupos y más preguntas recomendamos consultar el apartado "Estructura del formulario".

Estructura del formulario

La estructura de un formulario está constituida por las preguntas que van a formar parte del mismo.
Las preguntas están agrupadas en unas unidades denominadas grupos de preguntas o secciones. En cada formulario que definamos debe existir al menos un grupo de preguntas. Además, si definimos más de un grupo, para poder ejecutar el formulario, debemos añadir al menos una pregunta a grupo de preguntas.
La gestión de la estructura de un formulario se realiza desde la ficha "Estructura" del panel de navegación de la izquierda.

Por defecto tiene un grupo de preguntas, podremos añadir más grupos y agregar preguntas en cada una de estos grupos.
Al añadir preguntas decidiremos a qué grupo pertenecen.
Si definimos más de un grupo de preguntas, para poder ejecutar el formulario, debemos añadir al menos una pregunta a cada sección.

Seleccionamos la pestaña "Estructura", para comenzar a crear nuestro formulario (seleccionada por defecto).

Nos aparece creado un grupo de preguntas "Mi primer grupo de preguntas" y un una pregunta de ejemplo "Una primera pregunta de ejemplo", que podremos modificar desde el botón Modificar

Para profundizar en este apartado recomendamos consultar la página "Estructura del formulario".

Exportar un formulario

El objetivo de esta operación es generar un fichero de copia de seguridad del formulario. Se lo podremos proporcionar a otro usuario de la herramienta LimeSurvey que lo podrá utilizar como base en una operación de importación y le permitirá definir un formulario a partir del que hemos exportado nosotros.

Procedimiento a realizar:

En el escritorio principal del formulario que queremos exportar elegimos el botón Exportar del menú principal, que está situado en la parte superior derecha del escritorio.

Una vez seleccionada la opción Exportar en la ventana emergente, nos aparecen siete opciones de las que principalmente nos interesan las dos primeras y las dos últimas.

- Estructura del Formulario (.Iss). Esta exportación incluirá la estructura completa del formulario, incluyendo todos los grupos, preguntas y condiciones de su formulario a un archivo .LSS (que es básicamente un archivo XML). Este archivo exportado puede ser utilizado con la funcionalidad de  "Importar formulario" cuando cree un nuevo formulario.
Tenga en cuenta que este archivo no incluye ninguna respuesta guardada.
-Archivo de Formulario (.lsa): esta opción sólo está disponible para formularios activos. Crea un respaldo completo de un formulario activo. Esto incluirá la siguiente información en un archivo ZIP con extensión '.lsa'.

• Estructura del formulario
• Datos de respuesta (Atención: No incluye archivos incluidos en una pregunta de carga de archivos. Estos tienen que ser exportados por separado.)
• Información del encuestado (si está disponible)
• Temporizador (si fue activado)

- Formato queXML (*.xml): no está recomendado para realizar un respaldo de un formulario de LimeSurvey debido a que no pueden exportarse condiciones y no es capaz de exportar todos los tipos de preguntas.
- Exportación PDF queXML: podrá crear un archivo pdf que pueda ser impreso y escaneado nuevamente. No se recomienda para realizar un respaldo de un formulario de LimeSurvey debido a que no pueden exportarse condiciones y no es capaz de exportar todos los tipos de preguntas.
- Formato de valores separados por tabuladores (*.txt): está funcionalidad está diseñada para crear y editar cuestionarios fácilmente con una hoja de cálculo. También hace que sea fácil editar de manera masiva el formulario con las opciones: "Buscar y reemplazar", "Reordenamiento masivo", Bucle (repetición de grupos)  y pruebas tales como deshabilitar temporalmente criterios obligatorios o de validación.
- Formulario imprimible: va a descargar un archivo .zip que contendrá las hojas de estilo necesarias para ser mostradas en cualquier dispositivo o navegador con capacidades de mostrar HTML. Debe tener en cuenta que no incluirá ninguna lógica definida en el formulario.
- Formulario imprimible: Esta última opción abrirá el formulario como una página imprimible en una nueva ventana. Desde el propio navegador podrá imprimirse o guardarse como archivo PDF. Debe tener en cuenta que no incluirá ninguna lógica definida en el formulario.

Una vez seleccionada una de las  opciones  empezará el proceso de descarga del fichero con el tipo de exportación elegido.

Importar un formulario

El objetivo final de esta operación es definir un formulario a partir de un fichero de formulario (.lsa) o de estructura (.lss o .txt) asociado a un formulario previamente definido.

El tamaño máximo del archivo es de 38MB

Procedimiento a realizar:

En el escritorio principal de la herramienta LimeSurvey, podemos elegir una de las rutas siguientes para llegar a la pantalla que nos permitirá realizar la operación de importación:

• Crear Formulario--> Seleccionar la pestaña Importar
• Botón Listar Formulario --->Botón Crear un nuevo Formulario y elegimos la ficha/pestaña Importar.

Independientemente de la ruta elegida llegaremos a la ficha Importar, en la que tendremos que realizar los siguientes pasos:

• Pulsar el botón "Seleccionar archivo": podremos seleccionar un fichero tipo .lsa (que incluye la estructura del formulario y las respuestas a las preguntas que se hubieran realizado en el momento de la exportación) o ficheros del tipo .lss o .txt (estos ficheros sólo incluyen la estructura del formulario, no las respuestas al mismo).
• Pulsar el botón "Importar Formulario" para finalizar la operación de importación

En el caso de haberse realizado el proceso de importación de forma correcta, podemos pulsar el botón "Ir al Formulario" para acceder al formulario que acabamos de importar

Observaciones

Cuando finaliza el proceso de importación, aunque el nombre del formulario coincida con el del formulario que está almacenado en el fichero de importación, la fecha de creación no, por lo que no sobreescribe el original si ya existiese.

La operación de importación es más óptima cuando el formulario origen pertenece a otro usuario. Si el formulario es nuestro, la mejor opción es la copia del formulario.

Copiar un formulario

El objetivo de esta operación es obtener un nuevo formulario a partir de otro que ya tengamos previamente creado y por tanto disponible en nuestro escritorio principal de LimeSurvey.
La diferencia entre la operación de importar y la de copiar es que en esta última no se utiliza un fichero de formulario ni de estructura de formulario, sino que se  realiza la operación directamente duplicando un formulario de nuestro listado.

Procedimiento a realizar:

En el escritorio principal de la herramienta LimeSurvey, podemos elegir una de las rutas siguientes para llegar a la pantalla que nos permitirá realizar la operación de copia de formularios:

• Crear Formulario--> Seleccionar la pestaña Copiar
• Botón Listar Formulario --->Botón Crear un nuevo Formulario y elegimos la ficha/pestaña Copiar.

Tendremos que rellenar los siguientes datos de forma obligatoria :

• Seleccionar el formulario del que vamos a crear la copia   
• Dar un título al nuevo formulario

Antes de pulsar en "Copiar formulario" tendremos que seleccionar las opciones que aparecen a la derecha en función de nuestras preferencias.

-Excluir cuotas: el formulario copiado no tendrá las cuotas del formulario original
-Excluir los permisos del formulario: el formulario copiado no tendrá los mismos permisos que el formulario original. Se deberán volver a asignar los permisos en el formulario copiado.
-Excluir respuestas: no incluye las respuestas del formulario original.
-Reiniciar las condiciones: las condiciones se configurarán en blanco para el formulario copiado, lo que te permitirá configurarlas nuevamente.
-Reiniciar la fecha/hora de inicio/fin: la fecha y hora de inicio y fin del formulario copiado se configurarán en blanco
-Resetear ID de respuesta inicial: el ID de la primera respuesta en el formulario copiado se establecerá en 1 en lugar de continuar con el último ID del formulario original.

Observaciones

Cuando finaliza el proceso de importación, aunque el nombre del formulario coincida con el del formulario que está almacenada en el fichero de importación, la fecha de creación no, por lo que no sobreescribe el original si ya existiese.

La operación de copia es más óptima cuando el formulario origen pertenece a nuestro usuario.

La copia de formularios no incluye las respuestas. Para hacer copia con respuestas debemos realizarlo desde Exportar.

Exportar una parte del formulario

Podemos exportar una pregunta o grupo de preguntas para utilizar en otro formulario:
Para exportar una pregunta o grupo de preguntas accedemos a la estructura de nuestro formulario y nos posicionamos en el grupo de preguntas o en la pregunta que queremos exportar. En el menú superior seleccionamos “Herramientas”, opción “Exportar”.
Si exportamos una pregunta el fichero que se genera será *.lsq y si exportamos una sección el fichero será *.lsg
En el ejemplo seleccionamos la pregunta "Indica tu edad" y lo guardamos con el nombre edad. El fichero que nos genera es edad.lsq (le daremos el nombre que consideremos más adecuado o dejamos el que nos propone por defecto).

Abrimos el formulario dónde vamos a añadir la pregunta que hemos exportado. Este formulario no puede estar activo.

Mostrará el mensaje "Pregunta importada correctamente".
Comprobamos que ha añadido la pregunta "Indica tu edad" al formulario:

Vamos a añadir una sección:
Nos posicionamos en la sección a importar y en el menú superior seleccionamos “Herramientas”, opción “Exportar”.

Seleccionamos la sección "COMIDAS FAVORITAS" y lo guardamos con el nombre Comidas-favoritas. El fichero que nos genera es Comidas-favoritas.lsg (le daremos el nombre que consideremos más adecuado o dejamos el que nos propone por defecto).

Abrimos el formulario dónde vamos a añadir la sección que hemos exportado. Este formulario no puede estar activo.

Comprobamos en el formulario que se ha añadido esta sección:

Si exportamos una pregunta el fichero que se genera será *.lsq y si exportamos una sección el fichero será *.lsg

El formulario donde añadimos la pregunta o sección no puede estar activo.