Acceso y creación de Formularios

Acceso a Formularios

LimeSurvey es una potente herramienta que nos va a permitir elaborar, probar y ejecutar formularios. Además, una vez cumplimentado por los destinatarios deseados, analizar las respuestas.

LimeSurvey es un software de código abierto que está integrado dentro de los servidores de EducaMadrid lo que implica que a los resultados de esos formularios sólo tendremos acceso nosotros. 

Para poder utilizar esta herramienta accedemos a la url https://formularios.educa.madrid.org y pulsamos en "Acceder".

Introducimos nuestros credenciales de EducaMadrid  y pulsamos en "Entrar".

Sólo puede accederse con cuentas institucionales de centro y cuentas de tipo profesor. El resto de cuentas (alumnos, PAS,...) no tendrán acceso.

Accedemos el escritorio principal de LimeSurvery donde podemos ver dosn dos zonas diferenciadas: barra superior (1) y la parte central (2).

En la barra superior nos encontramos con los siguientes menús:

• Crear formulario: nos va a permitir crear un nuevo formulario.
• Formularios: acceso al listado con todos los formularios creados estén activos o no. Además podremos ordenarlos por distintos criterios: "Identificador", "Estado", "Título", "Fecha"...
  • Activos: se muestran acompañado de un triángulo azul .
  • Inactivos: representados con un cuadrado marrón .
  • Expirados:  identificados con un triángulo-barra marrón .
    
    
• Formularios activos: muestra un listado de los formularios activos.
• Usuario con el que hemos iniciado sesión.

En la parte central nos encontramos con las opciones: "Listar formularios" y "Listar formularios disponibles". En ambos casos veremos listados todos los formularios que tengamos creados.

Creación de un nuevo formulario

Podemos comenzar a crear nuestro formulario desde dos sitios:

1. Desde el "Escritorio principal" clicando sobre "Crear Formulario".
2. Pulsando sobre "Formularios", "Listar formularios" o "Formularios activos" del escritorio principal. A continuación  en la parte superior izquierda clicamos sobre "+ Crear formulario".

En ambos casos veremos un formulario donde introduciremos los siguientes datos en la pestaña "Crear":

1. "Título del formulario": nos permite añadir un nombre a nuestro formulario. Este campo es obligatorio.
2. "Lenguaje base": por defecto aparece "Español". Al pulsar se abrirá un desplegable donde podremos seleccionar el idioma deseado..
3. "Grupo de formularios": en esta versión no se pueden crear grupos de formularios. Por defecto todos los formularios estarán asignados al grupo "Formularios EducaMadrid [Grupo general]".
4. "Administrador/a": usuario que recibirá notificaciones en el correo electrónico cuando se rellene el formulario. Recomendamos seleccionar "Usuario actual" para que seamos nosotros mismos quienes recibamos las notificaciones. Si queremos que sea otro usuario el que reciba las notificaciones, seleccionaremos la opción "Personalizado" e introduciremos el nombre del nuevo administrador así como su correo electrónico. Para recibir notificaciones debemos activarlo en la "Configuración general".

Una vez rellenos los distintos apartados pulsamos en "Crear Formulario" (5) o en "Guardar" (6)

En la siguiente pantalla vemos la estructura de nuestro formulario. La estructura de un formulario está constituida por las preguntas que van a formar parte del mismo. Por defecto nos crea una estructura con un grupo de preguntas denominado "Mi primer grupo de preguntas" y una primera pregunta llamada "Una primera pregunta de ejemplo". Para añadir más grupos y más preguntas recomendamos consultar el apartado "Estructura del formulario".

Estructura del formulario

La estructura de un formulario está constituida por las preguntas que van a formar parte del mismo.

Las preguntas están agrupadas en unas unidades denominadas "grupos de preguntas" o "secciones". En cada formulario que definamos debe existir al menos un grupo de preguntas. Además, si definimos más de un grupo, para poder ejecutar el formulario, debemos añadir al menos una pregunta a grupo de preguntas.

La gestión de la estructura de un formulario se realiza desde la ficha "Estructura" del panel de navegación de la izquierda.

Podremos añadir tantos grupos  de preguntas como queramos. Al crear una pregunta definimos a qué grupo pertenece.
Para poder ejecutar el formulario todos los "grupos de preguntas" (o secciones) deben tener al menos una pregunta.

Creado el formulario desde la pestaña "Estructura" vemos que por defecto se ha creado un grupo de preguntas denominado "Mi primer grupo de preguntas" y una primera pregunta llamada "Una primera pregunta de ejemplo". Para modificar esta información pulsamos sobre el nombre del grupo de preguntas o la pregunta que queramos modificar y posteriormente clicamos sobre "Modificar".

Para profundizar en este apartado recomendamos consultar la página "Estructura del formulario".

Exportar un formulario

Esta opción nos permite generar una copia de seguridad de nuestro formulario que podremos descargarnos. Este fichero podremos proporcionárselo a otro usuario de la herramienta LimeSurvey que lo podrá utilizar como base en una operación de importación y le permitirá definir un formulario a partir del que hemos exportado nosotros.

Para exportar un formulario accedemos al mismo y pulsamos sobre "Exportar" situado en la parte superior derecha:

Vemos una ventana emergente en la aparecen siete opciones. 

• "Estructura del Formulario (.Iss)".
• "Archivo de Formulario (.lsa)".
• "Formato queXML (*.xml)".
• "Exportación PDF queXML".
• "Formato de valores separados por tabuladores (*.txt)"
• "Formulario imprimible".
• "Formulario imprimible".

Por la información que se exporta y por cómo se muestra las que más útiles nos resultarán serán: "Estructura del Formulario (.Iss)", "Archivo de Formulario (.lsa)", "Formulario imprimible" y "Formulario imprimible".

A continuación describimos cada una de ellas:

• "Estructura del Formulario (.Iss)": esta exportación incluye la estructura completa del formulario, incluyendo todos los grupos, preguntas y condiciones de nuestro formulario en un archivo .lss (básicamente un archivo XML). Este archivo exportado puede ser utilizado con la funcionalidad de  "Importar formulario" cuando se cree un nuevo formulario. Este archivo no incluye ninguna respuesta guardada.
  
  
• "Archivo de Formulario (.lsa)": esta opción sólo está disponible para formularios activos. Crea un respaldo completo de un formulario activo. Esta opción incluye la siguiente información en un archivo ZIP con extensión .lsa:
  • Estructura del formulario.
  • Datos de respuesta (Atención: No incluye archivos incluidos en una pregunta de carga de archivos. Estos tienen que ser exportados por separado.).
  • Información del encuestado (si está disponible).
  • Temporizador (si fue activado).
    
    
• "Formato queXML (*.xml)": no está recomendado para realizar un respaldo de un formulario de LimeSurvey debido a que no pueden exportarse condiciones y no es capaz de exportar todos los tipos de preguntas.
  
  
• "Exportación PDF queXML": genera un archivo pdf que puede ser impreso y escaneado nuevamente. No se recomienda para realizar un respaldo de un formulario de LimeSurvey debido a que no pueden exportarse condiciones y no es capaz de exportar todos los tipos de preguntas.
  
  
• "Formato de valores separados por tabuladores (*.txt)": está funcionalidad está diseñada para crear y editar cuestionarios fácilmente con una hoja de cálculo. También hace que sea fácil editar de manera masiva el formulario con las opciones: "Buscar y reemplazar", "Reordenamiento masivo", "Bucle (repetición de grupos")  y pruebas tales como deshabilitar temporalmente criterios obligatorios o de validación.
  
  
• "Formulario imprimible": descarga un archivo .zip que contiene las hojas de estilo necesarias para que pueda visualizarse en cualquier dispositivo o navegador con capacidades de mostrar HTML. En este caso tenemos que tener en cuenta que no incluirá ninguna lógica definida en el formulario.
  
  
• "Formulario imprimible": esta opción abre el formulario como una página imprimible en una nueva ventana del navegador desde el cual podremos imprimir o guardar como archivo PDF. En este caso tenemos que tener en cuenta que no incluirá ninguna lógica definida en el formulario.

Una vez seleccionada una de las opciones empezará el proceso de descarga del fichero con el tipo de exportación elegido. El fichero se descargará en la carpeta de descargas que tengamos configurada en nuestro navegador.

Importar un formulario

Esta opción nos va a permitir crear un formulario a partir de un fichero de formulario (.lsa) o de estructura (.lss o .txt) de un formulario previamente definido.

El tamaño máximo del archivo es de 38MB.

Para importar un fichero desde el escritorio principal de LimeSurvey tendremos que crear un nuevo formulario. A continuación pulsamos sobre la pestaña "Importar".

Pulsamos sobre "Seleccionar archivo" donde seleccionamos el fichero .lsa (que incluye la estructura del formulario y las respuestas a las preguntas que se hubieran realizado en el momento de la exportación) o el fichero .lss o .txt (estos ficheros sólo incluyen la estructura del formulario, no las respuestas al mismo) y por último clicamos sobre ""Importar Formulario" para finalizar la importación.

Finalizado el proceso de importación vemos un resumen de la misma. Pulsamos sobre "Ir al Formulario" para acceder al mismo.

Si importamos un formulario con el mismo nombre de uno que ya tuviéramos previamente creado, la aplicación no sobrescribe el que tenemos sino que crea un formulario nuevo.

La operación de importación es más óptima cuando el formulario origen pertenece a otro usuario. Si el formulario es nuestro la mejor opción es la copia del formulario.

 

Copiar un formulario

Esta opción nos permite obtener un nuevo formulario a partir de otro que ya tengamos previamente creado. La diferencia entre la operación de importar y la de copiar es que en esta última no se utiliza un fichero de formulario ni de estructura de formulario, sino que se  realiza la operación directamente duplicando un formulario de nuestro listado.

Para copiar un formulario desde el escritorio principal de LimeSurvey tendremos que crear un nuevo formulario y  pulsar sobre la pestaña "Copiar".

La copia de formularios no incluye las respuestas. Para hacer copia con respuestas debemos realizarlo desde "Exportar".

En la siguiente pantalla rellenamos los siguientes datos de forma obligatoria : "Seleccione el formulario que desea copiar" y "Título del nuevo formulario".

Además en la columna derecha tendremos que seleccionar las opciones de nuestro interés:

• Excluir cuotas: el formulario copiado no tendrá las cuotas del formulario original.
• Excluir los permisos del formulario: el formulario copiado no tendrá los mismos permisos que el formulario original. Se deberán volver a asignar los permisos en el formulario copiado.
• Excluir respuestas: no incluye las respuestas del formulario original.
  Reiniciar las condiciones: las condiciones se configurarán en blanco para el formulario copiado lo que te permitirá configurarlas nuevamente.
• Reiniciar la fecha/hora de inicio/fin: la fecha y hora de inicio y fin del formulario copiado se configurarán en blanco.
• Resetear ID de respuesta inicial: el ID de la primera respuesta en el formulario copiado se establecerá en 1 en lugar de continuar con el último ID del formulario original.

Por último pulsamos en "Copiar formulario".

La operación de copia es más óptima cuando el formulario origen pertenece a nuestro usuario.

 

 

Exportar una parte del formulario

Podemos exportar una pregunta o grupo de preguntas para utilizarlas en otro formulario.

Para exportar una pregunta o grupo de preguntas accedemos a la "Estructura" (1) de nuestro formulario y nos posicionamos en el grupo de preguntas o en la pregunta (2) que queremos exportar. En el menú superior seleccionamos “Herramientas” (3), opción “Exportar” (4).

En ejemplo hemos seleccionado la pregunta "Indica tu edad". Podemos guardar el fichero con el nombre que aparece por defecto o bien poner el nombre que deseemos. En este caso el fichero generado será .lsg. El fichero se guardará en la carpeta que tengamos configurada en nuestro navegador.

Si exportamos una pregunta el fichero que se genera será .lsq y si exportamos una sección el fichero será .lsg.

En este ejemplo hemos seleccionado la sección "Comidas favoritas". Podemos guardar el fichero con el nombre que aparece por defecto o bien poner el nombre que deseemos. En este caso el fichero generado será .lsg. El fichero se guardará en la carpeta que tengamos configurada en nuestro navegador.

 

Importar una parte del formulario

Podemos importar preguntas o secciones de preguntas que previamente hayamos exportado. En el caso de las preguntad la extensión del fichero será .lsq y en el caso de las secciones .lsg.

Para poder importar preguntas o grupos de preguntas el formulario no puede estar activo.

Para importar una pregunta accedemos al formulario donde queramos incorporarla. Situados en la pestaña "Configuración" seleccionamos dentro del apartado "Menú de formulario" - "Lista de preguntas"(2) y pulsamos sobre "Importar pregunta" (3).

En el apartado "Importar una pregunta" pulsamos sobre "Seleccionar el archivo" (1), localizamos el fichero en nuestro equipo (2) y pulsamos en "Abrir" (3). Por último pulsamos en "Importar" (4).

El fichero para importar una pregunta debe ser .lsq.

El mensaje "Pregunta importada correctamente" indica que el proceso se ha realizado con éxito. Vemos que la pregunta ha quedado incorporada al formulario y vemos el resumen de la misma.

Para importar un grupo de preguntas o sección accedemos al formulario donde queramos incorporarla. Situados en la pestaña "Configuración" (1) seleccionamos dentro del apartado "Menú de formulario" - "Lista de grupos"(2) y pulsamos sobre "Importar grupo" (3)

En el apartado "Importar grupo de preguntas" pulsamos sobre "Seleccionar el archivo" (1), localizamos el fichero en nuestro equipo (2) y pulsamos en "Abrir" (3). Por último pulsamos en "Importar" (4).

El fichero para importar grupos de preguntas debe ser .lsg.

El mensaje "Se subió el archivo con éxito"" indica que el proceso se ha realizado con éxito. Vemos el resumen de la importación y podemos acceder a la nueva sección pulsando sobre "Ir a la sección de preguntas".

Comprobamos  que se ha añadido la sección:

El formulario donde añadimos la pregunta o sección no puede estar activo.

 

 

Videotutoriales

1. Creación de un nuevo formulario.
2. Exportar un formulario.
3. importar formulario.
4. Copiar un formulario.
5. Exportar/importar una parte del formulario.