Activar y parar el formulario
Activar este formulario
Una vez hemos diseñado y probado el formulario tenemos que activarlo. Una vez activado tenemos que tener en cuenta lo siguiente:
- Las operaciones de añadir o eliminar grupos de preguntas, preguntas y las respuestas a preguntas con varias opciones estarán bloqueadas.
- Podremos modificar el título de los grupos de preguntas, el título de las preguntas y el texto de las respuestas con el fin de corregir faltas ortográficas, de sintaxis o incluso inconsistencias semánticas que suelen descubrirse una vez iniciado el proceso del formulario.
Para activar el formulario desde la pestaña "Configuración" pulsamos en el apartado "Resumen" y en la parte derecha clicamos sobre "Activar este formulario".
Una vez activado no podremos añadir o borrar preguntas, grupos de preguntas o subpreguntas.
A continuación vemos un mensaje que nos recomienda revisar el formulario antes de activarlo. Pulsamos sobre "Guardar y activar el formulario".
Antes de activar el formulario es recomendable previsualizarlo para asegurarnos que todo esté correcto.
Vemos un mensaje que nos indica que por por defecto los formularios siempre se activan en modo abierto, es decir, cualquier persona con la url del formulario podrá completarlo. Si es así como lo queremos pulsamos sobre "Continuar en modo acceso abierto" y el formulario quedará activo.
En un formulario de modo abierto cualquiera puede contestar nuestro formulario.
En el caso de querer restringir su acceso pulsamos sobre "Cambiar a formulario de acceso restringido" donde tendremos dos posibilidades:
En función de las características de los participantes se pueden crear tres tipos distintos de formularios.
- Para formularios público con registro voluntario tendremos que haber habilitado previamente la opción "Permitir registro público" desde "Parámetros de configuración de encuestados" y seleccionar la opción "Cambiar a formulario de acceso restringido". Veremos esta pantalla que indica que el formulario ya está activado.
- Para formularios con participantes definidos pulsamos sobre "Cambiar a formulario de acceso restringido". Un mensaje nos avisa de que estamos activando el formulario con acceso cerrado, pulsamos sobre "Cambiar a formulario de acceso restringido".
Y nos aparecerá este mensaje para comenzar a gestionar los participantes de nuestro formulario.
Más información sobre formularios de acceso restringido con participantes definidos.
Parar este formulario
Cuando queramos parar el formulario, es decir que nadie pueda acceder más al mismo, una vez que estemos en el formulario accedemos a la pestaña "Configuración" - "Resumen" y pulsamos sobre el botón "Parar este formulario".
A continuación tenemos que seleccionar una de las siguientes opciones para parar el formulario:
Formulario expirado
Un formulario expira si marcamos esta opción o si hemos incluido una fecha de expiración en el apartado "Publicación y control de acceso". Tenemos que tener en cuenta lo siguiente:
- No se pierden resultados.
- No se pierde la información del encuestado.
- El cambio de preguntas, grupos y parámetros es limitado.
- Los participantes no pueden acceder a un formulario expirado. Al intentar acceder verán un mensaje en el que se indica que el formulario ha caducado.
- Es posible realizar estadísticas sobre las respuestas.
- Para que el formulario vuelva a estar disponible para sus participantes, podemos cambiar la fecha o eliminarla desde el apartado "Configuración" -> "Publicación y control de acceso".
Formulario desactivado
Si se desactiva el formulario se ha de tener en cuenta:
- Todos los resultados se pierden.
- Se pierde toda la información del participante.
- El participante no puede acceder al formulario desactivado. Al intentar acceder se mostrará un mensaje que indica que no se le permite ver este formulario.
- Todas las preguntas, grupos y parámetros se pueden editar de nuevo.
- Se recomienda exportar sus respuestas antes de usar esta opción.
Previsualizar formulario
Nos permitir ver como quedará el formulario antes de activarlo. Debemos tener en cuenta que en la previsualización no se activan las cuotas.
Para previsualizar el formulario desde la pestaña "Configuración" pulsamos sobre "Resumen", "Previsualizar formulario".
Si nos encontramos dentro de una pregunta o lista o sección de preguntas podremos:
- "Previsualizar el formulario" (1).
- "Vista previa de la sección" (2)
- "Vista previa de la pregunta" (3).
Ejecutar formulario
Esta opción aparecerá si el formulario está activo. Si aún no hemos activado nuestro formulario lo que aparecerá será "Previsualizar Formulario."
Si en el formulario hemos activado la opción "Utilizar CAPTCHA para acceso al formulario" del apartado "Publicación y control de acceso" al ejecutar el formulario veremos este mensaje::
Una vez introducido el resultado correcto de la operación le daremos "Continuar" y veremos el formulario.
Eliminar formulario
Se aconseja exportar el formulario y su tabla de respuestas correspondiente antes de eliminarlo. También se recomienda realizar una copia de seguridad de la tabla de respuestas.
Hay varias formas de eliminar el formulario.
- Desde la lista de formularios: seleccionamos el formulario o formularios que deseemos eliminar, pulsamos sobre "Formularios seleccionados" y marcamos la opción "Borrar".
- Botón "Eliminar formulario" en el menú "Herramientas" estando en un formulario.
