Configuración del formulario

Escritorio principal de un Formulario

Compartir formulario con un código QR

El código QR “Quick Response” es un  código de barras que almacena todo tipo de información y que al ser escaneado o leído por dispositivos inteligentes permite el acceso a la misma. En el caso de LimeSurvey este código contiene la dirección web (url) de nuestro formulario y al ser leído por un dispositivo móvil permite el acceso al mismo. 

Para generar el código QR del formulario pulsamos sobre al menú vertical de la izquierda "Resumen" y clicamos sobre "Abrir panel para compartir":

Para que nos aparezca esta opción el formulario debe estar activo.

A continuación pulsamos sobre "Generar código QR". Si hemos añadido varios idiomas podremos generar un código QR para cada uno de ellos.

Se genera un "código QR" que los participantes podrán escanear con su teléfono y al hacerlo, se abrirá un el enlace para acceder al formulario. También podemos descargar el "código QR", imprimirlo o copiar el enlace del mismo para compartirlo con los participantes del formulario.

Configuración general

Desde este apartado podemos modificar los siguientes apartados:

• "Idiomas del formulario": por defecto aparece "Español", pero podemos añadir un nuevo idioma.
• "Lengua base": es el "Español".
• "Propietario del formulario": por defecto la cuenta con la que hemos creado nuestro formulario, aunque podemos modificarla.
• "Administrador/a": nombre y apellidos de la persona que va a recibir notificaciones de las respuestas que se den a través del formulario.
• "Correo electrónico de administrador": dirección de correo electrónico que se utiliza para enviar notificaciones y alertas relacionadas con el formulario.
• "Dirección de correo para correos rechazados": dirección de correo electrónico a la que se envían los mensajes de error o rechazo.
• "Grupos": el grupo al que va a pertenecer el formulario es el de "Formularios EducaMadrid [Grupo general]".
• "Formato": vamos a decidir como van a aparecen las preguntas:
  • "Pregunta por pregunta": cada pregunta se visualizará en una página. Aparecerán botones para ir a la siguiente pregunta.
  • "Sección por sección": aparecerá cada sección en una página. Aparecerán botones para ir a la siguiente sección.
  • "Todos en Uno": todas las preguntas se visualizan en un página.

Idioma del formulario

Para configurar nuestro formulario en varios idiomas accedemos a "Configuración general" (1) y pulsamos sobre "Lenguajes del formulario" (2). Aparece un listado con diferentes idiomas y seleccionamos uno a uno los idiomas de nuestro interés (3). En este ejemplo añadimos inglés, el español aparece por defecto.

También podemos localizar el idioma deseado tecleando el nombre del idioma (1), veremos los resultados coincidentes y seleccionamos el deseado (2). En nuestro ejemplo añadimos árabe.

Cuando incorporemos preguntas a nuestro formulario deberemos introducirlas en tantos idiomas como hayamos incorporado. En nuestro ejemplo en español, inglés y árabe.

También rellenamos la pestaña "Ayuda "en cada uno de los idiomas:

Al ejecutar el formulario seleccionamos el idioma en el que queremos que se muestre:

Podremos cambiar el idioma nuevamente al comenzar el formulario.

Y también podemos cambiar el idioma en cada una de las preguntas o en cada una de las secciones según lo tengamos definido:

Nos muestra los resultados del formulario en el idioma seleccionado:

Elementos de texto

Podemos personalizar y definir qué información y comportamiento tendrá nuestro formulario al acceder y finalizar el mismo. Para ello pulsamos sobre "Elementos de texto" y vemos las diferentes opciones:

• "Idioma predeterminado": Español. Si hubiéramos configurado más de un idioma, aparecería una pestaña por cada uno de los idiomas incorporados.
• "Título del formulario": podemos modificar el título que pusimos inicialmente.
• "Descripción": introducimos un breve resumen sobre el contenido de nuestro formulario.
• "Mensaje bienvenida": es el mensaje que van a ver los usuarios  antes de comenzar a rellenar el formulario.

• "URL de salida": cuando termine el formulario podemos redirigir al usuario a una página web.
• "Descripción de la URL":  podemos adjuntar una descripción de esta dirección.
• "Formato de fecha": podemos elegir entre diferentes formatos pero recomendamos dejar el que aparece por defecto.
• "Marca decimal": podemos seleccionar punto o coma.
• "Mensaje de despedida": es el mensaje que les aparece a los usuarios cuando terminen de rellenar el formulario.

Configuración de la política de datos

Podemos incorporar una política de datos a nuestro formulario y definir cómo queremos mostrarla. Tenemos dos opciones: "Texto en línea" o "Texto desplegable". También podemos seleccionar la opción "No mostrar" si no queremos incorporar ninguna política de datos.

Si queremos mostrar la política de datos cumplimentamos los siguientes campos:

• "Survey data policy checkbox label" (1): texto que aparecerá al lado de la casilla de verificación de aceptación de la política de datos.
• "Survey data policy message"(2): introducimos la información con la política de datos del formulario.
• "Survey data policy error message" (3): mensaje de error que le aparecerá al usuario si no se acepta la política de datos.

Aquí vemos como vería el mensaje una persona que acaba de acceder al formulario cuando lo hemos configurado para que se vea en formato "Texto en línea":

Si mostramos el texto de la política de privacidad hay que aceptarlo para continuar realizando nuestra encuesta.

Si no seleccionamos la política de datos le aparecerá el mensaje de error:

Opciones de tema

Personalizamos la fuente con la que se mostrarán los textos de nuestro formulario, es decir los títulos, preguntas y respuestas del mismo desde el apartado "Opciones de tema" (1). A continuación, en el apartado "Heredar todo" marcamos la opción "No" (2). Al hacerlo veremos una nueva pestaña denominada "Fonts" (fuentes)(3).

Desde la pestaña "Fonts", desplegamos el menú del campo "Fonts" (1), seleccionamos la fuente de nuestro interés (2) y pulsamos en "Guardar" (3). En nuestro caso seleccionamos la fuente " Comic Sans".

Aquí vemos como se muestra nuestro formulario con esta fuente.

Presentación

Definimos cómo queremos que se muestre el formulario a las personas que lo rellenen, activando o desactivando las opciones que encontramos en el apartado "Presentación".

Podemos activar o desactivar las distintas opciones en función de nuestros intereses:

• "Retraso de navegación": podemos indicar el número de segundos antes de que se habiliten los botones "Anterior", "Siguiente" y "Enviar. Por defecto aparece "cero" (0) segundos.
• "Mostrar índice/ permitir saltar": definimos si queremos que se muestre u oculta el índice con todas las preguntas del formulario. Podemos elegir entre las siguientes opciones
  • Deshabilitado: no se mostrará ningún índice.
  • Incremental: se mostrará un índice que permitirá saltar de una pregunta a otra que haya sido vista con anterioridad.
  • Completo: se mostrará un índice que permitirá saltar de una pregunta a otra.
• "Mostrar nombre de la sección y/o la descripción": definimos si queremos mostrar o no el nombre y descripción del grupo de preguntas. Tenemos las siguientes opciones:
  • "Mostrar ambos".
  • "Mostrar sólo el nombre de la sección".
  • "Mostrar sólo la descripción de la sección".
  • "Ocultar ambos".
• "Mostrar número y el código de la pregunta": elegimos si queremos que se muestre el número y código de cada pregunta.  
  • "Mostrar ambos".
  • "Mostrar sólo el número de la pregunta".
  • "Mostrar sólo el código de la pregunta".
  • "Ocultar ambos".
• "Mostrar "Sin responder": en aquellas preguntas que no sean obligatorio responder aparecerá automáticamente la opción "Sin respuesta". En función de nuestras preferencias podremos marcar una de las siguientes opciones: "Activada", "Desactivada" y "Herencia".
• "Mostrar "Hay X preguntas en este formulario": indicará el número de preguntas de las que se compone el formulario.
• "Mostrar pantalla de bienvenida": mostrará el mensaje que hayamos incorporado en el apartado "Elementos de texto" -> "Mensaje de bienvenida" si dejamos esta opción habilitada. En el caso de marcar "Desactivada" no se mostrará.
• "Permitir navegar hacia atrás": el participante podrá volver hacia atrás en el formulario para modificar alguna pregunta si fuera necesario.
• "Mostrar teclado en pantalla": podremos rellenar el formulario directamente con el teclado que nos aparece en pantalla.
• "Mostrar barra de progreso": indica el porcentaje de preguntas del formulario que se han contestado y lo que le queda para terminar el formulario.
• "Los participantes pueden imprimir las respuestas": si queremos que los participantes tenga una copia con sus respuestas activas esta opción. En este caso la opción "Cargar URL automáticamente cuando finalice la encuesta" debe estar desactivada.

Cuando finaliza el formulario nos dará la opción de imprimir estas respuestas. 

Podremos exportarlas en dos formatos:

• Exportar respuestas como PDF
• Exportar respuestas como queXML PDF
  

La opción "Exportar a PDF" mostrará la respuesta en varias hojas. En nuestro ejemplo lo muestra en tres hojas:

La opción "Exportación PDF queXML" mostrará la respuesta en una hoja: 

• "Cargar URL automáticamente cuando finalice la encuesta": si está habilitada esta opción, al terminar el formulario se cargará directamente la dirección que hemos activado en "Elementos del texto" -> "URL de salida". 

Parámetros de configuración de encuestados

En este apartado de nuestro formulario definimos cómo queremos que se comporten las respuestas de los participantes del formulario.

• "Establezca la longitud del código de acceso a": contraseña que se genera cuando decidimos que el formulario tenga participantes definidos. Por defecto su longitud es de 15 caracteres y podemos dejarla activa o desactivarla.
• "Respuestas anonimizadas": si está activo las respuestas de los participantes serán anónimas.
• "Habilite la persistencia de las respuestas a nivel de participante": si habilitamos esta opción, en las encuestas que no son anónimas, si el participante no termina de realizar el cuestionario, al volver al enlace, podrá continuar realizando la encuesta manteniéndose las respuestas previas.
• "Permitir múltiples respuestas o actualizar las existentes del mismo código de acceso": el participante puede actualizar su respuesta después de haber completado el formulario.
• "Permitir registro público": esta opción permite que los usuarios nos envíen su correo electrónico para que reciban allí el enlace al formulario tal como se explica en el apartado "Participantes".
• "Usar formato HTML para los correos electrónicos a los participantes".
• "Enviar correos electrónicos de confirmación": enviará un correo electrónico de confirmación cada vez que se rellene un formulario no anónimo.

Una vez finalizada la configuración del formulario, debemos guardarla.

Notificaciones y datos

Definimos la información que queremos guardar cuando se rellena el formulario así si queremos o no recibir notificaciones.

• "Sello del tiempo": si habilitamos esta opción aparecerá la fecha y hora en la que fueron enviadas las respuestas.
• "Guardar la dirección IP": guarda la dirección IP desde la que se ha rellenado el formulario.
• "Dirección IP anónima": no se guarda la dirección desde la que se rellena el formulario.
• "Guardar la URL de origen (referrer URL)".
• "Guardar mediciones de tiempo": nos permitirá saber el tiempo que se ha tardado en rellenar el formulario.
• "Habilitar modo evaluación": va a permitir realizar la encuesta para recibir datos de evaluación.
• "Los participantes pueden guardar y continuar más tarde": el formulario podrá ser contestado en varios accesos.
• "Enviar notificación básica al administrador al siguiente correo electrónico": pueden enviar notificaciones a distintos usuarios cada vez que se rellena el formulario. Si añadimos varios usuarios, irán separados por ";"). Esto se configura en "Plantillas de correos electrónicos". Debemos tener en cuenta que si la dirección de correo no coincide con el administrador del formulario, algunos enlaces que aparecen en la plantilla no darán resultados.
• "Enviar notificación detallada al administrador al siguiente correo electrónico": podremos indicar un correo para notificaciones, en esta dirección se recibirán las respuestas al formulario.

Publicación y control de acceso

• "Fecha y hora de inicio": fecha y hora a partir de la cual estará activo el formulario.
• "Fecha y hora de expiración": fecha y hora estará hasta la cual estará activo el formulario.
• "Establecer una cookie para evitar participaciones repetida": si activamos esta opción el participante sólo podrá rellenar el formulario una vez.
• "Utilizar CAPTCHA para acceso al formulario": obligará a rellenar la casilla con los caracteres que nos propone para poder acceder.

• "Utilizar CAPTCHA para el registro" : antes de realizar la encuesta nos pide información.

Videotutoriales

1. Escritorio principal de un formulario.

2. Compartir formulario.

3. Idioma del formulario.