Grupos de formularios y permisos
Podemos organizar y clasificar los formularios que vamos creando en grupos. De esta manera nos resultará más sencillo localizarlos y gestionarlos. Además, podemos otorgar permisos a otras personas sobre los grupos de formularios de manera que puedan modificarlos, acceder a las respuestas y analizar los resultados.
Crear grupos de formularios
Para crear un grupo, pulsamos sobre "Grupos de formularios":
A continuación pulsamos sobre "Crear grupo de formularios":
Cumplimentamos los datos que nos solicitan. Los datos con asteriscos (*) son obligatorios :
- "Código": aparece cumplimentado por defecto.
- "Título:" nombre que queramos darle al grupo. En nuestro caso, Departamento de Matemáticas.
- "Descripción": si queremos podemos introducir en detalle de qué van a tratar los formularios que vamos a agrupar en este grupo.
- "Orden": aparece cumplimentado por defecto.
- "Grupo padre": si tenemos creados más grupos podemos hacer que un grupo dependa de otro grupo. En nuestro caso no va a depender de ningún otro grupo.
- "Dueño": aquí aparecerá quien ha creado el grupo.
Por último pulsamos en "Guardar" (7).
Vemos que el grupo ha quedado creado y que actualmente no hay ningún formulario en el mismo.
Gestionar grupos de formularios
Para gestionar los grupos pulsamos sobre "Grupos de formularios" y vemos el listado de grupos.
Desde aquí podremos "editar el grupo" (1), otorgar "permisos" a otros usuarios sobre el grupo (2), establecer una "configuración genérica" para todos los formularios del grupo (3) o "eliminarlos" (4).
Editar grupo
Si pulsamos sobre el icono del "lápiz" podremos consultar y realizar modificaciones en el grupo. Al hacerlo vemos la siguiente información:
- "Formularios en este grupo": listado con los formularios que hemos incluido en este grupo. Desde aquí podremos acceder a los formularios y editarlos.
- "Parámetros de configuración para este grupo de formularios": desde esta pestaña podemos modificar el título y la descripción del grupo. Además podemos establecer un "Grupo padre" si queremos. Una vez realizados los cambios pulsamos en "Guardar".
- "Opciones de tema para este grupo de formularios": actualmente no es posible establecer ninguna configuración.
Otorgar permisos
Podemos otorgar permisos personalizados a otros usuarios para que:
- puedan añadir formularios a este grupo,
- puedan gestionar todos los formularios del mismo grupo,
- puedan modificar o eliminar el grupo.
Accedemos a "Permisos" pulsando sobre el icono del "candado":
A continuación desplegamos el campo "Usuarios" y localizamos al usuario de nuestro interés. Sólo aparecerán los usuarios que hayan accedido al menos una vez con sus datos de acceso a https://formularios.educa.madrid.org. Lo seleccionamos y pulsamos sobre "Crear usuario".
Vemos un mensaje que nos indica que el usuario ya ha sido añadido. A partir de este momento, el usuario al que acabamos de añadir podrá incorporar formularios en este grupo pero no verá los formularios que están dentro del grupo, incluso dejará de visualizar los formularios que él mismo haya elaborado cuando los incorpore al grupo. Así mismo desde esta pantalla podemos hacer dos cosas:
- Pulsar en "Cerrar" (1) para continuar añadiendo usuarios.
- Pulsar sobre "Ajustar los permisos para este usuario en este grupo" (2).
Al pulsar sobre "Ajustar los permisos para este usuario en este grupo" podremos seleccionar los permisos que queremos otorgarle al usuario sobre el grupo.
En nuestro ejemplo vamos a otorgar al usuario profesor02.documentacion permisos para que pueda gestionar todos los formularios que están dentro del grupo "Formularios TIC y Dirección". Seleccionamos la opción "Permiso para acceder a los formularios en este grupo. Para ver un formulario en la lista de leídas/vistas es necesario tener permiso" y pulsamos en "Guardar".
Recomendamos ser muy meticulosos con los permisos que otorgamos a los usuarios.
Este permiso le va a permitir al profesor02.documentación acceder a todos los formularios que estén incluidos en el grupo con independencia de quien lo haya creado, va a poder consultar los resultados y va a poder modificarlos.
Eliminar permisos
Para eliminar o modificar permisos pulsamos sobre el "candado":
Vemos el listado de usuarios y desde aquí podemos eliminarlos pulsando sobre la "papelera" (1) o bien "editar" los permisos pulsando sobre el "lápiz".
Al eliminar al usuario el usuario perderá todos los permisos, incluido poder añadir formularios al grupo.
Establecer configuración genérica para los formularios del grupo
Si pulsamos sobre el icono de la "rueda dentada" podremos establecer una configuración genérica para todos los formularios que estén en el grupo. 
Vemos la siguiente pantalla donde podremos establecer los valores que por defecto queremos que tengan los formularios que vayan a estar en este grupo. Es muy importante saber que una vez aplicada la configuración en el grupo, de manera automática, se aplicará a todos los formularios del grupo que tengan activada la opción "Heredar" en los campos que ajustemos así como en el resto de las opciones.
Eliminar grupos
La opción "eliminar" (aspa) sólo aparecerá en aquellos grupos en los que no se haya incorporado ningún formulario.
Añadir formularios al grupo de formularios
Podemos añadir formularios al grupo de formularios_
- Al crear un formulario. Desplegamos el apartado "Grupo de formularios" (1). Veremos todos los grupos que tengamos creados o en los que estemos autorizados. Seleccionamos el de nuestro interés.
- Al editar un formulario. Una vez hemos accedido al formulario pulsamos sobre la pestaña "Configuración", "Configuración general" y en el apartado "Grupo" seleccionamos el de nuestro interés.
Eliminar formulario de un grupo de formulario
Si queremos que un formulario no pertenezca ya al grupo accedemos a editarlo y en el apartado "Configuración" (1), "Configuración general" (2) en el campo "Grupo" tendremos que seleccionar el nombre de otro grupo o bien sino queremos que pertenezca a ningún grupo la opción "Formularios EducaMadrid [Grupo general]":