Participantes

Los formularios pueden configurarse de tres manera distintas si nos atenemos a las características de los participantes:

Formularios sin participantes definidos

El formulario se configura como de "Acceso abierto" en el momento de su activación. De esta manera podrá rellenarlo cualquier persona, sin necesidad de identificarse y sin utilizar contraseña, solamente accediendo a la dirección url del formulario.

Formularios con participantes definidos mediante registro voluntario

El formulario se configura como de "Acceso restringido" en el momento de su activación y además tenemos que activar la opción "Permitir registro público" desde "Parámetros de configuración de encuestados". De esta forma cualquier persona que acceda a la url del formulario deberá indicar su correo electrónico solicitando la participación en el formulario. En ese momento, recibirá un mensaje en la dirección de correo indicado con un enlace al formulario. Las respuestas quedarán vinculadas a ese correo electrónico por lo que no serán anónimas.

Para configurar el formulario de este modo, antes de activar el formulario, debemos habilitar la opción "Permitir registro público" del apartado "Parámetros de configuración de encuestados" .

Antes de activar el formulario tenemos que habilitar la opción de "Permitir registro público".

El formulario debe configurarse como de "Acceso restringido" en el momento de su activación.

Una vez activado el formulario, al pulsar sobre "Ejecutar formulario" se mostrará la url del formulario en la barra de direcciones del navegador. Este enlace es que tendremos que publicitar ya sea en un espacio web, en un mensaje de correo,...

Cuando el usuario acceda a ese enlace le aparecerá una pantalla donde tendrá que completar su nombre, apellidos y dirección de correo electrónico, este último campo es obligatorio, y por último pulsar en "Continuar". Verá un mensaje informativo en el que se le indica que va a recibir un correo electrónico en breve.

Cuando acceda a su bandeja de entrada verá un mensaje similar al siguiente, donde tendrá que pulsar sobre el enlace que aparece para poder acceder y completar el formulario.

Formularios con participantes definidos por el administrador del formulario

Para añadir los participantes de nuestro formulario podemos acceder desde el menú lateral en el apartado "Menú de formulario" pulsamos sobre "Participantes del formulario" (1) y en la parte central sobre "Cambiar a formulario de acceso restringido" (2).

Vemos un mensaje que indica que se ha creado una tabla para encuestados. A partir de este momento podremos añadir a los encuestados de nuestro interés. Pulsamos sobre "Continuar".

Iniciar tabla de participantes

Creada la tabla vemos un resumen con la información de los encuestados. Como vemos al principio no hay ningún registro.

Para añadir participantes a nuestro formulario pulsamos sobre "Crear" y tendremos tres opciones:

Crear participante ficticio

La creación de participantes ficticios se emplea cuando queremos que el acceso al formulario se realice mediante código de acceso pero sin vincularlos a ninguna cuenta de correo electrónico. Por ejemplo si queremos que nuestros alumnos valoren nuestra clase podemos entregarles un documento con el código de acceso y al no estar vinculado con ningún otro dato, probablemente las respuestas de los alumnos sean más sinceras.

Para crear participantes ficticios pulsamos sobre "Crear" (1) -"Participante ficticio" (2).

A continuación introducimos el "Número de participantes" y la "Longitud de código de acceso" y pulsamos sobre "Guardar". Si queremos también podremos completar el resto de campos.

Un mensaje nos indica que se han creado los participantes y vemos el listado con los códigos de acceso generados.

Añadir participantes uno a uno de manera manual

Para crear participantes de manera manual pulsamos sobre "Crear" (1) -"Añadir participante" (2).

Cumplimentamos los datos de nuestro interés y pulsamos en "Guardar".

"ID": se trata de un número que se añade automáticamente a cada participante del formulario.
"¿Completado?": al habilitar esta opción, una vez que el participante complete el formulario aparecerá la fecha en la que lo hizo si ha empleado su código de acceso asignado. Por defecto aparece desactivado. Si lo activamos tenemos que tener en cuenta que no podrán enviarse invitaciones ni recordatorios para completar el formulario.
"Nombre": nombre del participante.
"Apellido": apellido del participante.
"Código de acceso" : es el código de invitación que el participante debe emplear para completar el formulario. Puede generarse de manera manual tecleando en este momento el código de acceso o bien podemos generarlas automáticamente.
"Idioma": idioma predeterminado de la encuesta para el participante respectivo.
"Correo electrónico": dirección de correo electrónico del participante. Este campo es obligatorio.
"Estado del correo electrónico": este campo se completa de manera manual y se emplea para rastrear direcciones de correo electrónico no válidas. Por ejemplo si como administradores del formulario recibimos notificaciones de error de una dirección de correo electrónico, en este campo podemos teclear "usuario desconocido" o "dirección no válida". Por defecto aparece "OK" que indica al sistema que la dirección es correcta.

Marcar este campo con un estado diferente a "OK" ayuda a omitir a este participante al enviar correos de invitación o recordatorios.
"¿Invitación enviada?": si lo habilitamos aparecerá la fecha en que se envió el correo electrónico de invitación.
"¿Recordatorio enviado?": si lo habilitamos aparecerá la fecha en que se envió el correo electrónico de recordatorio.
"Usos restantes": número de veces que el participante puede usar el código de acceso. Por defecto aparece el valor "1", es decir el participante sólo puede completarlo una vez. Si lo modificamos con un valor distinto a "0" el campo "Completado" debe estar deshabilitado.
"Válido desde" y "Hasta": establecemos el rango de fecha/hora en la que el participante puede emplear el código de acceso. Si no queremos limitar el tiempo dejaremos estos campos vacíos.

Si establecemos un rango de fechas hay que tener en cuenta que si un participante está completando el formulario y el tiempo llega a su fin, el participante no podrá finalizar el formulario.

Añadir participante a través de un archivo CSV

Esta opción es útil emplearla cuando queremos que el formulario sea cumplimentado por un gran número de personas y disponemos de la dirección de correo de cada una de ellas. De esta manera generando un fichero CSV no será necesario añadirlas de manera manual.

El fichero CSV podemos crearlo con un editor de texto o con una hoja de cálculo y debe:

Contener tres campos: firstname, lastname y email.
Los campos han de estar delimitados por ",".
Los valores deben llevar comillas dobles para delimitarlos.

En nuestro caso hemos empleado una hoja de cálculo, hemos creado tres columnas y sólo hemos rellenado el campo "email"

El único campo obligatorio que tendremos que rellenar, igual que al añadir participantes de forma manual, es el email.

Una vez completados los datos, guardamos el archivo con formato CSV. Al hacerlo debemos asegurarnos de que los campos estén delimitados por "," y comillas dobles para delimitar los valores.

Si visualizamos nuestro archivo CSV con un editor de texto quedaría de la forma:

Ahora para añadir participantes de este modo pulsamos sobre "Crear" - "Archivo CSV".

A continuación pulsamos sobre "Seleccionar archivo" y localizamos y seleccionamos el fichero CSV en nuestro equipo. En la parte inferior vemos un mensaje que nos recuerda que el fichero debe estar en formato CSV, contener tres campos (firstname, lastname y email), estar delimitados por comas y los valores con comillas dobles. Pulsamos sobre "Subir".

Una vez finalizado el proceso vemos un mensaje con el resumen de la importación. Si al subir el fichero nos apareciera algún error, deberemos editar el fichero y volver a subirlo. Si pulsamos en "Mostar participantes" comprobamos que aparecen listados los participantes que habíamos incluido en el fichero CSV.

Mostrar participantes

Cada que se añade un participante al formulario la aplicación nos mostrará un listado con los participantes existentes. También podemos consultar los participantes de nuestro formulario en cualquier momento desde el "Menú de formulario" pulsando sobre "Participantes del formulario" (1) y posteriormente sobre "Mostrar participantes"(2).

Veremos el listado de los participantes del formulario.

Desde este listado podremos ver información relativa a todos los participantes de nuestro formulario: nombre y apellidos, si han completado el formulario, si le hemos enviado un recordatorio,... además podremos ordenar (1) a los participantes por el campo de nuestro interés o buscar por el campo que queramos (2).

También podremos realizar diferentes acciones de manera individual o grupal sobre los participantes:

De manera individual podremos:

"Editar este participante del formulario" (1): pulsando sobre el icono del "lápiz" podremos modificar los datos de este participante.
"Borrar participante en el formulario" (2): si pulsamos sobre la "papelera", nos aparecerá el aviso "Seguro que quiere eliminar a este participante?" Al pulsar sobre "Borrar", el participante quedará eliminado.

Seleccionando a todos los participantes (1) o a los de nuestro interés (2) y pulsando sobre el menú "Participantes seleccionados..." podremos:

"Edición masiva de encuestados": nos permite añadir la misma información a todos los participantes seleccionados. Puede ser interesante usarla cuando queremos modificar el rango de fechas en las que podrán completar el formulario.
"Borrar": permite eliminar a los participantes seleccionados.
"Enviar invitaciones por correo electrónico"
"Enviar recordatorio (por correo electrónico)".

Generar contraseñas

La generación de contraseñas (token) permite asignar a cada participante un código de acceso. Con este código de acceso las respuestas que proporcione en el formulario quedarán vinculadas al propio participante.

Antes de enviar los correos con la invitación para realizar el formulario deben generarse las contraseñas.

Para generar las contraseñas en el "Menú de formulario" pulsamos sobre "Participantes del formulario" (1). A continuación clicamos sobre "Generar tokens"(2).

Un mensaje nos indicará que se van a generar códigos de acceso para los participantes de la lista que no lo tuvieran. Pulsamos sobre "Si".

Una vez generados los códigos de acceso un mensaje nos indicará el número de códigos generados. En nuestro ejemplo se han generado 5 códigos. Pulsamos sobre "Aceptar".

Nos muestra el resumen de participantes, en la tabla aparece como "Registros totales".

Una vez generados los códigos de acceso, activamos el formulario y después enviáremos las invitaciones por correo electrónico.

Antes debe enviar las invitaciones hay que activar el formulario

Para activar el formulario lo hacemos desde "Configuración" -> "Resumen" ->"Activar formulario".

Enviar invitación por correo electrónico

Una vez generadas las contraseñas y activado el formulario podemos enviar una invitación a los participantes del formulario por correo electrónico.

Para ello desde el menú "Participantes" (1) , seleccionamos "Invitaciones y recordatorios" (2) y pulsamos sobre "Enviar invitación por correo electrónico"(3).

Nos muestra el remitente, el asunto y el mensaje que van a recibir cada uno de los participantes. Podemos modificarlo en este momento o dejar el que aparece por defecto. Pulsamos en "Enviar invitaciones".

Podemos personalizar el mensaje de invitación que aparece por defecto desde "Modificar plantillas de correo electrónicos".

Vemos un resumen con los correos que se han enviado y pulsamos en "Continuar".

El participante recibirá en su correo la invitación del formulario donde verá:

Un enlace para acceder al formulario. Al pulsar sobre el mismo se abrirá el formulario y una vez completado, recibirá en su buzón de correo un nuevo mensaje confirmación su participación en el mismo.
Un enlace por si no desea participar en el formulario. Si pulsa sobre este enlace ya no recibirá más enlaces para participar en el mismo. Este dato aparecerá en las estadísticas del formulario.
Un enlace por si está incluido en una lista negra pero quiere participar en el formulario.

Enviar recordatorio por correo electrónico

Podemos enviar a los participantes del formulario un correo recordando que deben rellenarlo. Este mensaje no se enviará a aquellos que ya han rellenado el formulario o que han indicado que no quieren participar.

Para hacerlo desde la pestaña "Configuración" (1), pulsamos sobre "Participantes" (2), "Invitaciones y recordatorios" (3), "Enviar recordatorio" (4).

Nos muestra el remitente, el asunto y el mensaje que van a recibir cada uno de los participantes. Podemos modificarlo o dejar el que nos propone. Pulsamos en "Enviar recordatorios".

Modificar las plantillas de correos electrónicos

Podemos personalizar los distintos mensajes que recibirán los participantes del formulario. Para ello accedemos a "Participantes del formulario" -> "Invitaciones y recordatorios" -> "Modificar las plantillas de correos electrónicos".

Pulsando en cada una de las pestañas que vemos a continuación, podremos modificar los siguientes mensajes:

"Invitación": mensaje que recibirán los participantes del formulario cuando le invitemos a participar.
Al usuario le llegará el mensaje:
"Recordatorio": mensaje de recordatorio que podemos enviar al participante. Este mensaje sólo lo recibirán los participantes que no haya completado el formulario.
"Confirmación": mensaje de correo electrónico que recibirá el usuario cuando haya contestado al formulario.

El participante recibirá este correo:
"Registro": mensaje que llega al administrador cuando el participante se registra para participar en un formulario en línea. Esta opción solo aparece para "Formularios con participantes definidos mediante registro voluntario".
"Notificación básica del administrador": mensaje que le llega al administrador cuando el participante responda a un formulario.
"Notificación detallada del administrador": mensaje que le llega al administrador cuando el participante responda a un formulario.

Borrar tabla de participantes

Podemos borrar la tabla de participantes accediendo al menú "Participantes del formulario", "Borrar tabla de participantes".Un mensaje nos indicará si estamos seguros de eliminar la tabla ya que al eliminarla el formulario quedará en modo abierto por lo que en el caso en el que queramos que esté restringido debemos acceder a "Participantes del formulario" y pulsar sobre " Cambiar a formulario de acceso restringido". Pulsamos sobre "Borrar tabla".

La aplicación nos devolverá el siguiente mensaje: