Biblioteca de Documentos

Biblioteca de documentos

La Biblioteca de Documentos nos permite almacenar archivos en la nube organizados según una estructura de carpetas y subcarpetas establecida en función de nuestras necesidades e intereses. Este recurso se puede utilizar para almacenar archivos de cualquier tipo o formato.

Cada espacio o sitio web tiene su propia Biblioteca de Documentos y a su vez, cada una de las páginas que componen un sitio web puede tener su propio "Visor de la Biblioteca de Documentos", posibilitando la elección de determinadas carpetas y documentos para su visualización en una página concreta.

Para trabajar con la Biblioteca de Documentos podemos acceder de dos formas:

• Pulsar sobre Administración que aparece en la parte superior derecha y en el menú que veremos a continuación seleccionar Recursos y dentro de esta Biblioteca de documentos.

• En la parte superior izquierda, tendremos que pulsar sobre Añadir.
  En el menú emergente que veremos en la parte izquierda, pulsaremos sobre Herramientas accediendo de esta manera a todos los recursos englobados en este tipo de herramienta. Seguidamente nos situaremos sobre Bibliotecas de documentos y pulsaremos sobre Añadir.

Añadir Documento

Para subir un documento a la Biblioteca seguiremos los siguientes pasos:

1.- Pulsaremos sobre la opción "Añadir" y en el menú que se despliega seleccionaremos "Documento básico":

2.- La herramienta nos presenta un formulario en el que tendremos que cumplimentar los siguientes campos:

• Archivo: aquí tendremos que indicar el fichero que queremos subir.
• Incorporar un título y descripción del documento.
• Por último, pulsaremos sobre 'Publicar'.

3.- El fichero comenzará a subirse y en la parte inferior podremos ver una barra de progreso:

4.- Una vez finalizado el proceso de subida se mostrará un mensaje de éxito y podremos comprobar que nuestro archivo está ya almacenado en la biblioteca.

Opciones de Documento

Una vez subido un documento a la Biblioteca podemos realizar algunas acciones sobre él:

• Descargar: nos permite visualizar el documento.
• Editar: permite subir nuevamente el archivo, modificar su título, descripción, o añadir etiquetas, categorías o contenidos relacionados.
• Mover: permite elegir una nueva ubicación para almacenar el documento dentro de la estructura creada.
• Checkout: "bloquea" el documento evitando que otros usuarios con permisos puedan modificarlo mientras se está trabajando en él.
• Permisos: permite configurar permisos específicos para el documento tales como ver, modificar, añadir comentarios, etc.
• Enviar a la papelera: permite eliminar el documento de la Biblioteca de documentos.

Además, pulsando sobre el enlace del documento podremos ver algunos detalles del mismo: título, tipo de documento, fecha de creación y modificación, versión, historial de versiones, estado, nombre del usuario que lo subió, algunos metadatos.

Si los comentarios están activados, también podemos ver los comentarios, añadir o suscribirnos a los comentarios sobre los documentos. Por defecto, los comentarios aparecen activados.

Añadir Carpeta

Supongamos ahora que queremos tener organizados nuestros archivos en carpetas y subcarpetas con el fin de tener una gestión más eficaz de los mismos. Para crear una carpeta seguiremos los siguientes pasos:

1- Pulsaremos sobre la opción "Añadir" y en el menú que se despliega seleccionaremos "Carpeta".
 2-A continuación cumplimentamos los datos que nos piden para la correcta creación de la carpeta y guardamos.
3- La herramienta nos mostrará un mensaje de éxito y comprobaremos que la carpeta ha sido creada.

Opciones de carpetas

• Editar: permite modificar el nombre y descripción de la carpeta así como añadir etiquetas, categorías o contenidos relacionados.
• Mover: permite elegir una nueva ubicación para la carpeta dentro de la estructura creada.
• Permisos: permite configurar permisos específicos para la carpeta tales como acceder, añadir un documento, añadir una subcarpeta, etc.
• Eliminar: permite borrar la carpeta creada.
• Añadir subcarpeta: proporciona la posibilidad de crear una carpeta hija así como configurar los permisos de visualización que tendrá.
• Acceder desde el escritorio: nos proporciona la URL de WebDAV que tiene la carpeta en el servidor de EducaMadrid.