Cloud

¿Qué es Cloud?

Cloud EducaMadrid (https://cloud.educa.madrid.org/) es un espacio virtual o disco duro en la nube donde los usuarios pueden guardar archivos con el fin de acceder a ellos desde cualquier lugar y compartirlos, siempre dentro del contexto de colaboración entre diferentes miembros de la comunidad educativa.

¿Cómo se accede a Cloud?

Podemos conectarnos al servicio de Cloud de EducaMadrid con cualquier tipo de navegador web. Solamente tenemos que acceder a https://cloud.educa.madrid.org/ y entrar con nuestro usuario y contraseña de EducaMadrid.

¿Quien tiene espacio en Cloud?

Todos los usuarios de EducaMadrid, incluidos los alumnos y las cuentas institucionales de cada centro, tienen su propio espacio en la nube con el fin de poder compartir archivos y siempre dentro de un contexto de colaboración entre los diferentes miembros de la comunidad educativa. 

¿Cuánto espacio tengo?

La cuota establecida por defecto es de 1G para alumnos y 5G para profesores y cuentas institucionales asociadas al centro.

¿Cómo puedo saber a qué centro pertenezco en Cloud?

Para saber a qué grupo o grupos de centro pertenecemos, pulsaremos sobre nuestras iniciales (1) en la parte superior derecha y accederemos a "Ajustes"(2):

¿Cómo sé cuanto espacio tengo ocupado y de cuánto dispongo?

Podemos visualizar el espacio ocupado en la parte inferior izquierda de la página principal de Cloud.

 

¿Cómo puedo subir documentos?

Para subir archivos debemos pulsar en el icono" +" y pulsar en subir archivos.

¿Cómo puedo subir carpetas?

Para subir una carpeta completa tendremos que abrir el explorador de ficheros de nuestro equipo, localizar la carpeta (1) y arrastrar con el botón izquierdo del ratón hasta la página principal de Cloud (2).

¿Cómo puedo crear un documento?

Para crear un nuevo documento debemos pulsar en el icono "+ " y seleccionamos la extensión del archivo que queremos crear.

¿Cómo puedo crear una carpeta?

Para crear carpetas pulsamos sobre "+" (1), " Nueva carpeta" (2).

Ahora le damos un nombre y pulsamos sobre la "flecha" y la carpeta quedará creada.

 

¿Cómo es el editor en línea?

El "Editor en línea" nos permite editar un documento sin necesidad de tener el archivo en local. También nos permite la edición de un documento en línea, en modo colaborativo, junto con otros usuarios con los que hemos compartido el documento con permiso de edición. Para más información consulta editor en línea.

¿Con quién puedo compartir archivos/carpetas?

Podemos compartir archivos con los miembros de nuestro centro utilizando el buscador de la herramienta, crear un grupo en EMpieza con usuarios de otros centros y sincronizarlo para compartir en Cloud o crear un enlace público para compartir con personas sin cuenta en EducaMadrid.

El enlace privado nos permite compartir la url del recurso compartido previamente a través del buscador de Cloud.

¿Cómo se comparten recursos con usuarios de mi centro?

Para compartir un archivo con usuarios de nuestro centro, pulsamos sobre el icono "Compartir" (1). En la parte derecha, en el apartado "Buscar destinatarios del compartido"(2),  introducimos el "nombre del usuario" o "nombre y apellidos" con el que queramos compartir. La aplicación nos devolverá los resultados coincidentes. Pulsamos sobre el usuario con el que vamos a compartir.

¿Cómo puedo compartir recursos con usuarios de otros centros?

Para compartir recursos con usuarios externos a la organización de nuestro centro a través del buscador de Cloud, debemos crear un grupo integrado por ellos en EMPieza y después buscar ese grupo en el buscador de destinatarios.

¿Puedo crear diferentes enlaces públicos para el mismo documento/carpeta?

Podemos generar diferentes enlaces públicos para el mismo documento. Por ejemplo, puede interesarnos compartir el documento con personas que tengan permisos de edición y crear otro enlace para compartirlo con otros usuarios que sólo puedan visualizarlo.

Para añadir un nuevo enlace, pulsamos sobre los "tres puntos" (1) y del menú desplegable seleccionamos la opción "Añadir otro enlace" (2).

Para más información consulta cómo generar diferentes enlaces públicos.

¿Cómo puedo compartir recursos con personas que no tienen cuenta de EducaMadrid?

Podemos crear un "Enlace público" que nos va a permitir compartir archivos o carpetas ubicados en la nube con usuarios que no tengan acceso a EducaMadrid. 

Solo las cuentas tipo "Profesor", "PAS" e institucionales podrán compartir ficheros mediante enlace público. Los alumnos podrán compartir solo con los usuarios de su grupo de centro.

Para más información consulta cómo crear enlaces públicos.

¿Qué permisos puedo dar a los documentos compartidos?

Podemos personalizar los permisos que queremos darle a cada usuario sobre el fichero pulsando sobre los "tres puntos" a la derecha de su nombre. Los permisos y la configuración que podemos aplicar son: "Permitir edición", "Ocultar la descarga", "Protegido con contraseña" y "Fijar fecha de caducidad".

¿Qué permisos puedo dar a las carpetas compartidas?

Podemos personalizar los permisos que queremos dar a una carpeta. Por defecto aparecen unos permisos marcados. Para activarlos o desactivarlo solo debemos marcar/desmarcar las casillas correspondientes. Los permisos son: "Permitir edición", "Permitir la creación", "Permitir eliminación" y "Permitir descarga".

Además podremos ocultar la descarga, protegerlo con contraseña, fijar fecha de caducidad y añadir una nota sobre el destinatario.

¿Qué prevalece: permisos de la carpeta o permisos de los documentos guardados en ella?

Cuando compartimos una carpeta con otros usuarios, tenemos que tener en cuenta que los permisos asignados a la carpeta prevalecerán sobre los permisos que pudieran tener los documentos que vamos a guardar en su interior. Para más información consulta nuestra documentación.

He compartido un documento .pdf pero no pueden visualizarlo.

Si compartimos una carpeta y la configuramos de manera que no se permita la descarga, el usuario con el que la compartamos no podrá abrir los documentos PDF de esa carpeta de forma habitual. Al pulsar sobre el documento verá un mensaje de error.

En este caso para visualizar el documento PDF, el usuario tendrá que clicar en los tres puntitos al lado de la columna “Tamaño” y pulsar en "Open with NextCloud Office". 

He subido a Cloud un documento .pdf rellenable pero no se guardan los cambios.

El visor de PDF de Nextcloud permite a los usuarios ver sus archivos PDF en línea sin necesidad de descargarlos. En el caso de los PDFs rellenables, como ocurre en otros muchos visores de este tipo de documentos, no guarda los cambios introducidos en el formulario.
En este caso aconsejamos utilizar alguno de los visores de PDF instalados por defecto en el software MAX 11.5.2 (https://www.educa2.madrid.org/web/max), el sistema operativo libre y gratuito, de la Consejería, que sí permiten abrir un PDF rellenable, trabajar con él, guardarlo y volver a abrirlo para seguir modificando los datos introducidos.

¿Cómo puedo marcar un recurso como favorito?

Pulsando en los tres puntos de la parte derecha del archivo y seleccionando el icono "Añadir a favoritos" (estrella).

¿Cómo puedo renombrar un recurso?

Pulsando en los "tres puntos" de la parte derecha del recurso y seleccionando "Renombrar".

¿Cómo puedo eliminar recursos?

Pulsando en los "tres puntos" de la parte derecha del recurso y seleccionando "Eliminar archivo/carpeta".

¿Cómo puedo descargar mis recursos?

Pulsando en los "tres puntos" de la parte derecha del archivo y seleccionando "Descargar".

¿Puedo recuperar archivos o carpetas que haya eliminado?

Podemos acceder a los archivos o carpetas que hayamos eliminado pulsando sobre la opción "Archivos eliminados" que aparece en la parte inferior del menú izquierdo. Los archivos o carpetas almacenados en "Archivos eliminados" estarán disponibles durante 7 días antes de ser eliminados definitivamente de la aplicación.

 

¿Cómo se cierra la sesión?

Es importante cerrar la sesión de nuestro Cloud una vez hemos finalizado el trabajo. De esta manera garantizamos que nadie pueda acceder a nuestros archivos sin autorización. Para cerrar la sesión, pulsamos en el nombre de usuario en la esquina superior derecha y seleccionaremos "Cerrar sesión".

¿Puedo ver los accesos que se han realizado a mi Cloud?

En la parte superior derecha de la pantalla, pulsamos en el circulo en el que aparecen nuestras iniciales o nuestra imagen, seleccionamos “Ajustes”. En el lado izquierdo, pinchamos en “Seguridad” y aparecerán los dispositivos en los que tenemos una sesión abierta. Para más información sobre cómo gestionar los accesos realizados a nuestro Cloud, consulta nuestra documentación.

¿Puedo ver los cambios realizados en un documento?

Sí. Para que queden grabados los cambios que van haciendo los usuarios en la edición colaborativa, debemos activar esa funcionalidad mediante el menú "Editar" (1)->"Seguimiento de cambios" (2)->"Grabar" (3). Si además activamos la opción "Mostrar", nos irán apareciendo los cambios en el documento.

¿Se guardan distintas versiones de los documentos?

Para acceder a revisiones, pulsaremos en los "tres puntos" que aparecen en la parte derecha del documento (1). En el menú que se despliega pulsaremos en "Detalles" (2). Se desplegará un nuevo menú en la parte derecha de la pantalla, donde seleccionaremos la opción "Versiones" (3).

¿Puedo recuperar una versión anterior del documento?

Sí. Para ello nos situamos encima de cualquiera de las versiones del documento y podremos ver la fecha y hora de la modificación (1), el tamaño del archivo (2), así como la posibilidad de descargarnos la copia (3) y restaurarlo (4) .

¿Puedo consultar la actividad reciente de mi Cloud?

Para ver cualquier cambio realizado en los archivos propios y/o compartidos, tenemos pulsar en "Reciente" del menú lateral izquierdo. Si accedemos a "Configuración de archivos" en la parte inferior del menú lateral izquierdo y activamos "Archivos recomendados", en la parte superior de la página de inicio de nuestro Cloud se moestrarán los últimos documentos o carpetas en los que se hayan realizado modificaciones.

¿Cómo puedo buscar archivos y carpetas?

Podemos utilizar el icono de la lupa en la esquina superior derecha para buscar cualquier elemento en nuestro Cloud. Además, en nuestra documentación de ayuda te explicamos otras formas de utilizar filtros y/o realizar búsquedas más avanzadas.

¿Puedo emplear los recursos de Cloud en mi Aula Virtual?

Sí, podemos integrar nuestro Cloud en el Aula Virtual y utilizarlo a modo de repositorio de forma muy fácil.

¿Puedo configurar un cliente de escritorio?

Sí, podemos configurar un cliente de escritorio (Nextcloud) para gestionar los recursos de nuestro Cloud en local, sin conexión a Internet.

He oído hablar de Nextcloud, ¿qué es?

Nextcloud es el cliente de escritorio de Cloud EducaMadrid que nos permite gestionar los recursos de nuestro Cloud en local, sin conexión a Internet.

¿Cómo puedo desvincular un cliente de mi Cloud?

En función del dispositivo, podemos desvincular un cliente de nuestro Cloud de diferentes maneras. En la documentación de ayuda podemos consultar las diferencias y elegir cómo desvincular un cliente o un dispositivo desde nuestro Cloud.

¿Cómo puedo ver la información compartida conmigo?

Si desplegamos "Compartidos" en el menú lateral izquierdo, veremos la opción de “Compartido conmigo”.

¿Cómo puedo ver la información que yo he compartido?

Si desplegamos "Compartidos" en el menú lateral izquierdo, veremos la opción de “Compartido con otros”.

¿Cómo puedo ver los recursos compartidos por enlace?

Si desplegamos "Compartidos" en el menú lateral izquierdo, veremos la opción de “Compartido por enlace”.