WebEx
El servicio de videoconferencia con WebEx ha sido integrado en el aula virtual de EducaMadrid. Para usarlo, simplemente debemos añadir una actividad en un curso en el que seamos profesores.
Aunque creemos la videoconferencia dentro del aula virtual, tenemos la posibilidad de compartir su enlace para que los usuarios puedan acceder sin tener que entrar en el aula ni autenticarse.
Usuarios de WebEx
El uso de WebEx está asociado a licencia mediante el correo personal de EducaMadrid. Todas las cuentas personales de profesores disponen de licencia. Las cuentas impersonales (institucionales, dirección, departamento, etc.) pueden no estar operativas con WebEx.
Debemos usar cuentas personales de EducaMadrid, no institucionales.
Las cuentas de profesores de reciente incorporación pueden necesitan un plazo de hasta 24 horas para estar operativas.
Crear la actividad WebEx
- Como profesor, ir a la página principal del curso.
- Si la edición está desactivada, pulsar en el botón gris Modo de edición para que se vuelva azul.
- Decidir en qué tema o sección deseamos agregar una lección. Clicar en "Añadir una actividad o un recurso".
Debemos elegir "Reunión WebEx (WebEx Meeting)" y pulsar el botón azul "Agregar".
Tecleamos un nombre de la reunión (obligatorio) y modificamos los parámetros que deseemos, como día y hora de comienzo.
Contraseña de la reunión
Esta es la contraseña que necesitarán los participantes con quienes queramos compartir la reunión sin tener que acceder a través del aula virtual.
Disponibilidad extendida
Si queremos aprovechar la sala para reuniones futuras, marcaremos esta opción.
Para proteger los datos personales, la opción "Permitir a los estudiantes descargar las grabaciones" no está operativa.
Guardamos los cambios con "Guardar cambios y mostrar" y estará visible y accesible desde ese momento en nuestro curso, junto a su icono representativo. Además, aparecerá en el calendario. Pero los alumnos no podrán usar la sala de videoconferencia sin que haya un anfitrión.
Comenzar la reunión
Entraremos a la pantalla de acceso a la reunión, desde donde podremos iniciar la reunión como anfitrión (clicando en "Iniciar (Host) Reunión").
Obtener enlace de participante externo
La opción "Obtener enlace de participante externo" nos dará tanto una URL (enlace) como la contraseña que podemos poner a disposición de los alumnos para acceder a la misma sin haber entrado al aula virtual.
La opción "Unirse a Reunión" es para los alumnos.
Entrar a la videoconferencia
Al entrar en la videoconferencia mediante cualquiera de esas opciones, debemos permitir que la aplicación use nuestros dispositivos de audio y vídeo. En la nueva pantalla que se abre, hay que clicar en "Unirse a la reunión".
Si hay varios profesores en el curso que vayan a participar en la reunión, el primero debe entrar con "Iniciar (Host) Reunión". Este acto abre la sala para que comience la reunión. Los demás, deben "Unirse a la reunión".
Silencio al entrar
Es recomendable configurar la reunión para que los participantes entren con el micrófono desactivado. 
Para ello pulsaremos en el botón Silenciar de la parte inferior de la pantalla. En ese momento se abrirá una nueva ventana donde podremos dar la opción a que los participantes puedan abrir sus propios micrófonos o desmarcar la casilla para que los participantes no puedan abrir sus micrófonos.
Está opción solo puede ser modificada por el anfitrión de la sala.
Funcionamiento durante la reunión
Iniciar vídeo
Esta opción mostrará lo que capte nuestra videocámara.
Para ello pulsaremos en el botón Iniciar vídeo. Si disponemos de varias cámaras podemos escoger la deseada pulsando en el desplegable que aparece en el propio botón. Podremos activar esta opción antes de entrar en la sala o cuando estemos dentro de la reunión.
Compartir pantalla
Para mostrar nuestra pantalla pulsaremos en el botón de la parte inferior Compartir, desde donde podremos elegir que pantalla o ventana compartir, en el caso que tengamos varias.
En el momento que seleccionemos la pantalla o ventana que queramos compartir, comenzará a ser visible para los demás usuarios de la reunión.
También podemos dar permisos a otro usuario para que muestre su pantalla, pulsado en (1) Participantes, (2) en los tres puntos que aparecen a la derecha del usuario y (3) convertir en presentador. En ese momento al usuario le aparecerá el botón Compartir, desde donde podrá escoger qué ventana o pantalla mostrar.
Grabar
La grabación directa mediante WebEx está desactivada para proteger los datos de los usuarios.
Ver participantes
Para visualizar a los participantes de la sala, pulsaremos en el botón de la parte inferior de la pantalla Participantes.
Finalizar reunión
El botón rojo se usa para finalizar la reunión.
Moderar reuniones
Silenciar
Podemos silenciar nuestro micrófono pulsando en la opción inferior Silenciar.
Como Host de la reunión también podemos silenciar a los demás participantes. Para ello pulsaremos en el icono del micrófono que aparece en la esquina superior derecha de cada participante.
Desactivar silencio
Podemos permitir a los participantes desactivar su propio silencio o bloquear esa posibilidad. Para ello pulsaremos en (1) Participantes, (2) Silenciar, (3) Silenciar a todos y marcar o desmarcar la casilla Permitir a los asistentes que desactiven su propio silencio.
También podemos desbloquear manualmente el silencio de uno o varios usuarios.
Enviar al lobby
Para enviar al lobby a un usuario, debemos pulsar en (1) Participantes, pulsar en los (2) tres puntos (...) que aparecen en la parte derecha del usuario y seleccionar la opción (3) Mover al lobby, en ese momento el usuario pasará a una zona de espera desde la cual no podrá acceder a la reunión hasta que el administrador lo permita.
Para volver a permitir el acceso a la sala, pulsaremos en (1) Participantes, donde visualizaremos un mensaje en la parte superior indicando que el usuario se encuentra en una sala de espera y pulsaremos en (2) Admitir.
Si pulsamos en la opción Quitar, el usuario será expulsado.
Expulsar
Para expulsar a un usuario, debemos ir a Participantes, pulsar en los tres puntos (...) que aparecen a la derecha del usuario y hacer clic en la opción Expulsar.
Sesiones de grupos
Para activar las sesiones de grupos, pulsaremos en los tres puntos que aparecen en la parte inferior de la pantalla y seleccionaremos Activar sesiones de grupos.
Una vez hecho esto, para gestionar las sesiones de grupos pulsaremos en el botón Sesiones de grupos que aparecerá en la parte inferior de la pantalla.
Después aparecerá una nueva ventana donde podremos configurar algunos parámetros de las sesiones, como:
- El número de sesiones de grupos.
- Asignar a los participantes:
- automáticamente.
- manualmente.
- Permitir que los participantes elijan cualquier sala.
En nuestro caso hemos configurado dos sesiones de grupo y asignar a los participantes manualmente. Al pulsar sobre Crear asignaciones, se desplegará una nueva ventana, donde podremos repartir a los usuarios en las sesiones, seleccionando a los usuarios y arrastrándolos a las salas correspondientes.
Una vez pulsemos en Iniciar sesiones de grupos, habremos creado dos salas independientes a la reunión principal.
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