Email Subscribers

Icegram Express – Email Subscribers

Icegram Express (Email Subscribers) es un recurso que nos va a permitir gestionar suscripciones y avisos de publicaciones de nuevas entradas por correo electrónico.

Por motivos de seguridad, el funcionamiento de Icegram Express dentro del espacio multisite WordPress de EducaMadrid está limitado a usuarios de la plataforma.

Los usuarios que no disponen de correo electrónico educa.madrid.org no pueden suscribirse a las notificaciones de WordPress de EducaMadrid. Para mantenerlos informados, se recomienda el uso de RSS (Really Simple Syndication), un recurso para la distribución de contenidos en tiempo real basado en el lenguaje XML.

 

Escritorio de Icegram Express

Si seleccionamos Icegram Express en el menú lateral izquierdo del escritorio de WordPress, accederemos al panel principal del recurso:

En este panel podemos ver:

1. Información sobre el número de contactos activos y la estadísticas de los envíos de los últimos 60 días.
2. Add a Subscription Form: acceso a la sección "Formularios" para crear un formulario nuevo.
3. Importar contactos: posibilidad de importar contactos desde un archivo CSV o desde otro sistema de suscripciones por correo electrónico.
4. Configure Email Sending: acceso al panel de configuración general del recurso.
5. Send a Newsletter: acceso al panel de configuración de un envío masivo a los suscriptores.
6. Create an Auto-responder Sequence: opción de crear correos de bienvenida, campañas de envío periódico de mensajes, etc.

Configuración general del recurso

Para configurar el recurso, accederemos a Icegram Express - Configurar - General o desde el escritorio de Icegram Express seleccionando "Configure Email Sending -> Setup". 

En este panel podemos modificar el nombre del remitente, el correo electrónico del remitente, la forma de suscripción (con o sin confirmación) y los textos de los mensajes de notificación.

Si accedemos a "Notificaciones", seremos redirigidos a "Flujos de trabajo" donde podemos configurar qué mensajes queremos que reciba el suscriptor o el administrador cuando se realiza una suscripción.

Crear una lista de suscriptores

Por defecto, aparecen dos listas creadas: "Test" (no se puede eliminar o modificar) y "Main" (se puede eliminar y modificar). Además, podemos crear una lista diferente. Para ello, accedemos al escritorio de WordPress de nuestra página web, seleccionamos Icegram Express - Audiencia - Gestionar listas:

En el siguiente panel podemos modificar el nombre y la descripción de la lista "Main", borrarla o crear una lista nueva:

La lista creada nos servirá para configurar el formulario de suscripciones y la campaña de envío de notificaciones.

Crear o editar un formulario de suscripciones

Un formulario de suscripciones permite a los usuarios que acceden a la página web del centro suscribirse a una campaña de notificaciones programada. Más adelante veremos cómo el centro puede programar una campaña de notificaciones para que los suscriptores reciban un  mensaje de correo electrónico cada vez que se publique una nueva entrada.

Accederemos a Icegram Express - Formularios para crear, editar o borrar un formulario de suscripción. Seleccionaremos "Añadir nuevo" para crear un formulario nuevo.

Para editar, desplazar o borrar un campo, debemos clicar sobre él para visualizar las opciones en la esquina superior derecha. Una vez seleccionado el campo, podremos modificar algunas opciones de configuración en el menú lateral derecho - Settings. Para añadir un campo nuevo, lo arrastraremos del menú lateral derecho - Blocks. Podemos editar el texto en cada campo clicando dos veces en su interior. 

Si queremos editar un formulario creado con anterioridad a la versión 5.6.3. de Icegram Express, veremos un asistente distinto del que se abre al crear un formulario nuevo:

1. Modificaremos el nombre del formulario.
2. Rellenamos el campo con la breve descripción (no es obligatorio).
3. Configuramos los campos del formulario obligatorios (¿Requerido?) u opcionales del formulario.
4. Seleccionamos la lista en la que queremos que se añadan los sucriptores nuevos.
5. Activamos la casilla de verificación de consentimiento para obtener el consentimiento de un contacto antes de añadirlo a la lista. Es recomendable añadir el enlace al resumen actualizado de la política de protección de datos de la Consejería de Educación (consultar en https://dpd.educa2.madrid.org/).
6. Activamos la casilla "Show in popup" si queremos que el formulario aparezca en este modo de presentación y guardamos los cambios.

Una vez creado el formulario tenemos que insertarlo en una página a través de un shortcode. Para ello, volvemos a Icegram Express - Formularios, copiamos el shortcode correspondiente al formulario creado y lo insertaremos en una página como recurso "Shortcode":

Importar contactos

Por motivos de seguridad, el funcionamiento de Icegram Express dentro del espacio multisite WordPress de EducaMadrid está limitado a usuarios de la plataforma, por lo que no es posible importar contactos con correos electrónicos externos.

Configurar una campaña de envío de notificaciones

El siguiente paso será configurar la campaña de envío de notificaciones. Para ello accedemos a Icegram Express - Campañas.

En el apartado "Campañas" podemos crear una nueva notificación de publicación de entradas, crear campañas para diferentes listas, enviar correos de bienvenida, etc. Clicando en "Gestionar plantillas", podremos utilizar una plantilla como punto de partida para configurar una campaña nueva.

A la hora de gestionar una plantilla, veremos las palabras clave que aparecen entre paréntesis: {{NAME}}, por ejemplo. Son campos que se van a sustituir por la información del suscriptor o de la entrada una vez que se envíe el correo. En la parte inferior de la plantilla veremos las palabras clave disponibles para las notificaciones de entrada ("for Post Notification") y de otras campañas de emisiones ("en las emisiones").

Consultar informes de notificaciones

Para comprobar el estado de envío de notificaciones, podemos acceder al Icegram Express - Informes:

En la columna "Estado" podemos comprobar si la notificación de publicación de una nueva entrada está programada, pendiente de envío (1) o ha sido enviada (2). Normalmente, una notificación aparece como pendiente  o "In queue" si la publicación de la entrada no se ha realizado de forma inmediata, sino ha sido programada para más tarde. En este caso, podemos realizar el envío de forma manual clicando en la flecha de color naranja al lado del botón de estado o en el botón verde "Send Queued Emails Now" en la esquina superior derecha del escritorio.